Koulutusneuvonta Kymiedun syntymisen ja juurtumisen tarina

Opin Ovi Kymi -projekti päättyy tämän vuoden lopussa. Syksyllä 2008 aloittanut projekti on saavuttanut tavoitteensa erinomaisesti, ja sen puitteissa luotu Koulutusneuvonta Kymiedu tuottaa verkko-, puhelin-, sähköposti- ja neuvontapistepalvelua alueella. Lisäksi projektissa viimeistellään mm. palvelukäsikirjaa ja tuotekortteja.

Syksy 2008. Maakunnallinen Opin Ovi Kymi -verkostoprojekti on samana keväänä saanut rahoituspäätöksen. Projektissa on tavoitteena luoda yhteinen, alueellinen, verkostona toimiva aikuiskoulutuksen neuvonta- ja ohjauspalvelu. Projektitoimijoina olevat organisaatiot, Etelä-Kymenlaakson ammattiopisto, Kouvolan seudun ammattiopisto, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu, Helsingin yliopisto, Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia ja Aikuiskoulutuskeskus Kouvola sekä keskeisessä yhteistyökumppanin roolissa olevat Kotkan ja Kouvolan TE-toimistot, aloittelevat yhteistyötään. Toimitaan projektitiiminä jaetun vastuun mallin mukaisesti, jossa jokaisella projektitoimijalla on oma osaprojektinsa ja näin myös oma vastuualueensa.

Apuna laaja yhteistyöverkosto

Koko Opin Ovi Kymi -projektin yhteistyöverkosto käsittää 19 organisaatiota. Projektitoimijoilla on alusta asti päämääränä osallistaa ja sitouttaa kaikki organisaatiot mukaan palvelun suunnitteluun. Organisaatiokohtaisia kierroksia tehdään ja projektin yhteyshenkilöt nimetään jokaisesta organisaatiosta. Kohderyhmä, koulutusneuvontaa ja -ohjaustyötä tekevät henkilöt, saadaan määriteltyä. Verkostokokouksia ja -työpajoja järjestetään noin kerran kuukaudessa. Projektitiedotusta hoidetaan säännöllisesti verkostokokousten ja työpajojen ohella myös sähköpostitse. Medianäkyvyyttäkin saadaan riittävästi pitkin matkaa.

Hyvin pian palvelun suunnittelun alkutaipaleella huomataan, että suunnittelun tueksi on saatava työväline, palvelun tuotteistusmalli. Tämän työskentelyn etenemistä äsentävän työvälineen pohjalta ensimmäisenä kuvataan nykytila, mikä paljastaa muun muassa neuvonta- ja ohjauspalveluiden jäsentymättömyyden, ammatillisen toisen asteen aikuisohjauksen puutteen ja oppilaitosten palvelujen eriytymisen. Nykytilannetta tarkastellaan myös TE-toimistojen ja työelämän edustajien kanssa heidän näkökulmastaan.

On edetty syksyyn 2009. Tulevan palvelun asiakasryhmät ja heidän palvelutarpeensa kartoitetaan. Näiden tarpeiden pohjalta aloitetaan tuotteistusmallin mukainen seuraava vaihe, palvelujen kuvaus.

Vuosi 2010 tuo tullessaan pienen notkahduksen. Vaikkakin on hyvä, että yhteistyöverkosto on laaja, niin se tuo myös hajanaisuutta mukanaan. Verkostoa on tarpeen tiivistää, jotta siinä toimivien tehtävät saadaan paremmin kuvattua ja sitoutumista projektityöhön parannettua. Muodostetaan erikseen ydinorganisaatioiden neuvojien ja ohjaajien verkosto ja muu yhteistyöverkosto. Projektissa on koko ajan yhtenä toimintona neuvojien ja ohjaajien osaamisen kehittäminen. Nyt voidaan näitä koulutuksia ja työpajoja paremmin suunnata kohderyhmään kuuluville.

Vuoden aikana tuotteistusprosessi etenee seuraavaan vaiheeseen, palvelujärjestelmän rakentamiseen, johon kuuluu verkko-, puhelin-, sähköposti- ja neuvontapistepalvelu sekä ajanvarauksella toimivat ohjauspalvelut. Palvelun tuottajina ovat kaikki projektitoimijat yhdessä. Neuvontapalvelun pilotointi alkaa juhlallisen avajaistilaisuuden siivittämänä lokakuussa 2010 TE-toimistojen tiloissa. Tuotteistusprosessi etenee siis vauhdilla. Työyhteisöpalvelun toimintamallin suunnittelu alkaa.

Palvelukonsepti etenee

Vuoden 2011 aikana seurataan palvelun käyttöä. Palvelukonseptia täsmennetään, määritellään osittain uudestaan ja profiloidaan. Halutaan korostaa koulutuksen asiantuntijuutta ja koulutusvalintoihin liittyvää urasuunnittelua. Palvelun neuvojien ja ohjaajien käyttöön laaditaan asiakkaiden uraneuvonnan ja ohjauksen aineisto.

Verkostokokoukset ja työpajat samoin kuin sisäiset neuvojien ja ohjaajien koulutukset jatkuvat. Näyttää, että verkoston me-henki kehittyy positiiviseen suuntaan.  Palvelun vakiinnuttamistoimenpiteitä käynnistetään.

Työyhteisöpalveluja varten laaditaan palvelun toimintamalliehdotus palveluprosessimallikuvauksineen ja ehdotus markkinointitoimenpiteiksi.

Henkilövaihdokset rasittavat pitkin matkaa projektitiimin toimintaa, mikä näkyy projektin loppuvaiheissa myös painopisteiden muuttumisena työnjaossa. Muutoshakemuksia tehdään rahoittajalle.

Neuvontapisteet siirretään vuoden 2012 alkupuolella kirjastoihin. Neuvontapisteissä kävijöiden määrä lisääntyy. Organisaatioiden johdolle järjestetään keväällä 2012 strategiatyöpaja silmällä pitäen palvelun vakiinnuttamista.

Koulutusneuvonta Kymiedu sisältää edelleen verkko-, puhelin-, sähköposti- ja neuvontapistepalvelun sekä ajanvarauksella toimivat ohjauspalvelut. Työyhteisöpalvelut koostuvat puhelin- ja verkkopalvelusta.  Projektin tuotoksia, palvelukäsikirjaa, tuotekorttia tuotteistusmallista ja urapuuta – uraneuvonnan ja ohjauksen aineistoa – viimeistellään.

Joulukuu 2012. Projekti on päättymässä. Koulutusneuvonta Kymiedun vakiinnuttamissuunnitelma on tehty. Suunnitelma kulkee nimellä Aikuiskoulutuksen tieto-, neuvonta- ja ohjauspalveluiden kehittäminen Kymenlaaksossa. Opin Ovi Kymi -projektin tuloksia ja ehdotus kehittämiskohteista 2012–2015. Asiakirja sisältää neljä strategista kehittämistavoitetta: 1. Koulutusneuvonta Kymiedun toiminta on vakiintunut ja verkosto toimii koordinoidusti, 2. Koulutusneuvonta Kymiedun palveluja kehitetään edelleen asiakaslähtöisesti, 3. Neuvonta- ja ohjaushenkilöstöllä on tarvittava ohjausosaaminen ja 4. Koordinoidut ja kustannustehokkaat TNO-palvelut. Sopimus projektin päättymisen jälkeisestä Koulutusneuvonta Kymiedun palvelujen tuottamisesta ja kehittämisestä – edelleen jaetun vastuun periaatteella – odottaa allekirjoituskierrosta. Palvelun tuottamista halutaan jatkaa. Projektin tavoite on saavutettu.

Projektipäällikkö Ritva Reivilä
etunimi.sukunimi@ekami.fi

Projektivastaava Eija Leinonen
etunimi.sukunimi@ekami.fi