Mitäs me vapaaehtoiset johtamisella…

On kulunut vuosi edellisestä elämäni merkittävimmästä työstä: paikka oli Tanssisali Lutakko, tapahtuma toistaiseksi viimeinen Lutakko Liekeissä.

Sittemmin olen ollut 11 kuukautta täysipäiväinen projektipäällikkö. Ja silti, kun taannoin näin ilmoituksen ”Volunteer application for Slush 2016 is now open”, katsoin jo kalenteria ja pohdin, ottaako palkatonta.

Mutta miksi ottaisin ja lähtisin? Helsinkiin? Seinäjoelta. Ilmaiseksi.

Tuo merkittävin työni oli vapaaehtoistyötä. Sen otsikon alle niputan ison osan työkokemuksestani, ammattitaidostani ja verkostoistani. Vapaaehtoisuus on muovannut eniten sitä, mitä teen, miten ja miksi. Se on ollut oppaani kulttuuri- ja tapahtuma-alaan sekä itseeni. Ja sen avulla teen nyt tätä, tulevaa elämäni merkittävintä työtä.

Slush siis herätti tutun kipinän. Mutta herätti se myös uteliaisuuden: Kuinka 15000 asiakkaan yritystapahtumaa johdetaan 1500 vapaaehtoisen voimin? Miten tuollaisen porukan motiivit kohdistetaan palvelemaan yhtä tarkoitusta?

Onhan meillä maslowit
Miksi siis märehtiä erikseen vapaaehtoisuutta? Ihmisethän auttavat, koska haluavat. Johtamista ja motivaatiota on taasen tutkittu vuosikymmeniä.

Frederick Hertzberg esitti, että motivaatiota lisäävät ja lyttäävät eri asiat. Viktor Vroom taasen puhui odotuksista ja niiden toteutumisesta. Jälkimmäistä onkin käsitellyt JAMKOakin johtanut järjestövalmentaja Petri Toikkanen. Yksi tuore näkökulma motivaatioon tulee Daniel Pinkiltä. Näitä riittää ja niihin on hyvä perehtyä hahmottaakseen motivaation käsitettä mahdollisimman laajalti.

Vapaaehtoistyö voi kuitenkin poiketa monin tavoin palkkatyöstä: Raha ei puhu ja palkitsevuus on yksilöllisempää. Organisaatio on kasassa vain muutamia päiviä tai kenties harvakseltaan kokoonpanon vaihdellessa jatkuvasti. Vapaaehtoistyötä tehdään muiden asioiden ohella ja armoilla.

Lisää yhtälöön halujen ja toiveiden kirjo ja pyri saamaan tulokseksi yhteisö, jolla on yhteinen suunta ja into. Maslow ja kumppanit saattavat käydä kankeiksi soveltaa, auttamisen halu osoittautua vaillinaiseksi tulkinnaksi.

Motivaation kahdeksan elementtiä
Auttaminen on todellakin vasta yksi osa suurempaa kokonaisuutta, “timanttia”.

Vapaaehtoistoiminnan timanttimalli tiivistää vapaaehtoismotivaation osaset neljäksi vastinpariksi ja antaa toiminnalle kaksi suuntaa: itseen ja itsestään ulospäin suuntautuvan. Oheinen artikkeli kertoo mallista ja sen taustoista, Tuottaja2020 (pdf) taasen käsittelee sitä tapahtumatuotannon yhteydessä.

Molempiin kannattaa perehtyä, mutta havainnollistaakseni kuvion eri ulottuvuuksia tarkastelin myös omaa vapaaehtoistyön historiaani timantin kautta:

hdr
Vapaaehtoistoiminnan timanttimalli

Vasen puoli kuvastaa itseeni suuntautuvia motivaation elementtejä, oikea ulospäin. Lisäksi arvotin osiot sen mukaan, mitkä tekijät ovat minulle tärkeimpiä.

Mihin sitten soveltaa timanttia ja miten?

Näen siinä koko vapaaehtoisjohtamisen prosessin rungon:

– Mallin avulla rekrytoinnin voi muokata puhuttelemaan projektin kannalta mahdollisimman oikeanlaisia tekijöitä. Samalla luodaan odotuksia, jotka pystytään lunastamaan.
– Vapaaehtoisten esimiehille ja muulle ydinhenkilöstölle timantti antaa kätevän työkalun ohjeistamiseen ja ohjaamiseen. Motivaatiotekijöiden tunnistaminen auttaa luomaan työsuhteesta mahdollisimman mielekkään sekä hahmottamaan koko organisaatiota yhdistäviä ja erottavia motiiveja.
– Palautteen keräämisen ja toiminnan kehittämisen voi rakentaa samojen elementtien ympärille. Ympyrää sulkeutuu.

Yksilöistä yhteisöksi
Vaikka olen toiminut JAMKOn aktiivina ja Lutakon “vakituisena” vapaaehtoisena, näen omat kokemukseni hyvin vahvasti tapahtumien kautta. Niitä määrittelevät vahvasti tilapäisyys ja ainutkertaisuus: porukka on kasassa vain hetken ja projektilla on vain yksi mahdollisuus onnistua. Silti olen saanut kokea yksittäisessä tapahtumassa yhtä suurta yhteenkuuluvuuden, määrätietoisuuden ja innon tunnetta kuin pitkäkestoisissa vapaaehtoissuhteissakin.

Esimerkkinä toimii vuoden 2012 Nordic Business Forum -seminaari ja syyksi olen havainnut Simon Sinekin Kultaisen ympyrän. Se kehottaa aloittamaan vastaamalla kysymykseen: “Miksi?”

Kun saimme Nordic Business Forumin vapaaehtoisina koulutuksen tehtäviimme, käsittelimme viimeisenä sitä, mitä tulemme tekemään. Muistan olleeni hämilläni, koska edessä oli maailmanluokan tapahtuma enkä oikein ymmärtänyt tehtävääni.

Sen sijaan meille kerrottiin ensimmäisenä, miksi olemme paikalla: tekemässä maailman parasta tapahtumaa, jonka visiona on olla maailman merkittävin liike-elämän seminaari vuonna 2021. Liikkeelle siis lähdettiin yhteisestä lyhyen ja pitkän aikavälin päämäärästä. Työtä oli tarkoitus tehdä siihen malliin, että se edistäisi seminaarin visiota.

Tuossa vaiheessa homma kuitenkin tuntui hieman “jenkkihapatukselta”, jotenkin ulkokultaiselta. Eikä vieläkään päästy siihen, mitä oikein teemme sen kaksi päivää.

Seuraavaksi käsiteltiin sitä, miten maailman paras tapahtuma tehdään. Vastaus: maailman parhaalla asiakaspalvelulla. Kävimme läpi malliesimerkkejä asiakaskokemuksesta, asiakkaan todellisen tarpeen tunnistamisesta ja odotuksien ylittämisestä. Porukkaan iskostettiin yhteisen päämäärän jälkeen yhteinen asenne. Ja jossain välissä ulkokultaisuuskin paljastui omiksi ennakkoluuloikseni.

Lopuksi pääsimme siihen, mitä itse kukin tekee. Sitten eräänä päivänä tutustuin Sinekin teoriaan.

Bingo.

Seurauksena oli tiivis yhteisö, joka osasi toimia niin asiakkaan kuin seminaarinkin parhaaksi, hetkessä ja pitkällä tähtäimellä. Seuraavaan seminaariin kehitettiinkin asiakaskokemusta ja sen johtamista ohjaava malli: tavoitteena oli, että jokaiselle asiakkaalle luodaan Kitkaton, Energinen Kokemus. Samalla KEKistä muodostui omalle esimiesvuodelleni loistava työkalu vapaaehtoisten johtamiseen. Suosittelen tutustumaan.

Lopuksi
Haluan nostaa esiin merkityksellisyyden tunteen ja jättää pohdittavaa.

Omaa kokemustani peilaten olen löytänyt parhaista vapaaehtoistöistä kolmenlaista merkityksellisyyttä:

1) Tehtäväni on ollut merkityksellinen itselleni. Olen saanut jotain.
2) Tehtäväni on ollut merkityksellinen työyhteisölleni. Olen ollut hyödyksi.
3) Tehtäväni on ollut merkityksellinen laajemmalla yhteisölle. Olen ollut osa jotain suurempaa merkityksellistä tekoa, joka palvelee paikallisia tai jopa yhteiskunnallisia tarpeita.

Jaatko merkityksellisyyden jaottelun? Tunnistatko sen eri tasot omista vapaaehtoistöistäsi? Onko sinun vapaaehtoisillasi mahdollisuus kokea ne kaikki?

-Mikko Puttonen
Kirjoittaja työskentelee projektipäällikkönä Rytmi-Instituutissa. JAMKOssa hän on toiminut aktiivisena tutorina sekä koulutusalajärjestö Sauman puheenjohtajana.