Etäohjaus avokonttorista

Kun opiskeluprosessista iso osa tapahtuu etänä ja muualla kuin oppilaitoksen tiloissa, etäohjauksen tarve kasvaa. Avokonttorissa tämä on haaste: miten antaa etäohjausta tai osallistua etäpalaveriin häiritsemättä muita ympärillä? Tähän mennessä ongelma on useimmiten ratkaistu varaamalla itselle neuvottelutila. Neuvottelutilat ovat kuitenkin vähän turhan isoja yhdelle hengelle eikä siten tilan resurssiviisasta käyttöä.

Martelan koppiAvokonttorin puhelinkeskusteluja varten meillä on ollut käytössä yksi äänieristetty ja ilmastoitu puhelinkoppi, jota on käytetty myös esimerkiksi Connectin tai Skypen kautta toteutettuun etäohjaukseen. Kyseinen puhelinkoppi on tilattu Martelan kautta ja on ilmeisesti Frameryn tuote. Koppi on ulkomitoiltaan 120cm x 120 cm. Hieman kaartuvat sivuseinät pienentävät sisätilaa ja kokemustemme mukaan puhelinkoppi on liian pieni etäohjauksen tarpeisiin.

Puhelinkopissa on 35 cm syvä seisomakorkeudella oleva taso. Etäohjausta ajatellen, taso on liian kapea. Pöydälle ei myöskään sovi järkevästi toista näyttöä, mikä olisi hyödyllinen etäohjauksen tarpeisiin. Jos kouluttaja jakaa näytöltään esim. nettisivua tai word-dokumenttia, hän menettää ohjattavan videokuvan. Kahdella näytöllä jaettava sisältö voi olla toisella näytöllä ja Connect-/Skype/Lync-näkymä toisella. Toisaalta monet jo kiertävät tätä ongelmaa ottamalla ääni- ja videoyhteyden tabletin kautta ja katsovat dokumentteja kannettavaltaan. Kapea taso jää nopeasti ahtataaksi.

Puhelinkeskusteluihin tämä vanha puhelinkoppimme oli riittävä mutta etäohjauksen tarpeisiin kaipasimme siis hieman isompaa versiota. Puhelinkoppien valmistajia löytyi Googlailemalla muutamia. Vakiomittaiset puhelinkopit ovat yleensä noin metri x metri tai 120cm x 120 cm eli meidän tarpeisiimme hieman liian pieniä. Onneksemme niitä saa myös omilla mitoilla. Muotolevy Oy:n Glass-mallisto taipui hieman isommaksi eikä hintakaan noussut pilviin.

Puhelinkoppi                 koppi

Muotolevyn tekemän puhelinkopin leveys on 120 cm mutta syvyys 140 cm, mikä tekee siitä hieman väljemmän. Pöytätason saimme myös normaalia syvempänä, 50 cm, jolloin siihen mahtuu paremmin kannettava ja tarvittaessa jopa toinen näyttö. Puhelinkopissa on kaksi sähköpistoketta ja verkkopistoke, mikä on erittäin hyvä lisä Adobe Connectissa tapahtuvia kokouksia ja ohjaustilanteita ajatellen.

Puhelinkoppi pistokkeet

Vaalea sisus ja lasiseinät tekevät puhelinkopista ilmavan. Läpinäkyvyys asettaa kuitenkin haasteita juuri etäohjaukseen ja -kokoustamiseen. Webbikameran kautta välittyy puhujan kuvan taustana avokonttorielämää: ohikulkevia ihmisiä ja kahvihuoneen tapahtumia. Etäosallistujan silmä bongaa herkästi uvan taustalla tapahtuvan liikkeen ja häiritsee ohjaustilannetta. Tästä syystä puhelinkopin ikkunoihin noin katsekorkeudelle on tulossa puoliläpäisevät huurreteippaukset, jotka päästävät valoa mutta peittävät sopivasti näkyvyyttä. Kuvista teippaukset vielä puuttuvat.

Kaksi uutta puhelinkoppia ovat olleet kuukauden kovassa käytössä ja ne tarjoavat hiljaisen tilan sekä puhelinkeskusteluille että etäohjauksille ja -kokouksille.