K\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 kaikissa organisaatioissa tehd\u00e4\u00e4n s\u00e4\u00e4nn\u00f6llisesti v\u00e4hint\u00e4\u00e4nkin itse toteutettuja sis\u00e4isi\u00e4 l\u00e4hinn\u00e4 toimintaan kohdistuvia auditointeja. Sertifioidut hallintaj\u00e4rjestelm\u00e4t (esim. laatu ISO 9001:2015, ty\u00f6terveys- ja turvallisuus ISO 45001:2018) vaativat lis\u00e4ksi puolueettoman p\u00e4tev\u00e4ksi todetun tahon tekemi\u00e4 ulkoisia auditointeja. Asiakaskin tai sen m\u00e4\u00e4rittelem\u00e4 taho tekee my\u00f6s auditointeja. Yleens\u00e4 erityisesti sis\u00e4iset auditoinnit koetaan aikaa vieviksi ja hankaliksi, sek\u00e4 sis\u00e4isen auditoijan ett\u00e4 auditoinnin kohteena olevien henkil\u00f6iden taholta.<\/p>\n
T\u00e4ss\u00e4 blogissa pyrit\u00e4\u00e4n tuomaan uusia n\u00e4k\u00f6kulmia sis\u00e4iseen auditointiin, jotta ne voisivat muuttua yh\u00e4 enemm\u00e4n hengelt\u00e4\u00e4n positiiviss\u00e4vytteisiksi ja rakentaviksi tilaisuuksiksi.<\/p>\n
Auditoinnilla ymm\u00e4rret\u00e4\u00e4n sovittujen asioiden ja menettelytapojen tuntemisen sek\u00e4 k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n tekemisen s\u00e4\u00e4nn\u00f6llist\u00e4 tarkistamista \u2026 mielell\u00e4\u00e4n yhteisesti sovitulla tavalla. Paras tilanne on silloin, kun menettelytavat on selke\u00e4sti sovittu. Silloin niihin on helpompi sitoutua ja toimia sovitusti. Asian k\u00e4\u00e4nt\u00f6puoli on se, ett\u00e4 yhteinen sopiminen vaatii jonkin tyyppisen ohjeistuksen. Ohjeitahan ei lueta kuin pakon edess\u00e4 (vrt. mink\u00e4 tahansa uuden laitteen k\u00e4ytt\u00f6). Hyv\u00e4ll\u00e4 teht\u00e4v\u00e4\u00e4n perehdytt\u00e4misell\u00e4 asia selvi\u00e4\u00e4, mutta mik\u00e4 tilanne on esim. vuoden kuluttua.<\/p>\n
Ohjeistuksen suhteen ei tule johtamisj\u00e4rjestelm\u00e4standardeista (esim. ISO 14001:2015) lis\u00e4vaatimuksia. Niiss\u00e4 esitet\u00e4\u00e4n vaatimuksia, ett\u00e4 m\u00e4\u00e4r\u00e4tyt asiat tulee tehd\u00e4, mutta ei keinoa miten se tulisi tehd\u00e4. Monissa yrityksiss\u00e4 asioita ja menettelyit\u00e4 sovitaan muutoin kuin ohjeistamalla, joka on helppo tapa, mutta sovitut asiat muuttuvat kunkin haluamaan suuntaa. Auditoijan n\u00e4k\u00f6kulmasta tilanne on viel\u00e4 hankalampi: tarkistaa kirjaamattomia tapoja toimia. Johtamisj\u00e4rjestelmien auditointia varten on oma ohjestandardi eli ISO 19001:2016.<\/p>\n
Jonkin tyyppinen (ty\u00f6)ohjeistus on aina tarpeen, jotta olisi edellytykset toimia tehokkaasti. Lean-ajattelussa Standardoitu ty\u00f6-k\u00e4site (ks. esim. Standardized work 2019) vie asian viel\u00e4 pidemm\u00e4lle eli selvitet\u00e4\u00e4n mik\u00e4 on tehokkain tapa tehd\u00e4 jokin mielell\u00e4\u00e4n toistuva asia\/ty\u00f6 ja ohjeistetaan se sen mukaisesti. Eli kaikki tekev\u00e4t ao. ty\u00f6n sen tehokkaimmalla tavalla. Lean-maailmassa nk. prosessik\u00e4vely on auditoinnin tyyppinen toiminnan tarkistus\/yll\u00e4pitotapa.<\/p>\n
Yksi tapa kehitt\u00e4\u00e4 sis\u00e4isi\u00e4 auditointeja voisi olla niiden muuttaminen l\u00e4ht\u00f6kohtaisesti perehdytys\/koulutustilaisuustyyppisiksi. Toisin sanoen oleellista ei olisikaan se miten hyvin kaikki asiat on kunnossa ja tiedossa ennen auditointia, vaan sen j\u00e4lkeen. T\u00e4ll\u00f6in henkil\u00f6st\u00f6 osallistuisi niihin positiivisella asenteella eik\u00e4 pelonsekaisin tuntein.<\/p>\n
Viel\u00e4 kun edelliseen lis\u00e4t\u00e4\u00e4n auditoinnin kehitt\u00e4minen positiivisesti kehityshakuiseksi, jolloin auditoinnin tuloksena nostettaisiin aina esiin ensin vahvuuksia ja t\u00e4m\u00e4n j\u00e4lkeen vasta kehityskohteet, joista yleisesti k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n negatiivista nimityst\u00e4 poikkeama (joka on tuliainen johtamisj\u00e4rjestelm\u00e4standardeista). Itse kielt\u00e4isin sen k\u00e4yt\u00f6n ja v\u00e4hint\u00e4\u00e4nkin poistaisin sen em. standardeista. Auditoinnin tuloksena syntyisi kuva auditoitavan alueen vahvuuksista, joita t\u00e4ytyy yll\u00e4pit\u00e4\u00e4 ja kehitt\u00e4miskohteista, joita puolestaan t\u00e4ytyy kehitt\u00e4\u00e4. T\u00e4ss\u00e4h\u00e4n on kyse oikeastaan kevennetyst\u00e4 SWOT-analyysist\u00e4, jossa nyt keskityt\u00e4\u00e4n vain sen vahvuudet (Strengths) ja heikkoudet (Weaknesses) -osiin, jotka ovat sis\u00e4isi\u00e4, Mahdollisuudet (Opportunities) ja uhkathan (Threats) ovat ulkoisia.<\/p>\n
K\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n kokemuksen kautta voi sanoa, ett\u00e4 auditoijana kehitt\u00e4miskohteiden l\u00f6yt\u00e4minen on helpompaa kuin vahvuuksien. Auditoijan p\u00e4tevyys tulee siin\u00e4 oleelliseksi, jotta on kyky tunnistaa my\u00f6skin vahvuuksia perustellusti. Kehitt\u00e4miskohteet l\u00f6ytyv\u00e4t helposti erityisesti standardivaatimuksiin vastaamisia selvitt\u00e4ess\u00e4, koska vaatimusstandardeissa (esim. ISO 45001:2018) ne on m\u00e4\u00e4ritelty selke\u00e4sti. Erityisesti dokumentointivaatimukset ovat selkeit\u00e4.<\/p>\n
Auditointi tulisi olla n\u00e4kyv\u00e4sti osa yrityksen jatkuvaa parantamista. Auditointitulokset tulisi visualisoida mahdollisuuksien mukaan Lean-ajattelun mukaisesti esim. taulutekniikalla. T\u00e4m\u00e4 voisi tapahtua esim. pisteytt\u00e4m\u00e4ll\u00e4 auditointien tulokset ja esitt\u00e4m\u00e4ll\u00e4 ne esim. kuvaajana, jolloin kaikki n\u00e4kisiv\u00e4t oman alueensa tuloksen suhteessa toisiin. Leanin prosessik\u00e4vely sis\u00e4lt\u00e4\u00e4 tyypillisesti listan tarkistettavista asioista, joiden tilanne pisteytet\u00e4\u00e4n ja tulokset esitet\u00e4\u00e4n kuvaajana. Kuvaajissa olisi syyt\u00e4 my\u00f6s olla aikaulottuvuus, jolloin kehittyminen tai sen puuttuminen tulisi n\u00e4kyv\u00e4ksi.<\/p>\n
Itse auditointitapahtumaan tulisi tuoda enemm\u00e4n valmentava ote. Auditointihan tulee tapahtua esitt\u00e4m\u00e4ll\u00e4 avoimia kysymyksi\u00e4 kuten<\/p>\n
Mik\u00e4li asian tekemisess\u00e4 tai tiet\u00e4myksess\u00e4 on ongelmia tulisi ne k\u00e4yd\u00e4 auditoinnissa yhdess\u00e4 l\u00e4pi ja pyrki\u00e4 luomaan tilanne, ett\u00e4 jatkossa ao. asia hoituu kuten on sovittu.<\/p>\n
Auditointi tulisi olla l\u00e4ht\u00f6kohtaisesti kevyt ja nopea toteuttaa, mutta toisaalta kehitt\u00e4miseen pit\u00e4isi my\u00f6s olla valmis panostamaan. K\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 t\u00e4m\u00e4 tarkoittaa auditoinnin suunnitteluun ja toteuttamiseen osallistuvien henkil\u00f6iden ty\u00f6aikaa. T\u00e4m\u00e4h\u00e4n on pois perinteisesti ajateltuna tuottavasta ty\u00f6st\u00e4, josta asiakas on valmis maksamaan (vrt. Lean-ajattelun lis\u00e4arvo-k\u00e4site).<\/p>\n
Kysymysh\u00e4n oikeastaan on siit\u00e4, ett\u00e4 onko asiakas valmis maksamaan yrityksen toiminnan kehitt\u00e4miseen k\u00e4ytetyst\u00e4 ajasta. Varmaankin silloin on, mik\u00e4li kehittyminen n\u00e4kyy asiakkaalle saakka (esim. laatu ja hinta). T\u00e4m\u00e4 merkitsee sit\u00e4, ett\u00e4 auditoinnit t\u00e4ytyy pysty\u00e4 suunnittelemaan ja toteuttamaan niin, ett\u00e4 kehityshakuisuus on kouriintuntuva leimallinen piirre sen jokaisessa vaiheessa.<\/p>\n
Voisiko t\u00e4ss\u00e4 esitetty positiivinen henkil\u00f6st\u00f6\u00e4 sitouttava l\u00e4hestyminen olla yksi merkitt\u00e4v\u00e4 osa sit\u00e4? Samalla hy\u00f6dynnett\u00e4isiin esim. Lean-ajattelun kuhunkin tilanteeseen sopivia osia kuten yll\u00e4 esitetyt standardoitu ty\u00f6, prosessik\u00e4vely ja tulosten visualisointi. Hukka-ajattelu olisi my\u00f6s helposti otettavissa mukaan edellisiin. My\u00f6s toimistoymp\u00e4rist\u00f6ss\u00e4.<\/p>\n
Laatuajatteluun ja jatkuvaan parantamiseen (sis\u00e4lt\u00e4en mm. Lean-perusajattelun) voit perehty\u00e4 JAMKssa my\u00f6s avoimessa AMK:ssa verkkototeutuksina Laatutekninen perusajattelu- ja Laadun kehitt\u00e4mistekniikat-opintojaksoilla.<\/a><\/p>\n