Toteutusvaiheessa

Projektityön hyvät käytännöt

Category Archives: Projektityö

Sosiaalinen media avaa viestintää ulos

”Meillä on talon sisällä blogi, johon me kaikki kirjoitamme aktiivisesti. Mutta emme saa sinne kävijöitä ulkopuolelta – mikä avuksi?”

Aluksi on syytä pohtia tuottamaanne sisältöä, esimerkiksi näiden kysymysten kautta:

Ovatko viestinne

  • liian sisäpiirissä, tai liian ”me-henkisiä”?
  • aina vain tietylle kohderyhmälle vai vailla minkäänlaista kohderyhmää?
  • vanhoille urille jämähtäneitä, aina samoja sisältöjä toistavia?
  • vaikeasti saavutettavia ja harvinaisia?

Kun tavoitellaan laajempaa yleisöä kuin vaikkapa oman talon väki, täytyy sisältö laatia sen mukaisesti. Vie asiaa yleiselle tasolle, laajenna näkökulmaa ainakin introtekstissä ja puhuttele ulkopuolista – voit vaikkapa suositella, mihin hyvää juttuasi voi hyödyntää! Blogikirjoitukset voivat pursuilla hienoja hyviä käytäntöjä ja malleja, jotka odottavat siirtymistä muihin organisaatioihin ja muiden tietoon, mutta tekstin leimautuminen liiaksi oman organisaation asiaksi tai tietyn projektin sisäiseksi kertomukseksi voi turhauttaa lukijaa. Laajalle kohderyhmälle kirjoittaminen ei kuitenkaan tarkoita taustatietojen ”sensurointia” kokonaan, yritys ja projekti saavat näkyä, mutta ilmaisuun on löydettävä sopiva tyyli. Olethan miettinyt kohderyhmäänne? Poikkihallinnollisessa viestinnässä tämä on tärkeää: mieti, onko tekstisi ymmärrettävää niillekin, jotka eivät toimi oppilaitosmaailmassa.

Sisältöä tulee tuottaa säännöllisesti ja eri kanaville. Hartaasti laadittu sähköpostitiedote tai intra-uutinen kerran vuodessa häipyy massaan. Hyvästä jutusta kannattaa pitää ääntä useammin. Sosiaalinen media elää tässä hetkessä ja uutisvirtaan voi syöttää sisältöä jopa useita kertoja päivässä.

Blogi on viestintävälineenä kätevä. Sen päivittämisen voi jakaa useiden toimijoiden kesken, jopa yli organisaatiorajojen. Blogi yksinään ei kuitenkaan aina riitä, vaan rinnalle kannattaa ehdottomasti tuoda nopeatahtisempia, suosittuja sosiaalisen median palveluita, kuten Twitter ja Facebook – yleensä nämä molemmat. Ammatillisessa viestinnässä myös LinkedIn on toimiva. Kaikki sosiaalisen median palvelut vaativat tietysti verkoston, joka välineen kautta ryhtyy seuraamaan viestintääsi. Tähän vaaditaan jonkin verran työtä ja aktiivisuutta, jotta seuraajia saadaan kokoon, mutta palvelujen käyttöönotto ei ole loppujen lopuksi raskasta, jos sitä vaan malttaa ryhtyä tekemään ja säästää itsensä liian ankarilta laatuvaatimuksilta.

Sosiaalinen media on yksi mahdollinen ovi, jonka kautta projektiviestintä virtaa ulospäin helposti.

Tulokset eivät ole heti aluksi kovin mittavia, mutta ajan myötä voit huomata purojen kasvavan. Ja ehkä on kuitenkin vaikuttavampaa tavoittaa kymmenen aiheesta kiinnostunutta kuin sata sellaista, jotka eivät kuitenkaan lue uutistasi? Mediatiedotus on nykyään vaikeaa, suorastaan mahdotonta, jos on kyse projektitoiminnasta tiedottamisesta. Sosiaalinen media on tuonut projekteille uuden kanavan, jonka kautta tavoitetaan monipuolista kohdejoukkoa. Vaikka levikki ei olekaan suurten sanomalehtien tasoa, leviäähän viesti edes johonkin.

Sosiaalinen media tuo viestintään myös kaksisuuntaisuuden. Parhaimmillaan Facebook tai Twitter toimivat keskustelukanavana. Kanava on auki aiheesta kiinnostuneille matalan kynnyksen periaatteella – niin hyvässä kuin huonossa. Siihen kuinka keskustelua hallitaan ja esimerkiksi negatiiviseen palautteeseen reagoidaan verkossa, on löydettävissä verkosta jo hyviä ohjeita, ja asia vaatinee vielä ihan oman kirjoituksensa.

JAMK on antanut ohjeita sosiaaliseen mediaan mm. tässä oppaassa.

Opin ovi -projektien sosiaalisen median kanavia ovat www.facebook.com/opinovet ja www.twitter.com/opinovi . Sosiaalinen media on mukana isoissa tapahtumissamme esim. ”viestiseinänä”.

Kulkeeko viesti?

Kotonani korjattiin tänään huoneistokohtaista ilmastointia. Laitteet olivat hajonneet jo viikkoja sitten, ja tätä ilmastointihuollon käyntiä edelsivät huoltoyhtiön ja sähkömiehen käynnit. Kaikki olivat viasta hieman eri mieltä ja tilasivat paikalle aina seuraavan ammattilaisen hoitamaan asiaa eteenpäin. Huoltoyhtiön mukaan tarvittiin sähkötöitä ja uutta konetta. Sähköasentajan mukaan uudet laitteet, joita sitten tämä ilmastointihuolto tuli tuomaan tänään. Ei ollut yllätys, että viimein korjauspäivänä paikalle saapunut ilmastohuollon ammattimies kysyi ”No mikäs täällä on vikana?” Tuntuu olevan silkka käytäntö, että jos jossain on vikaa, kukaan osapuolista ei itse asian äärellä tiedä yhtään, mistä on kyse. Onko niin, ettei viestiä vain välitetä, vai mihin tieto katoaa matkalla, aina? Lopputulos jäi meille epäselväksi. Ilmastointi toimii nyt, eikä uusia laitteita tarvittu. Jossain oli vain jotain, mikä piti poistaa välistä.

Sisäinen viestintä ei ole helppoa. Kiireisessä työelämässä viesti tuntuu hukkuvan jo lähettäjän pään sisälle – aina emme muista ilmoittaa asioista tai ehkä ehdimme muuttaa mieltämme pian ensimmäisen viestin jälkeen. Niin, jokos minä kerroin siitä, että..?

Koordinaatioprojektin reilun kolmen toimintavuoden aikana on kokeiltu kaikenlaisia apuvälineitä ja käytäntöjä säännöllisen sisäisen viestinnän lisäämiseksi. Kun työtä on tekemässä useampia kuin kaksi henkilöä, on viestintäkin usein muuta kuin sitä kätevää kahdenvälistä huikkailua työpöytien välillä. Käytämme verkkovälineitä ja viikottaisia tsekkauspalavereja koko projektiryhmän kesken. Usein tulee pohdittua sitäkin, millä tasolla mitkäkin projektin asiat olisi hyvä saada koko projektiryhmän tietoon. Kaikkea ei tarvitse tietää, kun työnjako toimii, mutta avoimuus ja tieto dokumentaatiosta on tärkeää. Minulle itselleni täysin informaatiopimennossa oleminen on joskus suorastaan tuskallista. Olen projektin ainoa alkuperäinen työntekijä ja silti tämän tästä pihalla kuin lumiukko – siis omasta mielestäni :D.

Olen huomannut, että toimiva viestintä on yhteydessä myös työhyvinvointiin. Kuulluksi tuleminen on tärkeää. Samoin me kaikki olemme yleensä tyytyväisiä, jos asiat etenevät. Onnistumisen kokemus voi koostua sarjasta monipuolista viestintää, yhteistyötä ja lopputuloksesta, josta viestitään myös ulospäin. Mutta se taas on kuormittavaa, jos työpäivissä päällimmäiseksi jää hämmennys, ymmärsikö kukaan mitään minun välittämistäni asioista, tulevatko työt hoidetuksi vai olenko ehkä itse kertakaikkiaan väärässä ymmärryksessä. Ja toki on niitäkin hetkiä, kun yhteisen palaverin päätteeksi on mielessä enemmän kysymyksiä kuin vastauksia…

Täytyy siis löytää hyviä tapoja keskustella ja välittää asioita eri henkilöiden kanssa. Toisille toimivin on selkeä kirjallinen ohjeistus sähköpostiin, kun taas monille jokainen asia pitää selittää kasvokkain ja pienissä erissä. Hyvä välimuoto on keskustelu messengerissä, jossa asian voi käsitellä keskustellen, mutta yksityiskohdat jäävät tekstinä talteen omalle näytölle. Olen jopa tallentanut sellaisenaan joitakin saamiani ohjeistuksia.

Ilman tätä työkokemusta en ehkä olisi oppinut näin paljon sisäisestä viestinnästä. Vielä on haasteena oppia itse toimimaan monenkirjavassa tiimissä niin, että viestit oikeasti kulkevat. Minkälaiset viestintäkanavat tukevat sinun työtäsi? Oletko törmännyt samaan huomioon, että joskus viestintä niille lähimpänä oleville onkin haastavinta?

 

Näitä me käytämme – ja näistä me myös hyödymme

Kun työskennellään ryhmässä ja tehdään asioita yhdessä, tarvitaan välineitä yhteisten toimintojen organisoimiseen. Jaettuja dokumentteja ja työskentely-ympäristöjä vaaditaan varsinkin silloin, kun tiimin jäsenet työskentelevät eri toimipaikoissa.

Projektissamme on otettu käyttöön Google-sovellusten työvälineitä ensisijaisesti projektiryhmän keskinäiseen työhön, mutta koska välineet eivät ole sidottuja organisaatioon ja niillä tuotettua sisältöä saa helposti jaettua muillekin käyttäjille, on välineiden käyttöä mahdollista laajentaa myös yhteistyöhön muiden projektien kanssa – osittain tätä on jo tehtykin esim. ERKKERI– ja STUDIO-projektien kanssa.

Google Drive (ennen Google-dokumentit) – asiakirjojen jakaminen

Jaetut asiakirjat soveltuvat sellaiseen työhön, jossa useiden henkilöiden täytyy päästä muokkaamaan samoja dokumentteja. Muokkaamalla yhteistä dokumenttia verkossa vältytään sähköpostissa lähetettäviltä dokumenteilta ja niiden eri versioiden sekoittumiselta. Aikuisohjauksen koordinaatioprojektissa Google-asiakirjojen avulla dokumentoidaan projektin toimintaa, ylläpidetään aikataulutuksia ja laaditaan yhteisiä suunnitelmia. Esimerkiksi kehittämisohjelman yhteinen viestintäsuunnitelma laadittiin pääosin jaettua asiakirjaa käyttäen, josta se lähes valmiina siirrettiin Wordiin viimeisteltäväksi. Muilla paikkakunnilla pidetyissä tilaisuuksissa ja lainakoneita käyttäessäni saatan itse kirjoittaa muistiot verkkoon, jolloin asiakirja on varmasti tallessa (ja muiden projektiryhmän jäsenten nähtävissä samantien) ilman muistitikkujen kanssa pelaamistakin.

Google-dokumenteilla voi tuottaa teksti-, taulukkolaskenta- ja esitysgrafiikka-asiakirjoja. Lisäksi taulukkoon tietoja kokoava lomake on huomattu yksinkertaiseksi ja selkeäksi välineeksi tietojen keräämiseen. Yksinkertainen ilmoittautumislomake syntyy Googlen lomakkeella huomattavasti helpommin kuin esim. Digiumilla!

Uutena ominaisuutena Googlen asiakirjoissa on jaetut piirrokset, joita emme olekaan vielä käyttäneet. Joko Sinä olet kokeillut Google-sovelluksia?

Google Sivustot

Missä ja kuinka tehdä nopeasti julkinen verkkosivu, jonka voi perustaa ilmaiseksi? Tai oma wikin tyyppinen sivu, johon voivat tuottaa sisältöä muutkin kuin itse ylläpitäjä? Google Sivustoilla voi tehdä julkisia tai yksityisiä verkkosivustoja, ja projektimme kokemusten mukaan ne ovat hyvä vaihtoehto erilaisten blogipalvelujen rinnalla. Yksinkertaisia sivustoja voi rakentaa esimerkiksi projektin intraksi tai tiedostopankiksi. Useamman eri toteuttajaorganisaation voimin toimiva ERKKERI-projekti hyödyntää sivustoa projektin toteuttajien välisessä viestinnässä ja asiakirjojen jakamisessa.

Osaamo – osallistumistalous ammattioppilaitoksissa -hanke taas on tehnyt viralliset verkkosivunsa Googlen pohjalle. Suosittelen tutustumaan Osaamon sivuihin!

Sumpli

Pieni (mutta pippurinen) Sumpli auttaa ryhmän yhteisten palaveriaikojen sopimisessa. Sumplin sivulle valitaan päiviä ja ajankohtia, joista kaikki ryhmän jäsenet voivat käydä ruksimassa itselleen sopivat ajat. Järjestelmän kautta voit lähettää suoraan sivun linkin kaikille tilaisuuteen kutsuttaville tai voit liittää saamasi linkin omaan sähköpostiisi. Toinen samalla tavalla toimiva palvelu on Doodle, ja nämähän ovat muuten molemmat suomenkielisiä palveluita.

Haluaisin kokeilla Sumplia myös ulkopuolisten toimijoiden kanssa ohjaus- ja konsultointiaikojen varaamiseen nähtyäni erään toisen projektin mallin sellaisesta. Katsotaan, innostuuko muu ryhmä ajatuksesta…

Mitä muuta voisimme kokeilla? Kerrothan kokemuksistasi!

Projektista päivää…

Vuodenvaihde on projekteissa, tai toki monissa muissakin organisaatioissa, vaativaa ja kiireistä aikaa. Edellisen vuoden tai vuosipuolikkaan raportointia, ESR-projektien maksatushakemusten kokoamista, toteuttajaorganisaation kirjanpidon aikataulut painamassa päälle ja mahdollisesti muitakin deadlineja. Tarkistetaan saavutettua ja päivitetään tulevan vuoden tavoitteita. Samalla kun laitetaan pakettiin mennyttä vuotta, on aloitettava uutta siitä vanhasta oppien ja kehittämällä. Ja kuinka ollakaan huomaa olevansa vuosi toisensa jälkeen samanlaisessa tilanteessa: tuossa ja tuossa asiassa oli tarkoitus tehdä viime vuonna paremmin ja niin, ajattelin juuri samalla tavalla viime vuonna tähän aikaan.

Yksi ikuisesti kehitettävä alue lienee dokumentointi projekteissa. Paikallaan varmaan olisi (mutta taidankohan uskaltaa?) tehdä uudenvuodenlupaus tähän panostamisesta. Vuoden alun töiden helpottaessa sitä kun huomaakin olevansa jo pitkällä helmikuussa, ja eteenpäin olisi suunnattava jo vauhdilla. On niin helppoa työntää syrjään monta viikkoa pöydällä edestakaisin pyöritellyt paperit ja unohtaa, mikä tiedostoista olikaan se viimeisin versio tai mihin se pitikään lopulta vielä arkistoida. Projektissamme on nyt helmikuussa edessä muutoksia – työhuonemuutto ja uusi työntekijä – uudelta pöydältä ja uutta ihmistä perehdytettäessä olisi hyvä päivittää myös omia toimintatapoja. Siitä olisi hyötyä niin itselle kuin koko projektiryhmällekin.