Toteutusvaiheessa

Projektityön hyvät käytännöt

Category Archives: Sisäinen viestintä

Kulkeeko viesti?

Kotonani korjattiin tänään huoneistokohtaista ilmastointia. Laitteet olivat hajonneet jo viikkoja sitten, ja tätä ilmastointihuollon käyntiä edelsivät huoltoyhtiön ja sähkömiehen käynnit. Kaikki olivat viasta hieman eri mieltä ja tilasivat paikalle aina seuraavan ammattilaisen hoitamaan asiaa eteenpäin. Huoltoyhtiön mukaan tarvittiin sähkötöitä ja uutta konetta. Sähköasentajan mukaan uudet laitteet, joita sitten tämä ilmastointihuolto tuli tuomaan tänään. Ei ollut yllätys, että viimein korjauspäivänä paikalle saapunut ilmastohuollon ammattimies kysyi ”No mikäs täällä on vikana?” Tuntuu olevan silkka käytäntö, että jos jossain on vikaa, kukaan osapuolista ei itse asian äärellä tiedä yhtään, mistä on kyse. Onko niin, ettei viestiä vain välitetä, vai mihin tieto katoaa matkalla, aina? Lopputulos jäi meille epäselväksi. Ilmastointi toimii nyt, eikä uusia laitteita tarvittu. Jossain oli vain jotain, mikä piti poistaa välistä.

Sisäinen viestintä ei ole helppoa. Kiireisessä työelämässä viesti tuntuu hukkuvan jo lähettäjän pään sisälle – aina emme muista ilmoittaa asioista tai ehkä ehdimme muuttaa mieltämme pian ensimmäisen viestin jälkeen. Niin, jokos minä kerroin siitä, että..?

Koordinaatioprojektin reilun kolmen toimintavuoden aikana on kokeiltu kaikenlaisia apuvälineitä ja käytäntöjä säännöllisen sisäisen viestinnän lisäämiseksi. Kun työtä on tekemässä useampia kuin kaksi henkilöä, on viestintäkin usein muuta kuin sitä kätevää kahdenvälistä huikkailua työpöytien välillä. Käytämme verkkovälineitä ja viikottaisia tsekkauspalavereja koko projektiryhmän kesken. Usein tulee pohdittua sitäkin, millä tasolla mitkäkin projektin asiat olisi hyvä saada koko projektiryhmän tietoon. Kaikkea ei tarvitse tietää, kun työnjako toimii, mutta avoimuus ja tieto dokumentaatiosta on tärkeää. Minulle itselleni täysin informaatiopimennossa oleminen on joskus suorastaan tuskallista. Olen projektin ainoa alkuperäinen työntekijä ja silti tämän tästä pihalla kuin lumiukko – siis omasta mielestäni :D.

Olen huomannut, että toimiva viestintä on yhteydessä myös työhyvinvointiin. Kuulluksi tuleminen on tärkeää. Samoin me kaikki olemme yleensä tyytyväisiä, jos asiat etenevät. Onnistumisen kokemus voi koostua sarjasta monipuolista viestintää, yhteistyötä ja lopputuloksesta, josta viestitään myös ulospäin. Mutta se taas on kuormittavaa, jos työpäivissä päällimmäiseksi jää hämmennys, ymmärsikö kukaan mitään minun välittämistäni asioista, tulevatko työt hoidetuksi vai olenko ehkä itse kertakaikkiaan väärässä ymmärryksessä. Ja toki on niitäkin hetkiä, kun yhteisen palaverin päätteeksi on mielessä enemmän kysymyksiä kuin vastauksia…

Täytyy siis löytää hyviä tapoja keskustella ja välittää asioita eri henkilöiden kanssa. Toisille toimivin on selkeä kirjallinen ohjeistus sähköpostiin, kun taas monille jokainen asia pitää selittää kasvokkain ja pienissä erissä. Hyvä välimuoto on keskustelu messengerissä, jossa asian voi käsitellä keskustellen, mutta yksityiskohdat jäävät tekstinä talteen omalle näytölle. Olen jopa tallentanut sellaisenaan joitakin saamiani ohjeistuksia.

Ilman tätä työkokemusta en ehkä olisi oppinut näin paljon sisäisestä viestinnästä. Vielä on haasteena oppia itse toimimaan monenkirjavassa tiimissä niin, että viestit oikeasti kulkevat. Minkälaiset viestintäkanavat tukevat sinun työtäsi? Oletko törmännyt samaan huomioon, että joskus viestintä niille lähimpänä oleville onkin haastavinta?