Toteutusvaiheessa

Projektityön hyvät käytännöt

Tag Archives: Sumpli

Näitä me käytämme – ja näistä me myös hyödymme

Kun työskennellään ryhmässä ja tehdään asioita yhdessä, tarvitaan välineitä yhteisten toimintojen organisoimiseen. Jaettuja dokumentteja ja työskentely-ympäristöjä vaaditaan varsinkin silloin, kun tiimin jäsenet työskentelevät eri toimipaikoissa.

Projektissamme on otettu käyttöön Google-sovellusten työvälineitä ensisijaisesti projektiryhmän keskinäiseen työhön, mutta koska välineet eivät ole sidottuja organisaatioon ja niillä tuotettua sisältöä saa helposti jaettua muillekin käyttäjille, on välineiden käyttöä mahdollista laajentaa myös yhteistyöhön muiden projektien kanssa – osittain tätä on jo tehtykin esim. ERKKERI– ja STUDIO-projektien kanssa.

Google Drive (ennen Google-dokumentit) – asiakirjojen jakaminen

Jaetut asiakirjat soveltuvat sellaiseen työhön, jossa useiden henkilöiden täytyy päästä muokkaamaan samoja dokumentteja. Muokkaamalla yhteistä dokumenttia verkossa vältytään sähköpostissa lähetettäviltä dokumenteilta ja niiden eri versioiden sekoittumiselta. Aikuisohjauksen koordinaatioprojektissa Google-asiakirjojen avulla dokumentoidaan projektin toimintaa, ylläpidetään aikataulutuksia ja laaditaan yhteisiä suunnitelmia. Esimerkiksi kehittämisohjelman yhteinen viestintäsuunnitelma laadittiin pääosin jaettua asiakirjaa käyttäen, josta se lähes valmiina siirrettiin Wordiin viimeisteltäväksi. Muilla paikkakunnilla pidetyissä tilaisuuksissa ja lainakoneita käyttäessäni saatan itse kirjoittaa muistiot verkkoon, jolloin asiakirja on varmasti tallessa (ja muiden projektiryhmän jäsenten nähtävissä samantien) ilman muistitikkujen kanssa pelaamistakin.

Google-dokumenteilla voi tuottaa teksti-, taulukkolaskenta- ja esitysgrafiikka-asiakirjoja. Lisäksi taulukkoon tietoja kokoava lomake on huomattu yksinkertaiseksi ja selkeäksi välineeksi tietojen keräämiseen. Yksinkertainen ilmoittautumislomake syntyy Googlen lomakkeella huomattavasti helpommin kuin esim. Digiumilla!

Uutena ominaisuutena Googlen asiakirjoissa on jaetut piirrokset, joita emme olekaan vielä käyttäneet. Joko Sinä olet kokeillut Google-sovelluksia?

Google Sivustot

Missä ja kuinka tehdä nopeasti julkinen verkkosivu, jonka voi perustaa ilmaiseksi? Tai oma wikin tyyppinen sivu, johon voivat tuottaa sisältöä muutkin kuin itse ylläpitäjä? Google Sivustoilla voi tehdä julkisia tai yksityisiä verkkosivustoja, ja projektimme kokemusten mukaan ne ovat hyvä vaihtoehto erilaisten blogipalvelujen rinnalla. Yksinkertaisia sivustoja voi rakentaa esimerkiksi projektin intraksi tai tiedostopankiksi. Useamman eri toteuttajaorganisaation voimin toimiva ERKKERI-projekti hyödyntää sivustoa projektin toteuttajien välisessä viestinnässä ja asiakirjojen jakamisessa.

Osaamo – osallistumistalous ammattioppilaitoksissa -hanke taas on tehnyt viralliset verkkosivunsa Googlen pohjalle. Suosittelen tutustumaan Osaamon sivuihin!

Sumpli

Pieni (mutta pippurinen) Sumpli auttaa ryhmän yhteisten palaveriaikojen sopimisessa. Sumplin sivulle valitaan päiviä ja ajankohtia, joista kaikki ryhmän jäsenet voivat käydä ruksimassa itselleen sopivat ajat. Järjestelmän kautta voit lähettää suoraan sivun linkin kaikille tilaisuuteen kutsuttaville tai voit liittää saamasi linkin omaan sähköpostiisi. Toinen samalla tavalla toimiva palvelu on Doodle, ja nämähän ovat muuten molemmat suomenkielisiä palveluita.

Haluaisin kokeilla Sumplia myös ulkopuolisten toimijoiden kanssa ohjaus- ja konsultointiaikojen varaamiseen nähtyäni erään toisen projektin mallin sellaisesta. Katsotaan, innostuuko muu ryhmä ajatuksesta…

Mitä muuta voisimme kokeilla? Kerrothan kokemuksistasi!