Toteutusvaiheessa

Projektityön hyvät käytännöt

Tag Archives: verkkosivusto

Projekti viestii verkossa

JAMKin digitaalisen markkinoinnin koulutuspäivän jälkeen ajattelin kertoa blogissani, kuinka  meidän projektimme on toteuttanut verkkosivuston. Kuulumme siihen harvinaisempaan ryhmään, koordinaatioprojekteihin, joille on sallittu muu kuin ammattikorkeakoulun pohjalle tehty verkkosivusto. Projektimme tehtävänä kun on koordinoida kokonaista ESR-kehittämisohjelmaa, ja verkkosivustollemme tuottavat sisältöä kymmenet eri projektit eri puolilla Suomea. Sisältönsä ja tehtävänsä puolesta Opin ovi -sivustoa ei voitu rakentaa JAMKin verkkosivuston sisälle.

Opin ovi -sivusto on rakennettu Joomla!-julkaisujärjestelmällä. Julkaisujärjestelmän käyttöönotto oli maksutonta, mutta verkkosivuston palvelintilasta, omasta domainista, eli tietystä www-osoitteesta, sekä eräistä tietoturvahankinnoista tuli projektille kustannuksia. Sitä suurempi kustannus projektille kertyy sivuston ylläpitämisestä ja kehittämisestä, sillä sivusto on suunniteltu ja toteutettu projektityöntekijöiden omin voimin. Itse perustettu ja ylläpidetty sivusto on ehkä joustavampi vaihtoehto, mutta samalla se tuo mukanaan tietysti  enemmän työtä ja vaivaa. Mahdolliset palvelujen ostoissa (esim. mainostoimisto, IT-alan yritys) tehdyt säästöt näkyvätkin projektin omissa henkilöstökustannuksissa – verkkosuunnittelija ja graafinen suunnittelija ovat paiskineet pitkää päivää erityisesti isompien muutosten yhteydessä. Verkkosuunnittelijan vastuulla ovat jatkuvasti esimerkiksi sivuston varmuuskopioinnit ja julkaisujärjestelmän versioiden päivittäminen, jotka taas ammattikorkeakoulun projektisivustolla hoituisivat JAMKin tietohallinnon puolesta. Järjestelmän luotettavuuteen ja tietoturvaan liittyvät seikat eivät ole ollenkaan pieni peruste, kun mietitään, mihin ja miten projektin verkkosivusto toteutetaan.

Kuinka Opin ovi -sivusto sitten toimii?

Verkkosivustomme sisältää siis noin 40 eri projektin omat esittelysivustot sekä kehittämisohjelman yhteisiä sisältöjä, joten aineistojen määrä on aika suuri. Sivuston ylläpitovastuu on projektimme osa-aikaisella verkkosuunnittelijalla sekä minulla, tiedotuksesta vastaavalla projektisuunnittelijalla. Sisältöpäivitystyötä on jaettu myös yhteistyökumppaneille – kehittämisohjelman alueellisilla ja valtakunnallisilla projekteilla on mahdollisuus päivittää itse oman projektisivustonsa sisältöä ja dokumentteja. Tätä mahdollisuutta käyttää noin puolet Opin ovi -projekteista.

Sivuston kohderyhmänä ovat kehittämisohjelman verkostossa toimivat projektit ja niiden yhteistyökumppanit sekä ulkopuoliset toimijat, esim. media. Viime aikoina sivustostamme on käyty keskustelua, pitäisikö sisältöä laajentaa myös ohjauspalvelujen asiakkaiden suuntaan, mikä aiheuttaisi paineita niin rakenteellisten kuin merkittävien sisällöllisten muutosten toteuttamiselle. Lähitulevaisuudessa asiakkaille suunnattua sisältöä tullaan tuomaan sivuille ainakin pienimuotoisesti, sillä olemme saaneet tietoa, että aikuiskoulutuksen neuvonta- ja ohjauspalveluita etsivät asiakkaat joka tapauksessa toistuvasti päätyvät sivustollemme.

Opin ovi -sivustolla on projektien esittelysivustot, yhteiset ja projektien omat dokumenttipankit, uutisia projekteista, tapahtumakalenteri ja yhteystietoja. Sivuston ohella toimii erillinen, suljettu keskustelupalsta sekä Google-sovelluksilla toteutettuja palveluita kuten opinovi.fi-sähköposti, jaetut asiakirjat ja sivustot. Näistä jälkimmäisellä on toteutettu esimerkiksi erillinen dokumenttipankki, joka tarjoaa joustavammat mahdollisuudet myös suurikokoisten tiedostojen jakamiseen.

Sivuston haasteena on sen laajuus ja se, että sivuston tulisi palvella yhtäaikaisesti kymmenien eri projektien ulkoisen viestinnän tarpeita. Alun perin sivusto suunniteltiin n. 15 projektin esittelysivustoksi, mutta pian kehittämisohjelman projektien määrä lisääntyi huimasti arvioidusta ja sivustolle syntyi myös muita uusia tarpeita (koko kehittämisohjelman info). Tiettyjen materiaalien löytäminen voi vaatia sivuston tuntemista ennalta, jotta niitä osaisi etsiä oikeasta paikasta – tämä ei tietenkään ole hyvä asia ja se onkin jatkuvana kehittämisen kohteena projektissamme. Tärkeiksi keinoiksi materiaalien löydettävyyteen ovat osoittautuneet linkitykset sekä sisältöjen aktiivinen poimiminen etusivun uutisiin. Tällaisella yhteisellä sivustolla ei kuitenkaan ole mahdollista laittaa linkkejä ja oikopolkuja kaikkeen mahdolliseen heti etusivulle, joten esimerkiksi hakutoimintojen kehittäminen on tarpeellista.

Aikuisohjauksen koordinaatioprojektin vinkit projektin verkkoviestinnän toteuttamiseen:

  • Mieti verkkosivuston tarvetta ja käytännön toteuttamista jo projektia ja rahoitusta suunniteltaessa:
    Millaisia verkkosivuja ja -työvälineitä projektissa tarvitaan?
    Kuinka paljon voidaan varata työtunteja verkkosivuston ylläpitämiseen ja tarvitaanko erityistä teknistä osaamista? Kuka tuottaa verkkosivuston sisällön?
  • Mieti verkkoviestinnän tavoitteet? Mikä on verkkosivuston ensisijainen kohderyhmä? Tämä rajaa sivuston sisältöä ja vaikuttaa myös näkökulmaan, jolla asiat esitellään sivustolla.
  • Jos sivusto perustetaan omaan julkaisujärjestelmään, huolehdi alusta saakka tietoturvasta, varmuuskopioinnista ja julkaisujärjestelmän päivityksistä.
  • Hyvä pohjatyö ja suunnittelu kantaa pitkälle – sivuston rakennetta ja elinkaarta kannattaa suunnitella alkuvaiheessa laajalla näkökulmalla, vaikka sivuston sisältö olisi projektin alkuvaiheessa hyvinkin vaatimaton. Ns. ”purkalla ja laastarilla” rakennettu sivusto on hankalasti muokattavissa, jos sivustolle tarvitaankin isompia rakenteellisia muutoksia eri vaiheissa projektia.
  • Ota mallia muilta, etsi esimerkkejä verkosta! Viestinnän asiantuntijat osaavat palvella projektiasi paremmin, jos pystyt näyttämään esimerkkejä siitä, millaista rakennetta tai graafista ilmettä projektisi sivuston toivotaan noudattavan.
  • Selvitä myös sosiaalisen median mahdollisuudet, joita voit hyödyntää verkkosivuston rinnalla. Voisitko esimerkiksi ohjata sivustoltasi tuoreimmat uutiset suoraan Twitteriin?

Jyväskylän ammattikorkeakoulussa:

  • JAMKin markkinoinnista saat budjetointia varten hyviä arvioita siitä, mitä maksaa tavallisen verkkosivuston toteuttaminen talon ulkopuolella ja mitä JAMKin omat verkkosivut tarjoavat projekteille.
  • Hyödynnä JAMKin markkinoinnin ja viestinnän palveluita! JAMKin projektisivupohjia voi hyödyntää monin tavoin – tiedustele mahdollisuuksia!

Näitä me käytämme – ja näistä me myös hyödymme

Kun työskennellään ryhmässä ja tehdään asioita yhdessä, tarvitaan välineitä yhteisten toimintojen organisoimiseen. Jaettuja dokumentteja ja työskentely-ympäristöjä vaaditaan varsinkin silloin, kun tiimin jäsenet työskentelevät eri toimipaikoissa.

Projektissamme on otettu käyttöön Google-sovellusten työvälineitä ensisijaisesti projektiryhmän keskinäiseen työhön, mutta koska välineet eivät ole sidottuja organisaatioon ja niillä tuotettua sisältöä saa helposti jaettua muillekin käyttäjille, on välineiden käyttöä mahdollista laajentaa myös yhteistyöhön muiden projektien kanssa – osittain tätä on jo tehtykin esim. ERKKERI– ja STUDIO-projektien kanssa.

Google Drive (ennen Google-dokumentit) – asiakirjojen jakaminen

Jaetut asiakirjat soveltuvat sellaiseen työhön, jossa useiden henkilöiden täytyy päästä muokkaamaan samoja dokumentteja. Muokkaamalla yhteistä dokumenttia verkossa vältytään sähköpostissa lähetettäviltä dokumenteilta ja niiden eri versioiden sekoittumiselta. Aikuisohjauksen koordinaatioprojektissa Google-asiakirjojen avulla dokumentoidaan projektin toimintaa, ylläpidetään aikataulutuksia ja laaditaan yhteisiä suunnitelmia. Esimerkiksi kehittämisohjelman yhteinen viestintäsuunnitelma laadittiin pääosin jaettua asiakirjaa käyttäen, josta se lähes valmiina siirrettiin Wordiin viimeisteltäväksi. Muilla paikkakunnilla pidetyissä tilaisuuksissa ja lainakoneita käyttäessäni saatan itse kirjoittaa muistiot verkkoon, jolloin asiakirja on varmasti tallessa (ja muiden projektiryhmän jäsenten nähtävissä samantien) ilman muistitikkujen kanssa pelaamistakin.

Google-dokumenteilla voi tuottaa teksti-, taulukkolaskenta- ja esitysgrafiikka-asiakirjoja. Lisäksi taulukkoon tietoja kokoava lomake on huomattu yksinkertaiseksi ja selkeäksi välineeksi tietojen keräämiseen. Yksinkertainen ilmoittautumislomake syntyy Googlen lomakkeella huomattavasti helpommin kuin esim. Digiumilla!

Uutena ominaisuutena Googlen asiakirjoissa on jaetut piirrokset, joita emme olekaan vielä käyttäneet. Joko Sinä olet kokeillut Google-sovelluksia?

Google Sivustot

Missä ja kuinka tehdä nopeasti julkinen verkkosivu, jonka voi perustaa ilmaiseksi? Tai oma wikin tyyppinen sivu, johon voivat tuottaa sisältöä muutkin kuin itse ylläpitäjä? Google Sivustoilla voi tehdä julkisia tai yksityisiä verkkosivustoja, ja projektimme kokemusten mukaan ne ovat hyvä vaihtoehto erilaisten blogipalvelujen rinnalla. Yksinkertaisia sivustoja voi rakentaa esimerkiksi projektin intraksi tai tiedostopankiksi. Useamman eri toteuttajaorganisaation voimin toimiva ERKKERI-projekti hyödyntää sivustoa projektin toteuttajien välisessä viestinnässä ja asiakirjojen jakamisessa.

Osaamo – osallistumistalous ammattioppilaitoksissa -hanke taas on tehnyt viralliset verkkosivunsa Googlen pohjalle. Suosittelen tutustumaan Osaamon sivuihin!

Sumpli

Pieni (mutta pippurinen) Sumpli auttaa ryhmän yhteisten palaveriaikojen sopimisessa. Sumplin sivulle valitaan päiviä ja ajankohtia, joista kaikki ryhmän jäsenet voivat käydä ruksimassa itselleen sopivat ajat. Järjestelmän kautta voit lähettää suoraan sivun linkin kaikille tilaisuuteen kutsuttaville tai voit liittää saamasi linkin omaan sähköpostiisi. Toinen samalla tavalla toimiva palvelu on Doodle, ja nämähän ovat muuten molemmat suomenkielisiä palveluita.

Haluaisin kokeilla Sumplia myös ulkopuolisten toimijoiden kanssa ohjaus- ja konsultointiaikojen varaamiseen nähtyäni erään toisen projektin mallin sellaisesta. Katsotaan, innostuuko muu ryhmä ajatuksesta…

Mitä muuta voisimme kokeilla? Kerrothan kokemuksistasi!