Toteutusvaiheessa

Projektityön hyvät käytännöt

Tag Archives: verkkoviestintä

Sosiaalinen media avaa viestintää ulos

”Meillä on talon sisällä blogi, johon me kaikki kirjoitamme aktiivisesti. Mutta emme saa sinne kävijöitä ulkopuolelta – mikä avuksi?”

Aluksi on syytä pohtia tuottamaanne sisältöä, esimerkiksi näiden kysymysten kautta:

Ovatko viestinne

  • liian sisäpiirissä, tai liian ”me-henkisiä”?
  • aina vain tietylle kohderyhmälle vai vailla minkäänlaista kohderyhmää?
  • vanhoille urille jämähtäneitä, aina samoja sisältöjä toistavia?
  • vaikeasti saavutettavia ja harvinaisia?

Kun tavoitellaan laajempaa yleisöä kuin vaikkapa oman talon väki, täytyy sisältö laatia sen mukaisesti. Vie asiaa yleiselle tasolle, laajenna näkökulmaa ainakin introtekstissä ja puhuttele ulkopuolista – voit vaikkapa suositella, mihin hyvää juttuasi voi hyödyntää! Blogikirjoitukset voivat pursuilla hienoja hyviä käytäntöjä ja malleja, jotka odottavat siirtymistä muihin organisaatioihin ja muiden tietoon, mutta tekstin leimautuminen liiaksi oman organisaation asiaksi tai tietyn projektin sisäiseksi kertomukseksi voi turhauttaa lukijaa. Laajalle kohderyhmälle kirjoittaminen ei kuitenkaan tarkoita taustatietojen ”sensurointia” kokonaan, yritys ja projekti saavat näkyä, mutta ilmaisuun on löydettävä sopiva tyyli. Olethan miettinyt kohderyhmäänne? Poikkihallinnollisessa viestinnässä tämä on tärkeää: mieti, onko tekstisi ymmärrettävää niillekin, jotka eivät toimi oppilaitosmaailmassa.

Sisältöä tulee tuottaa säännöllisesti ja eri kanaville. Hartaasti laadittu sähköpostitiedote tai intra-uutinen kerran vuodessa häipyy massaan. Hyvästä jutusta kannattaa pitää ääntä useammin. Sosiaalinen media elää tässä hetkessä ja uutisvirtaan voi syöttää sisältöä jopa useita kertoja päivässä.

Blogi on viestintävälineenä kätevä. Sen päivittämisen voi jakaa useiden toimijoiden kesken, jopa yli organisaatiorajojen. Blogi yksinään ei kuitenkaan aina riitä, vaan rinnalle kannattaa ehdottomasti tuoda nopeatahtisempia, suosittuja sosiaalisen median palveluita, kuten Twitter ja Facebook – yleensä nämä molemmat. Ammatillisessa viestinnässä myös LinkedIn on toimiva. Kaikki sosiaalisen median palvelut vaativat tietysti verkoston, joka välineen kautta ryhtyy seuraamaan viestintääsi. Tähän vaaditaan jonkin verran työtä ja aktiivisuutta, jotta seuraajia saadaan kokoon, mutta palvelujen käyttöönotto ei ole loppujen lopuksi raskasta, jos sitä vaan malttaa ryhtyä tekemään ja säästää itsensä liian ankarilta laatuvaatimuksilta.

Sosiaalinen media on yksi mahdollinen ovi, jonka kautta projektiviestintä virtaa ulospäin helposti.

Tulokset eivät ole heti aluksi kovin mittavia, mutta ajan myötä voit huomata purojen kasvavan. Ja ehkä on kuitenkin vaikuttavampaa tavoittaa kymmenen aiheesta kiinnostunutta kuin sata sellaista, jotka eivät kuitenkaan lue uutistasi? Mediatiedotus on nykyään vaikeaa, suorastaan mahdotonta, jos on kyse projektitoiminnasta tiedottamisesta. Sosiaalinen media on tuonut projekteille uuden kanavan, jonka kautta tavoitetaan monipuolista kohdejoukkoa. Vaikka levikki ei olekaan suurten sanomalehtien tasoa, leviäähän viesti edes johonkin.

Sosiaalinen media tuo viestintään myös kaksisuuntaisuuden. Parhaimmillaan Facebook tai Twitter toimivat keskustelukanavana. Kanava on auki aiheesta kiinnostuneille matalan kynnyksen periaatteella – niin hyvässä kuin huonossa. Siihen kuinka keskustelua hallitaan ja esimerkiksi negatiiviseen palautteeseen reagoidaan verkossa, on löydettävissä verkosta jo hyviä ohjeita, ja asia vaatinee vielä ihan oman kirjoituksensa.

JAMK on antanut ohjeita sosiaaliseen mediaan mm. tässä oppaassa.

Opin ovi -projektien sosiaalisen median kanavia ovat www.facebook.com/opinovet ja www.twitter.com/opinovi . Sosiaalinen media on mukana isoissa tapahtumissamme esim. ”viestiseinänä”.

Varsin vähäistä

Hei täältä blogista, jota päivitetään kolme kertaa vuodessa!

Koetko Sinä paineita siitä, että verkossa tulisi viestiä aktiivisesti ja usein? Koko ajan tulisi olla sirkuttelemassa kuulumisiaan sinne tänne, ja varsinkin sitä asiantuntemusta olisi jaettava maailmalle joka välissä. Muuten kai putoaa kelkasta ja jää äänekkäämpien jalkoihin.

Blogihan ei ole blogi, jos siihen ei tule päivityksiä vähintään parin päivän välein – ovatpa jotkut tuskissaan, jos päivittäinenkin blogahdus jää välistä. Kirjoituksethan tulisi ajastaa ilmestymään eetteriin tarkalleen joka päivä klo 7.30, sillä Koko Maailma odottaa tekstiäsi koko ajan. Vai odottaako? Kenellä muka on aikaa päivystää koko ajan verkossa odottamassa uusia tekstejä? Kuinka usein ehdit itse ajatuksella lukea muiden tekstejä alusta loppuun saakka, olivatpa ne kuinka kiinnostavia ja hyödyllisiä tahansa? Onkohan tässä vauhdissa lähtenyt mopo käsistä joltakin…

Oma lehmähän tässä on ojassa. Varsin vähäistä on elämä tässäkin blogissa. Hävetä pitäisi. Kirjoittaja kun on niin vanhanaikainen, että kirjoittaa vain silloin, kun on asiaa – tai aikaa. Toisaalta omasta toiminnasta hyvien palasten tunnistaminen on osoittautunut vähän haastavammaksi kuin alun perin oletin. Sitä varten kun pitäisi ehtiä pysähtyä ja tuumailla hetken aikaa. Mutta eihän sitä ehdi, kun täytyy tehdä töitä.

Downshifting, eli suomeksi vaikkapa leppoistaminen, on päivän sana. Jatkuvaa aktiivisuutta, kannanottoja ja ulostuloja vaativa sosiaalinen media ei kuitenkaan tunnu sitä tukevan – vaikka siellä jos jossain tämä leppoistaminen on puheissa tämän tästä. Ehkä me sosiaalisen median käyttäjät itse emme ymmärrä, että vähempikin riittäisi. Kun on vapaus viestiä ja sanansa saa kuuluville monin tavoin, miksei myös mietittäisi sitä omaa tahtia. Tarvitseeko blogin päivittyä joka päivä?

Onko jokaisella areenalla oltava äänessä koko ajan? Ei kai tämä kilpailu ole?

Projekti viestii verkossa

JAMKin digitaalisen markkinoinnin koulutuspäivän jälkeen ajattelin kertoa blogissani, kuinka  meidän projektimme on toteuttanut verkkosivuston. Kuulumme siihen harvinaisempaan ryhmään, koordinaatioprojekteihin, joille on sallittu muu kuin ammattikorkeakoulun pohjalle tehty verkkosivusto. Projektimme tehtävänä kun on koordinoida kokonaista ESR-kehittämisohjelmaa, ja verkkosivustollemme tuottavat sisältöä kymmenet eri projektit eri puolilla Suomea. Sisältönsä ja tehtävänsä puolesta Opin ovi -sivustoa ei voitu rakentaa JAMKin verkkosivuston sisälle.

Opin ovi -sivusto on rakennettu Joomla!-julkaisujärjestelmällä. Julkaisujärjestelmän käyttöönotto oli maksutonta, mutta verkkosivuston palvelintilasta, omasta domainista, eli tietystä www-osoitteesta, sekä eräistä tietoturvahankinnoista tuli projektille kustannuksia. Sitä suurempi kustannus projektille kertyy sivuston ylläpitämisestä ja kehittämisestä, sillä sivusto on suunniteltu ja toteutettu projektityöntekijöiden omin voimin. Itse perustettu ja ylläpidetty sivusto on ehkä joustavampi vaihtoehto, mutta samalla se tuo mukanaan tietysti  enemmän työtä ja vaivaa. Mahdolliset palvelujen ostoissa (esim. mainostoimisto, IT-alan yritys) tehdyt säästöt näkyvätkin projektin omissa henkilöstökustannuksissa – verkkosuunnittelija ja graafinen suunnittelija ovat paiskineet pitkää päivää erityisesti isompien muutosten yhteydessä. Verkkosuunnittelijan vastuulla ovat jatkuvasti esimerkiksi sivuston varmuuskopioinnit ja julkaisujärjestelmän versioiden päivittäminen, jotka taas ammattikorkeakoulun projektisivustolla hoituisivat JAMKin tietohallinnon puolesta. Järjestelmän luotettavuuteen ja tietoturvaan liittyvät seikat eivät ole ollenkaan pieni peruste, kun mietitään, mihin ja miten projektin verkkosivusto toteutetaan.

Kuinka Opin ovi -sivusto sitten toimii?

Verkkosivustomme sisältää siis noin 40 eri projektin omat esittelysivustot sekä kehittämisohjelman yhteisiä sisältöjä, joten aineistojen määrä on aika suuri. Sivuston ylläpitovastuu on projektimme osa-aikaisella verkkosuunnittelijalla sekä minulla, tiedotuksesta vastaavalla projektisuunnittelijalla. Sisältöpäivitystyötä on jaettu myös yhteistyökumppaneille – kehittämisohjelman alueellisilla ja valtakunnallisilla projekteilla on mahdollisuus päivittää itse oman projektisivustonsa sisältöä ja dokumentteja. Tätä mahdollisuutta käyttää noin puolet Opin ovi -projekteista.

Sivuston kohderyhmänä ovat kehittämisohjelman verkostossa toimivat projektit ja niiden yhteistyökumppanit sekä ulkopuoliset toimijat, esim. media. Viime aikoina sivustostamme on käyty keskustelua, pitäisikö sisältöä laajentaa myös ohjauspalvelujen asiakkaiden suuntaan, mikä aiheuttaisi paineita niin rakenteellisten kuin merkittävien sisällöllisten muutosten toteuttamiselle. Lähitulevaisuudessa asiakkaille suunnattua sisältöä tullaan tuomaan sivuille ainakin pienimuotoisesti, sillä olemme saaneet tietoa, että aikuiskoulutuksen neuvonta- ja ohjauspalveluita etsivät asiakkaat joka tapauksessa toistuvasti päätyvät sivustollemme.

Opin ovi -sivustolla on projektien esittelysivustot, yhteiset ja projektien omat dokumenttipankit, uutisia projekteista, tapahtumakalenteri ja yhteystietoja. Sivuston ohella toimii erillinen, suljettu keskustelupalsta sekä Google-sovelluksilla toteutettuja palveluita kuten opinovi.fi-sähköposti, jaetut asiakirjat ja sivustot. Näistä jälkimmäisellä on toteutettu esimerkiksi erillinen dokumenttipankki, joka tarjoaa joustavammat mahdollisuudet myös suurikokoisten tiedostojen jakamiseen.

Sivuston haasteena on sen laajuus ja se, että sivuston tulisi palvella yhtäaikaisesti kymmenien eri projektien ulkoisen viestinnän tarpeita. Alun perin sivusto suunniteltiin n. 15 projektin esittelysivustoksi, mutta pian kehittämisohjelman projektien määrä lisääntyi huimasti arvioidusta ja sivustolle syntyi myös muita uusia tarpeita (koko kehittämisohjelman info). Tiettyjen materiaalien löytäminen voi vaatia sivuston tuntemista ennalta, jotta niitä osaisi etsiä oikeasta paikasta – tämä ei tietenkään ole hyvä asia ja se onkin jatkuvana kehittämisen kohteena projektissamme. Tärkeiksi keinoiksi materiaalien löydettävyyteen ovat osoittautuneet linkitykset sekä sisältöjen aktiivinen poimiminen etusivun uutisiin. Tällaisella yhteisellä sivustolla ei kuitenkaan ole mahdollista laittaa linkkejä ja oikopolkuja kaikkeen mahdolliseen heti etusivulle, joten esimerkiksi hakutoimintojen kehittäminen on tarpeellista.

Aikuisohjauksen koordinaatioprojektin vinkit projektin verkkoviestinnän toteuttamiseen:

  • Mieti verkkosivuston tarvetta ja käytännön toteuttamista jo projektia ja rahoitusta suunniteltaessa:
    Millaisia verkkosivuja ja -työvälineitä projektissa tarvitaan?
    Kuinka paljon voidaan varata työtunteja verkkosivuston ylläpitämiseen ja tarvitaanko erityistä teknistä osaamista? Kuka tuottaa verkkosivuston sisällön?
  • Mieti verkkoviestinnän tavoitteet? Mikä on verkkosivuston ensisijainen kohderyhmä? Tämä rajaa sivuston sisältöä ja vaikuttaa myös näkökulmaan, jolla asiat esitellään sivustolla.
  • Jos sivusto perustetaan omaan julkaisujärjestelmään, huolehdi alusta saakka tietoturvasta, varmuuskopioinnista ja julkaisujärjestelmän päivityksistä.
  • Hyvä pohjatyö ja suunnittelu kantaa pitkälle – sivuston rakennetta ja elinkaarta kannattaa suunnitella alkuvaiheessa laajalla näkökulmalla, vaikka sivuston sisältö olisi projektin alkuvaiheessa hyvinkin vaatimaton. Ns. ”purkalla ja laastarilla” rakennettu sivusto on hankalasti muokattavissa, jos sivustolle tarvitaankin isompia rakenteellisia muutoksia eri vaiheissa projektia.
  • Ota mallia muilta, etsi esimerkkejä verkosta! Viestinnän asiantuntijat osaavat palvella projektiasi paremmin, jos pystyt näyttämään esimerkkejä siitä, millaista rakennetta tai graafista ilmettä projektisi sivuston toivotaan noudattavan.
  • Selvitä myös sosiaalisen median mahdollisuudet, joita voit hyödyntää verkkosivuston rinnalla. Voisitko esimerkiksi ohjata sivustoltasi tuoreimmat uutiset suoraan Twitteriin?

Jyväskylän ammattikorkeakoulussa:

  • JAMKin markkinoinnista saat budjetointia varten hyviä arvioita siitä, mitä maksaa tavallisen verkkosivuston toteuttaminen talon ulkopuolella ja mitä JAMKin omat verkkosivut tarjoavat projekteille.
  • Hyödynnä JAMKin markkinoinnin ja viestinnän palveluita! JAMKin projektisivupohjia voi hyödyntää monin tavoin – tiedustele mahdollisuuksia!