Yhteisöllinen viestintä ja markkinointi
”Ihmiset ovat sosiaalisia ja jatkuvassa vuorovaikutuksessa keskenään. Me kaikki viestimme ja siksi viestinnän on oltava avointa.” (M. Ilmoniemi)
Markkinointiviestintä on yrityksistä ulospäin näkyvää viestintä, kuten verkkosivut, mainokset tai vaikka messuosasto, mutta se on myös paljon muuta. Viestintä on myös johtamisen väline ja työhyvinvoinnissa onnistuneella viestinnällä on merkittävä asema.
Viestintä on merkittävä kokonaisuus yrityksen toiminnassa ja luo osallisuuden kokemuksia niin henkilökunnalle kuin asiakkaillekin.
Viestinnän moninaisuudesta ja tärkeydestä johtuen sen kehittäminen on myös ikuisuusaihe. Isoissa organisaatioissa henkilöstöhallinto toteuttaa sisäistä viestintää, markkinointiosasto suunnittelee markkinoinnin toimenpiteitä ja some-vastaava hyörii eri kanavissa. Suomalaisista yrityksistä kuitenkin 93,3 prosenttia on alle 10 hengen yrityksiä. Näissä mikro- ja pk-yrityksissä ei ole erillistä viestintävastaavaa saati -osastoa, ei ole aikaa eikä välttämättä erityistä viestinnän osaamista. DIKO-hankkeessa tutustuimme kotihoidon ja -hoiva-alan yritysten viestinnän haasteisiin ja haimme niihin yhdessä ratkaisuja. Haasteiksi yrityksessä kuin yrityksessä nousivat puutteellinen sisäinen viestintä, tarve uudistaa verkkosivuja ja ottaa somekanavat haltuun.
Valmiiksi ei tullut maailma tässäkään hankkeessa, mutta hankkeenpalautteen mukaan edistystä kuitenkin tapahtui sekä sähköisessä että sanallisessa viestinnässä. Kuten yksi hankkeeseen osallistuneista tilanteen tiivistikin:
Viestintään on saatu paljon kyllä eväitä … ilman hanketta ei olisi näin syvällisesti lähtenyt viestintää ajattelemaan.
Sisäinen viestintä – avain johtamiseen ja työhyvinvointiin
Viestinnän ammattilaisten järjestö ProCom on listannut yhteisöviestinnän tehtäviksi vuorovaikutteisen, tavoitteellisen strategiatyön, jota tehdään vuoropuheluna johdon ja työntekijöiden välillä. Muina tehtävinä on tavoitteiden, toiminnan ja palveluiden näkyväksi tekeminen ja taustoittaminen sekä yhteydenpito ja verkottuminen, jotka kaikki ovat tärkeitä sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä, kun luodaan yhteistä näkemystä toiminnan olennaisista asioista. Yhteisön on tärkeää havaita ja tulkita ajassa tapahtuvia muutoksia, jotta ne voidaan ottaa huomioon toiminnan suunnittelussa ja päätöksenteossa. Vaikka isoissa yrityksissä on erikseen viestinnän ammattilainen, tulee niissäkin muistaa, että jokainen yksilö on yhteisönsä viestijä ja maineen lähettiläs. Tiedon jakaminen ja koko yhteisön osallistaminen korostuvat yhteisöviestinnässä.
Pienessä yrityksessä syntyy helposti mielikuva, että sisäistä viestintää ei tarvitse erikseen miettiä, kun henkilökuntaa on niin vähän. Kuitenkin hoiva-alan työtehtävissä harvoin koko henkilöstö on samaan aikaan paikalla, mikä vaikeuttaa välitöntä tiedottamista. Johto ei myöskään aina näe työntekijöiden ongelmakenttää tai arjen harmeja. Hanke paljasti lähes kaikissa organisaatioissa tarpeen kehittää sisäistä viestintää. Yritysten johdossa jouduttiin miettimään viestinnän avoimuutta ja käytännön järjestelyitä – miten, mitä ja missä viestitään.
Monissa paikoissa luotiin uusia palaverikäytänteitä – johdon palavereja, henkilöstö- ja tiimipalavereja – tiedon kulun helpottamiseksi ja hyvien ja huonojen käytäntöjen jakamiseksi. Palavereita ruvettiin myös pitämään useammin ja säännöllisemmin. Lisäksi osassa yrityksiä henkilöstön sisäistä viestintää ja vuorovaikutusta havainnoitiin ja annettiin kehittämisehdotuksia sekä järjestettiin teemapäivä ja työpajoja aiheina mm. kuuntelutaito, viestinnän parantaminen työyhteisön sisällä ja asiakkaiden kanssa sekä some-etiketti.
Myös hoitotyöhön liittyvää kirjaamista tarkasteltiin paikoin uusiksi: luotiin yhteisen kirjaamisen sääntöjä, joiden myötä kirjauksista saatiin entistäkin informatiivisempia. Kirjausten yhtenäistäminen lisäsi läpinäkyvyyttä ja helpotti vieraammankin asiakkaan hoitotyötä.
Sisäinen viestintä on parantunut ja henkilökunta tullut tutuksi. Hanke on tiivistänyt työyhteisöä.
Älykännyköiden käyttöönoton myötä kynnys ottaa käyttöön digitaalisia apuvälineitä arjessa on alentunut. Arvokkaaksi päivittäisen viestinnän kanavaksi nousi WhatsApp-sovelluksen käyttöönotto. Sen kautta on helppo luoda ryhmiä eri tarpeisiin ja viestiä nopeasti silloin, kun tilanne on päällä. Tämä huomattiinkin toimivaksi työkaluksi useassa yrityksessä.
Whats Appista on tullut henkireikä henkilöstölle.
Verkkosivut muokkaavat yrityskuvaa, some luo inhimillisyyttä
Yrityksen on näyttävä ja se näkyy myös ulospäin. Yrityksen käyntikortti on yrityksen työntekijä siinä missä esimies tai omistaja. Kun jokainen työntekijä on yrityksen maineen lähettiläs, tarvitaan pelisääntöjä ulospäin viestintään. Samalla on huomattava, että viestinnän vanhat rajat ovat katoamassa. On aina vaan vaikeampaa vetää mitään rajaa siihen, mikä on yrityksessä sisäistä ja mikä ulkoista viestintää tai missä viestintää tapahtuu. Yrityksen on näyttävä internetissä.
Hanke oli liikkeellepanevana voimana monen yrityksen kotisivujen uusimisessa. Yritysten verkkosivut arvioitiin ja niihin annettiin kehitysehdotuksia. Vaikka sana hyvästä palvelusta edelleen leviääkin paljolti suusta suuhun, googlaa lähes jokainen palvelun ostoa harkitseva yleensä myös yrityksen verkkosivut. Verkkosivuilla onkin suuri rooli yrityskuvan muokkaajana ja perustiedonjakajana. Verkkosivuista saadaan elävät, jos niihin integroidaan vielä blogi, joka mahdollistaa moninaisten näkökulmien käsittelyn sivustolla ja tuo henkilöstön ja yrityksen toiminnan tutuksi lukijoilleen.
Vertaisarviointi pudotti maan pinnalle digimarkkinoinnin osalta.
Jos yrityksessä on aktiivisia somettajia, voi esimerkiksi Facebook-sivujen avaamista suositella verkkoviestintää tehostamaan. Facebook kertoo, mitä talossa tapahtuu, on lähellä arkea ja omaisia sekä yhteistyötahoja. Toiset yrityksistä saivat hankkeesta rohkeutta avata itselleen Facebook-sivut, toisille hanke toi mukanaan säännönmukaisuutta ja uusia ideoita päivityksiin. Kokeiltiinpa eräässä yrityksessä jopa Facebookin kohdennettua mainontaa sekä hakukonemainontaa verkkonäkyvyyden parantamiseksi.
Sosiaalisen median sovellukset mahdollistavat uudella tavalla suoran keskusteluyhteyden asiakkaan omaisten kanssa, esimerkiksi WhatsAppilla tai Messengerillä välitettyjen valokuvien, videoiden tai ääniviestien muodossa. Sovellukset tarjoavat asiakkaille myös väylän matalan kynnyksen palautteenantoon.
Digiasioissa on tehty ihan voimaharppaus hankkeen aikana.
Digiasioiden kehittämiseen on jäänyt kipinä, kun on saanut tutustua ja kokeilla ja käyttää eri laitteita ja sovelluksia.
Henkilökunta mukaan myyntiin ja markkinointiin
Hoiva-alalla vallitsee herkästi se ajatus, että työtä tehdään suurella sydämellä, ei rahan takia. Kannattava liiketoiminta vaatii kuitenkin myös rahan ajattelua, ja sitä ei yleensä tule ilman myyntiä. Myynti ei ole vain johtajien työtä vaan koko henkilöstöllä on siinä roolinsa. Henkilöstö liikkuu kentällä, näkee uusia tarpeita, törmää uusiin ihmisiin, edustaa omalla olemuksellaan yritystä jatkuvasti.
Markkinointi on ollut enemmän esimiehen vastuulla mutta henkilökunta on sisäistänyt, että hekin pystyvät luomaan positiivista kuvaa yrityksestä.
Yrityksissä kannattaakin ottaa koko henkilökunta mukaan miettimään myynnin ja markkinoinnin toimenpiteitä. Näin saadaan kokoon paljon uusia ideoita ja jokainen ymmärtää, miten omalta osaltaan voisi myötävaikuttaa markkinoinnissa.
Vaikka markkinointi tapahtuu entistä enemmän digimaailmassa, ei perinteisempiäkään markkinoinnin keinoja tulisi unohtaa. Hankkeen kuluessa kehitettiin myös yritysten painettua viestintämateriaalia sekä suunniteltiin tapahtumia. Yrityksiä kannustettiin myös toimimaan ja markkinoimaan erilaisissa paikallisissa tiedotusvälineissä, verkostoissa ja tilaisuuksissa sekä käymään aktiivista keskustelua kunnan/kaupungin kanssa. Paras markkinointikanava on edelleen monesti suusanallinen viestintä eli yritysten kannattaa olla itse aktiivisia keskustelun avaajia ja toisaalta antaa hyvän sanan kiertää.
Lähteet
Juholin, E. 2008. Viestinnän vallankumous. Löydä uusi työyhteisöviestintä. Helsinki: WSOYpro.
Kohti vuotta 2020 – strategista viestintää ja leimahtavia julkisuuksia. 2012. ProCom, viestinnän ammattilaisten järjestö. https://procom.fi/viestintaala/ohjeet-ja-periaatteet/yhteisoviestinnan-periaatteet/.
Tervola, M. 2008. Vältä sisäisen viestinnän sudenkuopat. Talouselämä. Artikkelissa haastateltu organisaatioiden viestintää kehittävän Paraplyn toimitusjohtajaa Maija Ilmoniemeä. https://www.talouselama.fi/uutiset/valta-sisaisen-viestinnan-sudenkuopat/032fc490-50c4-30a6-b321-13de56d3057e.
Teksti (DIKO-projektitiimi)
Artikkelikuva (Auli Dahlström)