JESPERI kartoitti ESR-hanketoimijoiden nettitarpeita

JESPERI (Jatkoselvitys ESR-rakennerahoitteisten hankkeiden verkkopalveluselvitykselle) -hanke selvitti ESR-hanketoimijoiden nettitarpeita sekä nykyiselle hankekaudelle että lähitulevaisuutta varten. Selvityksen päätavoitteena oli kehittää verkkopalvelujen helppokäyttöisyyttä ja tiedon löydettävyyttä. Selvityksessä tarkasteltiin myös Rakennerahastot.fi:n tietopalveluosaa RR-Tietopalvelua.

JESPERI kartoitti tapoja jalostaa hankkeiden tiedotusta ja raporttien jakelua, toimijoiden verkottumista ja verkottumistyökaluja sekä raportointitapoja julkishallinnolle. Raportoinnin helpottaminen tulisi tarpeeseen, sillä projektimäärät ovat suuria, kuten esimerkiksi Manner-Suomessa, missä ESR-hankkeita on toteutunut tai käynnissä 2 239 kappaletta.

Selvitystyössä lähestymistapana oli, että tarkastellaan hankeavaruutta ja hanketoimijoita kokonaisuutena. Miten löydetään tehokkaasti halutut yksittäiset hankkeet? Miten hankkeet suhtautuvat toisiinsa kokonaisuutta? Miten edistetään hanketoimijoiden verkottumista?

Suomen eOppimiskeskuksen tekemässä selvityksessä käytettiin monipuolisesti konsepti- ja käytettävyyssuunnittelun menetelmiä. Näitä olivat muun muassa vertaileva kartoitus (benchmarking), www-kyselyt, asiantuntijahaastattelut, käytettävyysratkaisuja esittävät leiskat ja työpajat sekä fyysisesti että netissä samanaikaisesti. Yhteensä JESPERI:in osallistui reilut 100 hanketoimijaa ja julkishallinnon ammattilaista.

Kansainvälinen hankeviestintä kasvussa

Hankkeiden kansainvälistyminen ja kiinnostus niitä kohtaan ovat viime vuosina lisääntyneet merkittävästi. Tämän takia julkishallinto kaipaisi lisää kansainvälistä PR-materiaalia hankekuvauksista. Ensisijaisina kielinä ovat ruotsi ja englanti, mutta myös venäjälle, saksalle ja ranskalle olisi käyttöä.

Verkottumisen näkökulmasta hankkeista voisi olla RR-Tietopalvelussa enemmän taustaesityksiä, kuten kalvo- ja videoesityksiä sekä taustaraportteja yms. Pieni, mutta tärkeä yksityiskohta olisi yhteystietojen julkaiseminen erikseen yksittäisen hankkeen vastaavasta ja organisaation ESR-hankevastaavasta.

Monet hankkeet ovat monivuotisia. Hankkeista kaivattiin ajantasaisempaa tietoa sekä julkishallinnossa että hanketoimijoiden keskuudessa. Väliraportoinnilla voitaisiin vastata tähän tarpeeseen jossain määrin.

Samalla todettiin, että tämä lisäisi hallinnollista työmäärää. Toisaalta voitaisiin luoda hankelomaketta kevyempiä tapoja päivittää sitä. Ajantasaistamisesta voitaisiin helposti tehostaa esimerkiksi siten, että julkishallinnon ja hanketoimijoiden www-palvelimet päivittäisivät automaattisesti muun muassa yhteystietoja ja tapahtumakalentereita.

Kohti tehokkaampaa verkottumista

Erityyppiset verkottumistavat ja verkostot alkavat korostua organisaatioiden projektitoiminnan kasvun ja internetin myötä. Verkottuminen ja siihen liittyvät työkalut herättivätkin paljon ajatuksia. Facebook ja Twitter nousivat esiin luonnollisesti suosionsa puolesta, mutta lisäksi kaivattiin yhteisiä nettityökaluja Microsoft Office -toimistoohjelmien tapaan.

Yksi lähestymistapa olisi eräänlainen ESR-ideatori netissä. Se tarjoaisi sekä työkalut yhteiseen hankevalmisteluun että myös keskusteluympäristön.

Hankevalmistelun työkaluissa toivottiin olevan ominaisuuksia, joiden avulla voidaan tehdä koko valmistelun ajan tiedonkeruuta, -muokkausta ja jäsennystä. Itse hankkeen aikana niitä voitaisiin käyttää apuna muun muassa koordinoinnissa ja raportoinnissa.

Riippumatta siitä, millaisia verkottumistyökaluja mahdollisesti kehitetään, niin verkottumisen tueksi tarvittaisiin henkilöä, joka koordinoi toimintaa. Tällainen työrooli sopisi verkottamiskoordinaattorille, joka voisi olla töissä joko julkishallinnossa tai hanketoimijan organisaatiossa. Verkottamiskoordinaattori on yksi monista internet-ammateista. Hänen tehtävänään on aktivoida verkoston jäseniä, verkottaa heitä keskenään, järjestää koulutusta ja edistää yleisesti verkoston tavoitteita.

Käytettävyyden merkitys kasvaa

RR-Tietopalvelu sisältää kaikki hankekuvaukset. Sen käyttöliittymää pidettiin suurimpana yksittäisenä kehittämistarpeena. Palvelu kehitettiin jo 2007, eikä sitä ole uudistettu sen jälkeen vaikka yksistään älypuhelimet ja tabletit ovat muuttaneet internetin käyttötapoja dramaattisesti viime vuosina.

Nopeat internet-yhteydet ja kasvaneet prosessoritehot mahdollistaisivat merkittävästi helppokäyttöisempiä ja tehokkaampia käyttöliittymiä kuin tietopalvelun nykyinen tuloslistaus. Kehittämisessä oleellinen seikka on, että hankkeita ajateltaisiin kokonaisuutena eikä vain yksittäisinä hankkeina.

Hankekuvaukset mahdollistaisivat monipuolisia visuaalisia ja numeerisia käyttöliittymiä, joita JESPERI-selvityksessä esitellään laajasti. Yksistään kartalla saataisiin tuotua esiin hankkeen kohdemaakunnat ja -kunnat, osoittaa väreillä hankkeen vaikutukset eri alueilla tai näyttää tiytyn alueen aktiiviset ESR-toimijat.

RR-Tietopalvelun käytettävyyttä kehittämällä saataisiin runsaasti hyötyjä. Julkishallinto saisi raportoitua paremmin ja tehokkaammin, hanketoimijat verkottuisivat, hankkeista näkisi nopeammin mitä on jo tehty sekä journalistit, kansalaiset ja tutkijat löytäisivät helpommin etsimänsä.

JESPERI:ssa nousi eri menetelmien myötä yksitoista kehitysideaa ja suositusta edetä mahdollisen hankeportaalin toteutukseen. Suositukset jakaantuvat viiteen osa-alueeseen:

1. Käytettävyys eli Helppokäyttöisyyden ja käytön tehokkuuden huomiointi,
2. verkottumisen edistäminen,
3. ketterän ohjelmistokehityksen projektimalli,
4. hankeorganisaatioiden markkinointiviestintä-taitojen kehittäminen, ja
5. hanketoimintaympäristön muutokset.

JESPERI-selvitys ilmestyi huhtikuun alussa 2013.

Kari A. Hintikka
Pauliina Mäkelä
Titi Tamminen

Muualla verkossa

Rakennerahastokehittäjien tori Facebookissa
JESPERIn loppuraportti