JESPERI kartlade ESF-projektaktörernas internetbehov
JESPERI (Tilläggsutredning för nättjänstutredningen för projekt med finansiering ur ESF-strukturfonder) -projektet utredde ESR-projektaktörernas internetbehov både för den nuvarande projektperioden och med tanke på den närmaste framtiden. Utredningens huvudsyfte var att utveckla nättjänsternas lättanvändbarhet och tillgången till information. I utredningen granskade man också Rakennerahastot.fi:s informationstjänstdel RR-Tietopalvelu.
JESPERI kartlade sätt att vidare utveckla projektens informering och distribution av rapporter, aktörernas nätverkande och verktyg för nätverkande samt rapporteringssätt för den offentliga förvaltningen. Det skulle vara nödvändigt att förenkla rapporteringen, eftersom projektmängden är stor, till exempel på fastlandet i Finland har det genomförts eller är på gång 2 239 stycken ESF-projekt.
Sättet att närma sig frågan i utredningsarbetet var att man granskar projektrymden och projektaktörerna som en helhet. Hur hittar man effektivt önskade enskilda projekt? Hur förhåller sig projekten till varandra som en helhet? Hur främjar man projektaktörernas nätverkande?
I utredningen som genomfördes av Suomen eOppimiskeskus använde man mångsidigt koncept- och användbarhetsplaneringsmetoder. Exempel på dessa är bland annat jämförande kartläggning (benchmarking), www-förfrågningar, sakkunnigintervjuer, layouter som beskriver användbarhetslösningar och arbetsverkstäder samtidigt både fysiskt och på internet. Sammanlagt deltog drygt 100 projektaktörer och experter från den offentliga förvaltningen.
Den internationella projektkommunikationen i tillväxt
¨Projektens internationalisering och intresset för dem har under de senaste åren växt betydligt. På grund av detta skulle den offentliga förvaltningen behöva mer PR-material om projektbeskrivningarna. De främsta språken är svenska och engelska, men det skulle också finnas användning för ryska, tyska och franska.
Ur nätverkandets synvinkel sett kunde det i RR-Tietopalvelu finnas mer bakgrundspresentationer så som stordia- och videopresentationer samt bakgrundsrapporter osv. En liten men viktig detalj skulle vara att publicera skilt kontaktuppgifterna för den ansvariga för det enskilda projektet och för organisationens ESF-ansvariga.
Många projekt är mångåriga. Man önskade sig mer uppdaterad information om projekten både bland den offentliga förvaltningen och projektaktörerna. Genom mellanrapportering kunde man i viss mån uppfylla detta behov.
Samtidigt konstaterades att detta skulle öka på den administrativa arbetsbördan. Å andra sidan kunde man skapa sätt att uppdatera som är enklare än projektblanketten. Uppdateringen kunde enkelt effektiveras till exempel genom att den offentliga förvaltningens och projektaktörernas www-servrar automatiskt skulle uppdatera bland annat kontaktuppgifter och evenemangskalendrar.
Mot ett mer effektivt nätverkande
Olika sätt att nätverka och nätverk börjar framhävas i och med att organisationernas projektverksamhet växt och på grund av internet. Nätverkande och till det hörande verktyg väckte därför många tankar. Facebook och Twitter togs naturligtvis upp på grund av sin popularitet, men förutom det önskade man sig gemensamma nätverktyg i stil med Microsoft Office -kontorsprogrammen.
En approach skulle vara ett slags ESF-idétorg på nätet. Det skulle erbjuda både verktyg för en gemensam projektförberedelse och ett diskussionsforum.
Man önskade att det för verktygen för projektförberedelse skulle finnas egenskaper med hjälp av vilka man kan samla, bearbeta och analysera information under hela förberedelsen. Under själva projektets gång kunde de användas som hjälp för bland annat koordinering och rapportering.
Oberoende av hurdana verktyg för nätverkande möjligtvis utvecklas skulle det som stöd för nätverkandet behövas en person som koordinerar verksamheten. En sådan arbetsroll skulle lämpa sig för en nätverkskoordinator som antingen kunde jobba för den offentliga förvaltningen eller i en projektaktörs organisation. Nätverkskoordinator är en av många internetyrken. Koordinatorns uppgift är att aktivera nätverkets medlemmar, nätverka dem sinsemellan, ordna skolningar och allmänt utveckla nätverkets mål.
Användbarhetens betydelse växer
RR-Tietopalvelu innehåller alla projektbeskrivningar. Dess användargränssnitt sågs som det största enskilda utvecklingsbehovet. Tjänsten utvecklades redan 2007 och den har inte förnyats sedan dess fastän enbart smarttelefonerna och pekplattorna ändrat på internetanvändningen dramatiskt under de senaste åren.
Snabba internetförbindelser och ökade processoreffekter skulle möjliggöra betydligt mer lättanvända och effektiva användargränssnitt än informationstjänstens nuvarande resultatlistning. En avgörande sak för utvecklingen är att projekten skulle ses som en helhet och inte endast som enskilda projekt.
Projektbeskrivningarna skulle möjliggöra mångsidiga visuella och numeriska användargränssnitt, vilka presenteras omfattande i JESPERI-utredningen. Redan med bara en karta kunde man förevisa ett projekts mållandskap och –kommuner, med färger förevisa projektets effekter på olika områden eller visa de aktiva ESF-aktörerna i ett visst område.
Genom att utveckla RR-Tietopalvelus användbarhet skulle man få rikligt med nytta. Den offentliga förvaltningen kunde rapportera bättre och mer effektivt, projektaktörerna skulle nätverka, ur projekten kunde snabbare ses vad som redan gjorts och journalisterna, medborgarna och forskarna skulle enklare hitta det de letar.
Ur JESPERI kom det i och med olika metoder elva utvecklingsidéer och rekommendationer mot förverkligandet av en möjlig projektportal. Rekommendationerna indelas i fem delområden:
- Användbarhet, alltså beaktande av Lättanvändbarhet och användningens effektivitet,
- främjande av nätverkande
- en projektmodell för en smidig programutveckling
- utveckling av projektorganisationernas marknadsföringskommunikationskunskaper och
- ändringar i projektverksamhetsmiljön.
JESPERI-utredningen kom ut i början av april 2013.
Kari A. Hintikka
Pauliina Mäkelä
Titi Tamminen