DIKOn toteutus hankeasiantuntijoiden näkökulmasta

DIKO-hankesuunnitelmassa oli kuvattu sanallisesti hankkeen toteutuksen eri vaiheita, etenemisen logiikkaa ja Jamkin asiantuntijoiden sekä yritysten johdon ja työntekijöiden välistä kehittämisyhteistyötä. Koska kolmivuotista hankketta on mahdotonta tarkasti suunnitella etukäteen, jouduttiin hankesuunnitelmaa muokkaamaan matkan varrella, tekemään pieniä korjausliikkeitä ja reagoimaan toimintaympäristössä tapahtuneisiin muutoksiin ja kohdeorganisaatioiden uusiin tarpeisiin.

Jamkin näkökulmasta prosessin eläväisyys nosti esille tarpeen visualisoida tämäntyyppinen kehittämishanke vaihe vaiheelta kuvioksi, mikä olisi samalla riittävän tarkka ja yksityiskohtainen ohjatakseen vastaavan hankkeen toteutusta ja toisaalta riittävän joustava antaaksen tilaa erilaisille muutostarpeille. Alla oleva kuvio ja sitä tarkentava teksti pyrkii täyttämään molemmat tarpeet

Kehittämisprosessin kuvaus

1. Johdon tapaaminen. Kehittämisprojekti alkaa organisaation johdon ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun asiantuntijoiden tapaamisella, missä käydään läpi hankesuunnitelma ja tulevan prosessin vaiheet sekä kuullaan organisaation tarkemmat toiveet ja tavoitteet kehittämistyölle. Tapaamisessa laaditaan toimintasuunnitelma ja sovitaan aloitusvaiheen konkreettiset toimenpiteet, kuten henkilöstökyselyn tekeminen ja henkilöstön kehittämistyöpajat. Samalla sovitaan, miten organisaation johtoa tavataan säännöllisesti koko hankeen ajan.
2. Aloitusinfo henkilöstölle. Keskustellaan henkilöstön kanssa tulevasta kehittämisprojektista sekä heidän osallistumisestaan sen eri vaiheisiin. Kehittämisprojektin lähtökohtana on osallistuva kehittäminen, jossa organisaation johto yhdessä henkilöstön kanssa kehittää organisaation toimintaa kohti prosessin alussa määriteltyä tavoitetta. 
3. Tilannekartoitus. Kartoituksen tavoitteena on tehdä analyysi organisaation nykytilasta ja tunnistaa kehittämistarpeet. Tilannekartoitus koostuu johdon haastattelusta, sähköisestä henkilöstökyselystä, työyhteisön toiminnan havainnoinnista sekä johdon ja henkilöstön työpajoista, joissa esimerkiksi SWOT-analyysin tai Learning Cafe -tyyppisen työskentelyn avulla arvioidaan organisaation toimintaa.
4. Tilannekartoituksen tulokset. Jamkin asiantuntijat yhdessä organisaation johdon kanssa esittelevät tilannekartoituksen tulokset henkilöstölle. Tulosten perusteella valitaan yhteiset kehittämiskohteet ja tavoitteet ja sovitaan toimintasuunnitelmasta tavoitteiden toteuttamiseksi.
5. Toimintasuunnitelma. Tavoitteet ja toimenpiteet dokumentoidaan toimintasuunnitelmaan, jonka toteutumista seurataan ja tavoitteita tarkennetaan säännöllisesti. Tavoitteiden toteutumista seurataan mittareilla. Toimintasuunnitelman toteutumisesta vastaa yrityksen johto Jamkin asiantuntijoiden tukemana.
6. Kehittämistyö yrityksissä. Jamkin asiantuntijoiden johdolla organisaatioissa toteutetaan sovitut kehittämistoimenpiteet. Näitä voivat olla mm. esimies- ja tiimivalmennus, viestintäkoulutus, ergonomia- ja työturvallisuuskoulutukset sekä erilaiset yhteiskehittämistyöpajat valituista teemoista.
7. Väliarviointi. Jamkin asiantuntijoiden johdolla organisaatiossa arvioidaan, onko asetetut tavoitteet saavutettu vai tarvitaanko joidenkin kehittämiskohteiden osalta vielä lisätoimenpiteitä. Tarvittaessa käynnistetään uusia kehittämissyklejä.
8. Kehittämistyön tulosten koonti – tilannekartoitus II. Kun sovitut kehittämistoimenpiteet on saatu organisaatiossa päätökseen, toteuttavat Jamkin asiantuntijat tilannekartoituksen uudestaan. Sähköinen kysely henkilöstölle kartoittaa muutoksia työhyvinvoinnissa ja työorganisaation toiminnassa. Johdon ja henkilöstön haastatteluiden avulla arvioidaan toimenpiteiden tuloksellisuutta. Kehittämistyön tulokset kootaan yhteen ja arvioidaan kehittämisprosessin tulos – onko kehittämistyölle asetetut tavoitteet saavutettu.
9. Kehittämisprojektin päätös.

Hankkeesta opittua Jamkin asiantuntijoiden näkökulmasta

Maailma ei tule valmiiksi kolmivuotisen kehittämishankkeen aikana eikä kehittämistyö koskaan etene täysin ideaalimallien ja ennakkosuunnitelmien mukaan. Jatkuva oppiminen on tärkeää, ja myös virheistä voi oppia, kunhan ne analysoidaan ja dokumentoidaan. Seuraavaan on koottu Jamkin hankeasiantuntijoiden näkemyksiä ja kokemuksia DIKO-hankkeessa opitusta.

• Toimintaympäristön muutosta on mahdoton ennustaa (esim. sote-muutoksen eteneminen, yrityskaupat jne.), mutta toimintaympäristön muutokseen tai muuttumattomuuteen on pyrittävä reagoimaan.
• Hankkeen puolessa välissä olisi voinut kuulla voimakkaammin yritysten henkilöstön kokemuksia tehdystä kehittämistyöstä ja näkemyksiä muuttuneista kehittämistarpeista.
• Kolme vuotta on samalla sekä lyhyt aika että pitkä aika kehittämistyölle.
• Yritysten johdon tukeminen muutostyössä on edellytys kaikelle kehittämiselle.
• Yrityksistä olisi pitänyt voimallisemmin löytää ja nimetä vastuuhenkilöitä kehittämisen eri osa-alueille.
• Pienten yritysten omistaja-esimiesten aika kehittämiseen on erityisen rajallista, joten toiminnan fokusointi ja yrittäjien sitouttaminen on tärkeää.
• Yrityskohtaista ja räätälöityä kehittämistyötä olisi voinut olla enemmän.
• Hankkeen ja asiantuntijoiden on oltava joustavia yritysten tarpeiden ja tilanteiden muutoksille.
• Jamkin moniammatillinen kehittämistiimi toimi hyvin. Haasteena oli työtilojen sijainti eri kampuksilla sekä muun työn ja DIKO-hanketyön allakointi ja allokointi hallittavaksi kokonaisuudeksi.

Teksti (DIKO-projektitiimi)
Artikkelikuva: Yhteistyön hedelmät (Auli Dahlström)