Kuinka hankinta digitalisoituu?
Digitalisaatiosta puhutaan paljon, mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa hankintojen osalta? Tästä on organisaatioillakin hyvin vaihtelevia käsityksiä. Onko arvoketju digitalisoitu, kun tilausprosessi on sähköistetty? Voiko sanoa olevansa edelläkävijä digitalisoitumisessa vasta sitten, kun on saavuttanut kokonaisvaltaisen hankinnan digitalisaation, jossa ihmisen manuaalinen työpanos on korvattu automatisoiduilla nykyteknologioilla? Hankinnan digitalisaatio on kumpaakin ja paljon muuta. Ennen kaikkea hankinnan digitalisaatio tulisi nähdä uutena toimintatapana, ei pelkkänä työkaluna.
Tälläkin hetkellä moni organisaatio pohtii, millä laajuudella ilmiöön tulisi reagoida. On selvää, että digitalisaatiolta ei välty eikä ehdottomasti kannatakaan. Yrityksillä on omat polkunsa kuljettavina. Yhdessä organisaatiossa on aloitettu systemaattinen muutostyö hankintaprosessin digitalisoimiseksi ennakoivasti yli vuosikymmen sitten. Toisessa organisaatiossa mietitään mistä kehitystyö tulisi aloittaa. Alkuun pääsemiseksi on syytä lähteä liikkeelle tuijottamalla omaa napaansa. Valmistautuminen alkaa tunnistamalla hankinnan lisäarvo, osana loppuasiakkaan tarvetta. Seuraavaksi tulisi asettaa lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteita, joita kohti kulkea. Prosessia tulisi johtaa, kuin mitä tahansa muutosprosessia. Lopulta voidaan saavuttaa kypsyys uusien menetelmien ja teknologioiden hyödyntämiselle.
Konkreettisesti työ aloitetaan järjestelmän perustietojen, kuten hankinnan toimittaja- ja nimiketietojen yhtenäistämisellä ja siistimisellä. Lisäksi tulisi laittaa prosessit kuntoon. Näitä toimenpiteitä voidaan pitää ennakoivina toimina, jotta digitalisaatiota voidaan jatkossa hyödyntää laajempana kokonaisuutena. Siistitty data ja mallinnetut prosessit ovat edellytys uusien älykkäiden teknologioiden hyödyntämiselle. Uusia, älykkäitä teknologioita ovat esimerkiksi edistynyt data-analytiikka, tekoäly, 3D-tulostus, lohkoketju sekä eri menetelmät kuten robotiikka, automaatio, alustateollisuus tai mobiiliohjattavuus. Vaihtoehtoja on monia ja osa organisaatioista jää seikkailemaan vaihtoehtojen viidakkoon. Sopivimpien vaihtoehtojen löytäminen vaatii huolellista paneutumista, kun lopputulemaa ei voi testata. Laastariksi hankittu työkalu ei välttämättä toimi pidemmällä aikavälillä.
Digitalisaatio tulisi siis nähdä osana päivittäistä tekemistä ja sitä tulisi johtaa systemaattisena kehitysprosessina. Kokonaishyöty piilee yhteneväisessä toimintatavassa, jolloin saavutetaan tiedon läpinäkyvyys ja hyödynnettävyys. Mikä sitten mahdollistaa sen, että toisissa yrityksissä ollaan jo pitkällä kehitystyössä? Ensimmäiseksi auttaa, jos aihe on tunnistettu myös strategisessa päätöksenteossa. Digitalisoituminen näkyykin lähes poikkeuksetta yrityksen kuin yrityksen johdon agendalla. Se löytää tiensä myös hankinnan työpöydälle luoden hankinnan ammattilaiselle uusia osaamistarpeita. Hankinnan ammattilaisella tulisi olla kyvykkyyttä johtaa digitalisaatioprojekteja sekä konkreettisia taitoja esimerkiksi datan analysoinnissa tai ohjelmistorobotiikan käyttöön ottamisessa. Vaikkakin raportointiohjelmat yleistyvät kovaa vauhtia, taulukkolaskentataidot ovat vielä kullan arvoiset. Taulukkolaskennan logiikan ymmärtäminen tukee uusien järjestelmien ja taitojen sisäistämistä.
Uusien teknologisten kyvykkyyksien lisäksi hankinnan digitalisoitumista edistää organisaation oma tahtotila kehittää toimintoja. Hankinnan digitalisoituminen voidaan nähdä omaehtoisena kehittämisenä, jota ei vahvasti aja ulkoiset sidosryhmät kuten asiakkaat. Motivaatiota löytyy, kun halutaan helpottaa omaa tekemistä esimerkiksi automatisoimalla rutiininomaisia tehtäviä. Tuottavuuden parantumisen lisäksi aikaa jää strategiseen työhön. Hankinnan tehtäväkenttä laajenee erityisesti strategisen suunnittelun ja hallinnoinnin tehtävissä, joihin onkin syytä laittaa entistä enemmän resursseja.
Kokonaishyöty on myös tulosta hyvästä yhteistyöstä. Organisaatioiden välinen yhteistyö on noussut tärkeään merkitykseen hankinnoissa, joissa lisäarvo tulee verkostojen kautta. Digitalisoitumista edistää myös onnistunut sisäinen yhteistyö. Sisäisellä yhteistyöllä hiotaan data ja prosessit kuntoon. Tämän lisäksi omaa teknologista osaamista voi hyödyntää myös hankinnan prosessien digitalisoimisessa. Oman osaamisen kautta voi saavuttaa useita hyötyjä. Esimerkiksi omaa ohjelmointiosaamista voi hyödyntää myös hankintaprosessin automatisoinnissa. Kaikki lähtee siis yrityksen omasta tahdosta kehittää toimintoja.
Hankinnan digitalisaatio herättää ristiriitaisia ajatuksia. Jokainen määrittelisi varmasti termin eri lailla, perustuen omaan ideologiaansa. Käytännön sovellutuksissa ilmiö aiheuttaa pohtimista. Kun uusia teknologioita ja menetelmiä vilisee silmissä, minkä polun valitsemme? Muutosvastarinta ja vaihtoehtojen kompleksisuus ovat merkittäviä hidastajia polun varrella. Huomattavaksi digitalisoitumisen hidastajaksi voi nousta myös kokonaiskuvan sirpaloituminen. Tämä kuvaa tilannetta, jossa investoidaan esimerkiksi yksittäisiin työkaluihin tai teknologioihin. Tällöin haasteena on saavuttaa kokonaisvaltainen hyöty tiedon keräämisessä. Usein tilanne tulee vastaan ennalta arvaamatta. Uudet teknologiat, kuten tekoäly, ovat yleisesti trendilistojen kärjessä, mutta käytännössä niiden hyödynnettävyys hankintaprosessissa on vielä vähäistä käytännön sovellutusten ja mahdollisuuksien puuttuessa. Lähitulevaisuus näyttää, mitkä teknologiat ja menetelmät jäävät pysyviksi toimintatavoiksi. Matka hankinnan digitalisaatioon, kohti kokonaisvaltaista toimintatapaa, on käynnissä.
Lisää aiheesta:
Nihtilä, J. 2021. Teollisuuden hankinnan digitalisoituminen. Keinoja hankintojen digitaaliseen kehittämiseen. YAMK opinnäytetyö. Teknologia-ala, Verkostojohtamisen tutkinto-ohjelma. Jyväskylä: Jyväskylän ammattikorkeakoulu.
Opinnäytetyö on tallennettu Theseus-tietokantaan osoitteessa https://publications.theseus.fi/
Uutinen Logy, vuoden 2021 palkitut opinnäytetyöt:
Kirjoittaja Jutta Nihtilä työskentelee Jyväskylän ammattikorkeakoulun Teknologiayksikössä hankinnan lehtorina.