Auditointivierailun järjestäminen on taitolaji
Kansallinen koulutuksen arviointikeskus (Karvi) auditoi suomalaiset korkeakoulut kuuden vuoden välein. Kolmas auditointikierros on alkamassa, ja uutta auditointimallia pilotoivat Yrkeshögskolan Novia ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Osana auditointia auditointiryhmä vierailee auditoitavassa korkeakoulussa, ja JAMKissa vierailu toteutui 12.–13.3.2019. Tässä blogissa kerron käytännön järjestelyistä ja viestinnästä, joita auditointivierailun toteutus edellytti.
Vierailun ajankohta oli ollut tiedossa jo vuotta aiemmin, joten alustavat tilavaraukset sai tehtyä hyvissä ajoin. Muutoin järjestelyt päästiin aloittamaan kunnolla vasta, kun Karvilta saatiin auditointivierailun ohjelma sekä tiedot haastattelujen aiheista. Samalla myös varmistui, että alustavasti varatut tilat soveltuivat tarkoitukseen. Vaikka ohjeet tulivat vasta kuukautta ennen itse vierailua, ne olivat selkeät ja seikkaperäiset, joiden avulla järjestelyjä oli helppo ruveta tekemään. Osana vierailua pääsin myös tutustumaan uuteen puoleen viestinnässä ja tapahtumajärjestämisessä, kun yhteistyötä oli aiempaa enemmän johdon kanssa ja haastatteluihin kutsuttavissa oli myös ulkopuolisia.
Haastateltavien osalta ohjelman julkaisuaikataulu oli hieman haasteellinen, sillä lopulliset kutsuttavat piti miettiä vasta ohjelman saapumisen jälkeen. Auditointimallin pohjalta laadunhallinnan kehittämisryhmällä oli kuitenkin jo etukäteen käsitys siitä, mihin teemoihin liittyen haastateltavia voisi tarvita, ja heitä oli jo alustavasti kysytty. Vierailun ajankohta oli ollut pitkään tiedossa, joten yksiköissä oli myös osattu varautua haastatteluihin. Yksiköt päättivät ja ehdottivat itse väkeä haastatteluihin sekä etsivät myös opiskelijoita. Ulkoisten sidosryhmien mietinnästä vastasi johto. Haastateltavien järjestämisessä oma osuuteni oli lähinnä olla taustalla.
Etukäteisvalmistelut ovat puoli toteutusta
Itse auditoinnista ja lähestyvästä vierailuista oli viestitty pääsääntöisesti sisäisesti. Laadunhallinnan kehittämisryhmä oli tehnyt aiemmin ison pohjatyön miettimällä laatua kuvien kautta, jolloin se on hieman helpommin lähestyttävää, eikä pelkkää teoriaa ja strategiaa. Tätä samaa visuaalista ilmettä pystyi hyvin hyödyntämään vierailuun valmistautumisessa ja vierailua varten tuotetuissa materiaaleissa. Laatu ei kuitenkaan aiheena ole kepeä, joten viestinnässä ei voi liikoja myöskään hassutella esimerkiksi Instagram-postauksilla.
Vierailun järjestäminen vaati paljon yhteistyötä monen eri tukipalvelun kanssa: markkinoinnin, ICT-palvelujen, vahtimestareiden sekä ravintolapalveluiden. Esimerkiksi markkinoinnin kanssa kävin läpi opasteiden ja muun viestinnän yhteistä ilmettä, lainasin erilaisia kylttitelineitä ja tarvikkeita sekä sain vinkkejä ja apua viestintään. Osan materiaaleista pystyin tekemään itse, mutta osan teki esimerkiksi graafikko. Näiden tekemiseen piti varata hyvin aikaa ja suunnitelmallisuutta, ja samanaikaisesti tekeminen piti jättää lähelle itse vierailua, jotta muutokset olisivat mahdollisimman pieniä. Esimerkiksi haastattelujen ja työpajojen nimikylttien tulostamisessa ja järjestelemisessä meni yllättävän paljon aikaa.
Vierailua edeltävä päivä meni tilojen järjestelemisessä sekä viime hetken tarkistuksissa ravintolapalveluiden ja muun laaturyhmän kanssa keskustellessa siitä, mitä tapahtuu missäkin kohtaa. Auditointivierailun aikataulu oli tiivis, joten sillä ei ollut varaa ruveta venymään. Haastattelu- ja valmistautumistila olivat onneksi vierekkäin, joten vaihdot pystyi tekemään sujuvasti haastattelujen välillä.
Tilanne päällä
Vierailun aikana oli oltava koko ajan perillä, mitä tapahtuu milläkin hetkellä ja mitä on seuraavaksi tulossa, jotta pystyi valmistelemaan seuraavan osuuden valmiiksi ja vaihdot sujuivat ryhmien välillä jouhevasti. Isompia yllätyksiä vierailun aikana ei tullut lukuun ottamatta tarjoilujen pieniä tarkennuksia. Yllättäviä poisjääntejäkään ei onneksi ollut kuin pari, ja kaikki haastateltavat löysivät hyvin paikalle.
Laaturyhmän jäsenet oli etukäteen jaettu vuoroihin vierailun ajaksi, jotta he voisivat olla vastaanottamassa tulijoita sekä auttamassa järjestelyissä. Tämä osoittautui kuitenkin jo ensimmäisen päivän aikana tarpeettomaksi, joten heidät pystyi vapauttamaan omiin töihinsä. Vierailun aikana vararehtori ja laatupäällikkö aloittivat sisäisen tiedotteen hahmottelua vierailusta.
Ensimmäisen haastattelun jälkeen rehtori twiittasi vierailun alkamisesta, lisäksi vierailusta julkaistiin myös Facebookissa ja Instagramissa. Muutoin vierailusta ja auditoinnin etenemisestä ei viestitty ulkoisesti erikseen, sillä auditointiprosessi on keskeneräinen. Tässä kohtaa oli jälleen uuden oppimisen paikka, kun näkemykseni ulkoisesti viestimisestä oli aluksi toinen.
Paluu arkeen
Kun vierailu oli ohi, oli vuorossa tilojen palauttaminen ennalleen, materiaalien purku ja palautus sekä alustava läpikäynti vierailun kulusta. Sisäinen tiedote viimeisteltiin myös valmiiksi, ja se julkaistiin heti seuraavana päivänä. Vierailu oli näkyvä tapahtuma, mutta samalla on kuitenkin muistettava, että se on auditoinnista näkyvin asia; pohjatyö auditointiin valmistautumisessa on tehty edellisen vuoden aikana, ja siinä ovat olleet mukana koko henkilöstö sekä opiskelijat.
Vierailun päättymisen jälkeen työmäärä väheni auditoinnin osalta, sillä nyt odotetaan auditoinnin tulosta. Päivämäärät tuloksen julkistamiselle ja auditoinnin palautetilaisuudella ovat jo selvillä, joten seuraavana vuorossa onkin näihin valmistautuminen.
Taru Särkkä
Suunnittelija