Kun kerään vastauksia opparia varten kyselylomakkeella, missä voin säilyttää tuon materiaalin?? KSSHP:n ohje on että ne säilötään johonkin arkistoon (amk-opiskelijalla sinne ei taida olla pääsyä), onko JAMKilla tällaiselle lähdemateriaalille omaa ”säilöä”?? Voinko esim. tallentaa sähköiset vastaukset muistitikulle ja tuoda ne kirjastoon säilöön??
Vastaus:
Onpa mielenkiintoinen kysymys!
Sen verran täsmennän, että mielestäni tässä kysymyksessä ei ole kyse lähdeluettelossa ilmoitetusta lähdemateriaalista, vaan tutkimusaineistosta, jonka opiskelija on hankkinut tutkimuksensa aikana kyselyllä, haastatteluilla tai muilla menetelmillä.
Opinnäytetöiden arkistoinnista on JAMKissa olemassa tällainen käytäntö, suora lainaus asiakirjahallinnan asiantuntijalta Mirja Nojoselta: ” JAMK säilyttää pysyvästi vain arvosanalla viisi (5) olevat opinnäytetyöt ja nämäkin toimitetaan vielä tällä hetkellä paperisena arkistoitavaksi. Muiden töiden osalta säilytysaika on 10 vuotta.”
Mutta tutkimusaineistojen säilyttämisestä arkistointiohje ei kerro mittään.
Vastauksen saamiseksi minun oli käännyttävä monen eri toimijan puoleen.
JAMKin kirjasto: ei
Kirjastonjohtaja Teemu Makkosen mukaan kirjasto ei tallenna tutkimusaineistoja muistitikuille tms.
JAMKin arkisto: ei
Suunnittelija, arkistovastaava Mirja N. linjaa näin:
Rivien välistä tulkittuna kysyjä tekee potilastietokyselyä, jonka vastausmateriaali sisältää arkaluontoista henkilötietoa. Kyselyn suorittaja vastaa aina aineiston tietoturvallisesta säilyttämisestä ja aikanaan tiedon hävittämisestä. JAMKin järjestelmiin tällaista materiaalia ei voida tietoturvan vuoksi tallentaa vaan aineisto on aina oltava erillisellä tallevälineellä tai paperilla. Ymmärrän kysyjän huolen.
Hyvinvointiyksikön arkisto: ei
Hyvinvointiyksikön koordinaattorin Satu Hypénin mukaan tutkimusaineistoja ei tallenneta opinnäytetyön arkistokappaleen yhteyteen:
Arkistossamme ovat ainoastaan opinnäytetöiden arkistokappaleet. Tutkimusaineistoa ei arkistoon opinnäytetöiden yhteydessä ole toimitettu tai arkistoitu.
Sairaanhoitopiirin arkisto: ei
Keski-Suomen sairaanhoitopiirin hoitotyön tutkimus- ja kehittämispäällikkö Tuula Kivinen vastaa näin:
Ilmeisesti opinnäytetutkimuksen aineistoa on siis kerätty kyselylomakkeilla. Kun tuo kyselyaineisto on tallennettu tilasto-ohjelmaan (esim. SPSS), aineisto analysoitu ja opinnäytetutkimus julkaistu, alkuperäiset kyselylomakkeet tuleekin hävittää asianmukaisesti. Tallennettu aineistohan ei sisällä tunnistetietoja.
Kyselylomakkeita ei siis säilytetä tämän jälkeen, eikä sairaanhoitopiirissä ole mitään yleisiä aineistojen säilytystiloja, vaan aineistojen säilyttämiseen, tallentamiseen ym. asiathan määritellään jo tutkimussuunnitelmassa kunkin tutkimuksen osalta.
Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto: ehkä
Tampereella sijaitsevan Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston Helena Laaksonen kertoo, että arkisto seuloo ne aineistot, mitä se ottaa ja mitä ei ota:
Opiskelija voi lähettää aineistonsa tietoarkistoon ja arvioimme, otetaanko se arkistoitavaksi. Ts. ihan mitä tahansa aineistoa emme arkistoi, mutta meillä on mm. graduun kerättyjä aineistoja.
Aineiston arkistoinnista tehdään aineiston tekijän (omistajan) kanssa sopimus, kun aineiston arkistoinnista on ensin päätetty. Arkistointisopimuksen voi alustavasti täyttää (ja tallentaa) ja lähettää sähköpostilla minulle kuten muunkin materiaalin. Suora linkki sopimukseen: www.fsd.uta.fi/fi/lomakkeet/Arkistointisopimus.pdf
Lisätietoja arkistoinnista voi lukea verkkosivuiltamme: http://www.fsd.uta.fi/fi/aineistot/arkistointi/index.html
Jos tutkimusaineisto kelpaa tietoarkistoon, tässä lyhyesti ohjeistusta, mitä pitää tehdä:
Jotta aineisto on sujuvasti arkistoitavissa, kannattaa perehtyä Tutkimusaineistojen tiedonhallinnan käsikirjan ohjeisiin: http://www.fsd.uta.fi/tiedonhallinta/
Käytännössä tarvitsemme datatiedoston, tyhjän lomakkeen (tai jos lomaketta ei ole tallessa esitetyt kysymykset siinä muodossa ja järjestyksessä, jossa ne ovat olleet lomakkeella), mahdollisen muuttujaluettelon ym. kuvailutietoja (ks. kuvailulomakkeet: http://www.fsd.uta.fi/fi/lomakkeet/ -> Aineistonkuvaus (kvantitatiivinen ja kvalitatiivinen erikseen).
Aineiston voi lähettää tietoarkistoon sähköpostitse Laaksoselle tai paperimateriaalin postitse osoitteeseen: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (FSD), Helena Laaksonen, 33014 Tampereen yliopisto
Vastaus tiivistetysti
- Tutkimussuunnitelmassa määritellään aineistojen säilyttämiseen, tallentamiseen ym. liittyvät asiat. Opinnäytetyön ohjaajan kanssa kannattaa asiasta keskustella. Ja voipi olla, että myös toimeksiantajalla saattaa olla asiaan jokin kanta.
- Jos säilyttäminen on perusteltua (ja hyväksytyssä tutkimussuunnitelmassa tms. asiakirjassa määritelty), opiskelija voi kysyä Yhteiskuntatieteellisestä tietoarkistosta, onko tutkimusaineisto sellainen, että sen voi sinne arkistoida.
- Muussa tapauksessa tutkimusaineisto on säilytettävä tietoturvallisesti opinnäytetyön ajan ja hävitettävä se, silloinkin tietoturvallisesti, opinnäytetyön hyväksymisen ja julkaisemisen jälkeen.