Oppariblogi

Vastauksia opparin raportointia koskeviin kysymyksiin & vinkkejä tiedon etsintään

Tag Archives: arkistointi

Kypsäri, opparin arkistointi ja Theseukseen tallennus

Tietyt kysymykset ovat yleistyneet lähipäivinä mm. kirjaston asiakaspalvelussa. Tässä kollegojeni vastauksia:

  • Kypsyysnäyte tehdään sen jälkeen, kun opinnäyte on jätetty arvioitavaksi (ks. amk ja yamk).
  • JAMKin sähköiseen arkistoon työn voi tallentaa vasta, kun työn nimi näkyy ASIOssa, eli kun se on arvioitu.
  • Jokaikinen opiskelija laittaa itse työnsä sähköiseen arkistoon, vaikka työssä olisi useampi tekijä.
  • Theseukseen sen sijaan riittää, että työ tallennetaan vain yhden kerran; tallennustietoihin laitetaan molempien tekijöiden nimet. (Ks opinto-oppaan ohjeet .)

Lisään tuohon vielä sen, että opinnäytetyön paperiversion voi lukea ja lainata kirjastosta silloin, kun työtä ei julkaista Theseuksessa. Ne ovat oppareita, joihin opiskelijat tai koulutusalat eivät ole antaneet verkkojulkaisulupaa.

Ohjeet opinnäytetyön julkisuudesta ja salassapidosta ovat JAMKin intranetissa.

Salatut liitteet – erilaiset versiot opparista

Meidän tulisi salata opparimme liitteet Theseukseen tässä pikapuoliin. Miten se käytännössä tapahtuu? Jätämmekö ne vain pois työstämme?

Kuvailulehteen olemme ilmoittaneet että liitteet työstä salattu. Teemmekö työstämme siis kaksi pdf tiedostoa, toinen liitteineen arvioitavaksi ja toinen ilman liitteitä Theseukseen?

Vastaus:

Teette näin:

  • Jätätte opparin liitteineen arvioitavaksi.
  • Opinnäytetyö arvioidaan. Saatatte joutua vielä korjailemaan joitakin asioita ennen verkkojulkaisua.
  • Mahdollisten korjailujen jälkeen laitatte Theseukseen opparin, josta on poistettu ne liitteet, jotka eivät ole julkisia.

Julkinen versio Theseukseen

Theseukseen tulee siis julkinen versio opparistanne.

Theseus ei ole kuitenkaan arkisto, vaan paikka/palvelin, jossa amkit julkaisevat oppareitaan ja muita verkkojulkaisuja.

Täydellinen versio JAMKin arkistoon

Opinnäytetyönne täydellinen versio arkistoidaan JAMKin arkistoon (tiedostona). Katso ohjeet Elmosta.

Kirjasto ei ota vastaan salaisia oppareita

Olettehan jo nähneet tai kuulleet nämä uutiset?

Salaiset työt

Kirjasto ei ota enää vastaan salaisia opinnäytetöitä eikä niiden salaisia osia. Salaiset työ säilytetään JAMKin arkistossa. Kirjastossa asiakkaiden käytössä ovat vain julkiset opinnäytetyöt tai opinnäytetöiden julkiset versiot.

Tiivistelmätietokanta

Kirjasto luopuu Tiivistelmätietokannan ylläpidosta 1.8.2014 alkaen. Luopumisen peruste on järjestelmän tekninen vanheneminen.

Tiivistelmätietokanta pysyy katseltavana, kunnes se on perusteltua poistaa myös katselukäytöstä.

Tutkimusaineisto talteen?

Kun kerään vastauksia opparia varten kyselylomakkeella, missä voin säilyttää tuon materiaalin?? KSSHP:n ohje on että ne säilötään johonkin arkistoon (amk-opiskelijalla sinne ei taida olla pääsyä), onko JAMKilla tällaiselle lähdemateriaalille omaa ”säilöä”?? Voinko esim. tallentaa sähköiset vastaukset muistitikulle ja tuoda ne kirjastoon säilöön??

Vastaus:

Onpa mielenkiintoinen kysymys!

Sen verran täsmennän, että mielestäni tässä kysymyksessä ei ole kyse lähdeluettelossa ilmoitetusta lähdemateriaalista, vaan tutkimusaineistosta, jonka opiskelija on hankkinut tutkimuksensa aikana kyselyllä, haastatteluilla tai muilla menetelmillä.

Opinnäytetöiden arkistoinnista on JAMKissa olemassa tällainen käytäntö, suora lainaus asiakirjahallinnan asiantuntijalta Mirja Nojoselta: ” JAMK säilyttää pysyvästi vain arvosanalla viisi (5) olevat opinnäytetyöt ja nämäkin toimitetaan vielä tällä hetkellä paperisena arkistoitavaksi. Muiden töiden osalta säilytysaika on 10 vuotta.”

Mutta tutkimusaineistojen säilyttämisestä arkistointiohje ei kerro mittään.

Vastauksen saamiseksi minun oli käännyttävä monen eri toimijan puoleen.

JAMKin kirjasto: ei

Kirjastonjohtaja Teemu Makkosen mukaan kirjasto ei tallenna tutkimusaineistoja muistitikuille tms.

JAMKin arkisto: ei

Suunnittelija, arkistovastaava Mirja N. linjaa näin:

Rivien välistä tulkittuna kysyjä tekee potilastietokyselyä, jonka vastausmateriaali sisältää arkaluontoista henkilötietoa. Kyselyn suorittaja vastaa aina aineiston tietoturvallisesta säilyttämisestä ja aikanaan tiedon hävittämisestä. JAMKin järjestelmiin tällaista materiaalia ei voida tietoturvan vuoksi tallentaa vaan aineisto on aina oltava erillisellä tallevälineellä tai paperilla. Ymmärrän kysyjän huolen.

Hyvinvointiyksikön arkisto: ei

Hyvinvointiyksikön koordinaattorin Satu Hypénin mukaan tutkimusaineistoja ei tallenneta opinnäytetyön arkistokappaleen yhteyteen:

Arkistossamme ovat ainoastaan opinnäytetöiden arkistokappaleet. Tutkimusaineistoa ei arkistoon opinnäytetöiden yhteydessä ole toimitettu tai arkistoitu.

Sairaanhoitopiirin arkisto: ei

Keski-Suomen sairaanhoitopiirin hoitotyön tutkimus- ja kehittämispäällikkö Tuula Kivinen vastaa näin:

Ilmeisesti opinnäytetutkimuksen aineistoa on siis kerätty kyselylomakkeilla. Kun tuo kyselyaineisto on tallennettu tilasto-ohjelmaan (esim. SPSS), aineisto analysoitu ja opinnäytetutkimus julkaistu, alkuperäiset kyselylomakkeet tuleekin hävittää asianmukaisesti. Tallennettu aineistohan ei sisällä tunnistetietoja.

Kyselylomakkeita ei siis säilytetä tämän jälkeen, eikä sairaanhoitopiirissä ole mitään yleisiä aineistojen säilytystiloja, vaan aineistojen säilyttämiseen, tallentamiseen ym. asiathan määritellään jo tutkimussuunnitelmassa kunkin tutkimuksen osalta.

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto: ehkä

Tampereella sijaitsevan Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston Helena Laaksonen kertoo, että arkisto seuloo ne aineistot, mitä se ottaa ja mitä ei ota:

Opiskelija voi lähettää aineistonsa tietoarkistoon ja arvioimme, otetaanko se arkistoitavaksi. Ts. ihan mitä tahansa aineistoa emme arkistoi, mutta meillä on mm. graduun kerättyjä aineistoja.

Aineiston arkistoinnista tehdään aineiston tekijän (omistajan) kanssa sopimus, kun aineiston arkistoinnista on ensin päätetty. Arkistointisopimuksen voi alustavasti täyttää (ja tallentaa) ja lähettää sähköpostilla minulle kuten muunkin materiaalin. Suora linkki sopimukseen: www.fsd.uta.fi/fi/lomakkeet/Arkistointisopimus.pdf

Lisätietoja arkistoinnista voi lukea verkkosivuiltamme: http://www.fsd.uta.fi/fi/aineistot/arkistointi/index.html

 Jos tutkimusaineisto kelpaa tietoarkistoon, tässä lyhyesti ohjeistusta, mitä pitää tehdä:

Jotta aineisto on sujuvasti arkistoitavissa, kannattaa perehtyä Tutkimusaineistojen tiedonhallinnan käsikirjan ohjeisiin:  http://www.fsd.uta.fi/tiedonhallinta/

Käytännössä tarvitsemme datatiedoston, tyhjän lomakkeen (tai jos lomaketta ei ole tallessa esitetyt kysymykset siinä muodossa ja järjestyksessä, jossa ne ovat olleet lomakkeella), mahdollisen muuttujaluettelon ym. kuvailutietoja (ks. kuvailulomakkeet: http://www.fsd.uta.fi/fi/lomakkeet/ -> Aineistonkuvaus (kvantitatiivinen ja kvalitatiivinen erikseen).

Aineiston voi lähettää tietoarkistoon sähköpostitse Laaksoselle tai paperimateriaalin postitse osoitteeseen: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (FSD), Helena Laaksonen, 33014 Tampereen yliopisto

 Vastaus tiivistetysti

  • Tutkimussuunnitelmassa määritellään aineistojen säilyttämiseen, tallentamiseen ym. liittyvät asiat. Opinnäytetyön ohjaajan kanssa kannattaa asiasta keskustella. Ja voipi olla, että myös toimeksiantajalla saattaa olla asiaan jokin kanta.
  • Jos säilyttäminen on perusteltua (ja hyväksytyssä tutkimussuunnitelmassa tms. asiakirjassa määritelty), opiskelija voi kysyä Yhteiskuntatieteellisestä tietoarkistosta, onko tutkimusaineisto sellainen, että sen voi sinne arkistoida.
  • Muussa tapauksessa tutkimusaineisto on säilytettävä tietoturvallisesti opinnäytetyön ajan ja hävitettävä se, silloinkin tietoturvallisesti, opinnäytetyön hyväksymisen ja julkaisemisen jälkeen.

Mustavalkoinen kansilehti kelpaa

Kansilehti vaaditaan värillisenä, siis ohjeissa. Mutta onko sillä enää mitään merkitystä, koska opparit julkaistaan verkossa, eikä siinä arkistokappaleessa tarvitse olla värejä?

Vastaus:
Piti oikein tarkistaa, mitä raportointiohjeessa sanotaan. Voikohan tämän kohdan ymmärtää vaatimukseksi väritulostuksesta: ”Kansilehden pohja on saatavana sähköisessä muodossa kirjaston www-sivuilla”? Mielestäni ei voi.

Kansilehden pohja, samoin kuin kuvailulehden pohja, on kirjaston sivuilla. Kansilehdessä ylätunniste ja JAMKin logo ovat värilliset, muut mustaa tekstiä. Opiskelija tallentaa kansilehden pohjan toisella nimellä oman työnsä kansilehdeksi. Oman kansilehden voi sitten tulostaa joko värillisenä tai mustavalkoisena.

Näkökulmia mustavalko- vai väritulostusproblematiikkaan:

1) Verkkojulkaiseminen ei vaadi väritulostusta. Theseuksessa julkaistavissa e-oppareissa kansilehti näkyy värillisenä. Arviointia varten mahdollisesti tulostetun paperiversion kansilehti voi tällöin olla mustavalkoinen. (E-oppari = tiedostona eli sähköisessä muodossa oleva opinnäytetyö.)

2) Oppareiden arkistointi ei vaadi väritulostusta. Arkistointiin käy kumpi vaan: joko mustavalkoinen tai värillinen opinnäytetyö. Valkoiselle paperille mustalla printattu teksti ja kuvat säilyvät parhaiten, mutta käytännössä tällä ei ole merkitystä. Arkistokappaleessa oleellisinta on valkoinen paperi. Arvosanan 5 saaneet työt arkistoidaan pysyvästi, muiden oppareiden säilytysaika on kymmenen vuotta. (Tieto saatu suunnittelija Mirja Nojoselta.)

3) JAMKin tietohallinnon kanta on: jos vaan mahdollista niin sähköisesti värillisinä ja paperiversiot minimiin (tietohallintopäällikkö Ari Ilkan neuvo).

4) Paperisen opparin julkaiseminen värillisenä ok, samoin mustavalkoisena. Työ, jota ei julkaista verkossa, julkaistaan paperiversiona, jollei ole salainen. Paperisia oppareita voi lukea ja lainata kirjastossa. Totta toki on, että värillinen kansilehti näyttää vähemmän monistemaiselta ja värilliset kuviot elävöittävät tekstiä mukavasti. Mutta paperisissa oppareissakaan värillisyys ei ainakaan raportointiohjeen mukaan ole pakollista.

Ja esimerkiksi Lutakossa opiskelijoilla ei edes ole väritulostusmahdollisuutta, Pohjolaisen Pirjo selvitteli asiaa.

HUOM! Jos koulutusohjelma ja/tai opinnäytetyötä ohjaavat opettajat edellyttävät työn väritulostamista, noudattakaa silloin heidän antamiaan ohjeita.

Summa summarum:
Kansilehteä ei vaadita värillisenä raportointiohjeessa. Väritulosteilla ei ole merkitystä silloin, kun oppari julkaistaan verkossa. Arkistokappaleessa ei tarvitse olla värejä.