Valtion hankintatoimi digitalisoituu
Miten valtion hankintatoimi digitalisoituu vuonna 2019? Aihetta pohtii JAMK:lla viimeistä vuotta opiskeleva Elina Leskinen.
Valtiovarainministeriö johtaa valtion hankintojen digitalisointiin tähtäävää ohjelmaa, joka on määrä saada valmiiksi vuoden 2019 loppuun mennessä.
Valtiovarainministeriöllä on nettisivuillaan aihetta käsittelevä osio. Hankkeen esittelyssä käytetään vahvasti visuaalista otetta, ja se on linjassa esimerkiksi Verohallinnon uuden visuaalisemman viestinnän kanssa. Kuvallisin keinoin esitetyllä prosessikaaviolla Valtiovarainministeriö selittää hankkeen nykytilan ja tavoitetilan. Selkeää ja ymmärrettävää, hyvä VM!
Valtion hankintojen digitalisoinnissa on kyse isosta uudistuksesta, jossa koko valtion hankintaprosessin toimintatavat muuttuvat tietojärjestelmien ja automaation avulla. Uudistuksen luvataan helpottavan elämää sopan kaikille hämmentäjille: hankintatoimen työntekijöille, valtiolle, kansalaisille ja yrityksille.
Hankintatoimen nykytilaa VM kuvataan sekavaksi, raskaaksi ja byrokraattiseksi. Tämän voi päätellä jo prosessikaavion nykyhetkessä elävän hankintavirkamiehen olemuksesta. Voin vain kuvitella!
Tällä hetkellä kaikilla valtion virastoilla on erilaiset käytännöt ja tietojärjestelmät hankinnoissaan, ja ne eivät kommunikoi hyvin keskenään. Tieto on hajallaan eri järjestelmissä, jolloin hankintoja on vaikea suunnitella ja johtaa. On olemassa päällekkäistä työtä, jota tehdään manuaalisesti eri paikoissa. Hankintoja saatetaan tehdä oman varsinaisen viran ohella ilman riittävää osaamista. Yritykset puolestaan eivät tiedä tai saa tietoa valtion hankintojen aikatauluista, tai siitä, miten valtion kanssa edes päästään tekemään sopimuksia. Myös tarjousten laatiminen on raskasta ja jäykkää.
Valtiovarainministeriön tavoite valtion hankintojen tilanteeksi vuonna 2019 on ilahduttavan moderni! Prosessikaavion apea hankintavirkamies on vaihtunut peukkua näyttäviin ja hymyssä suin töitä paiskiviin virkamiehiin.
Ilo on perusteltua, jos tavoitteisiin päästään, sillä vuonna 2019 kaikilla eri virastojen hankinnoilla on yhteiset tietojärjestelmät ja toimintamallit, ja hankintatoimea on vahvalla kädellä striimattu. Iloisten hankintavirkamiesten toimistolla tieto virtaa kaikkien saataville. Suunnittelu ja johtaminen keskittyy ja tulee läpinäkyväksi, ja päällekkäinen työ poistuu, kun tietoja tallennetaan järjestelmiin vain kerran. Laskujen kierrättäminen katoaa, koska maksatukset hyväksytään tilaamisen yhteydessä. Yrityksille valtion aikatauluista kertoo julkinen kilpailutuskalenteri, ja toimittajien tiedot ovat kaikille saatavilla
VM kertoo, että valtion hyöty tästä kaikesta on rahan säästäminen ja parhaiden sopimuskumppanien löytäminen. Johtaminen selkeytyy ja toiminta tehostuu, kun byrokratiaa vähennetään. Valtion työntekijän aika suuntautuu varsinaisiin työtehtäviin, kun hallinnollisiin asioihin menevä työaika pienenee. Yrityksille uudistus merkitsee selkeää viestintää kilpailutuksista ja niiden ajankohdista, ja tekee valtiosta heille houkuttelevamman yhteistyökumppanina, kun prosessista tulee läpinäkyvämpi. Kansalaisen oikeus tietää julkisten varojen käytöstä toteutuu paremmin, ja valtion tehostuneen toiminnan ansiosta myös kansalaisen saamat palvelut paranevat.
Tekstin on kirjoittanut kokonaisuudessaan Elina Leskinen osana Hankintojen analysointi ja kehittäminen – opintojaksoa, jonka yhtenä teemana oli hankinnan tietojärjestelmät.
Kirjoittajat: Elina Leskinen, opiskelija, JAMK ja Marjo Turunen, lehtori, JAMK