Oppariblogi

Vastauksia opparin raportointia koskeviin kysymyksiin & vinkkejä tiedon etsintään

Tag Archives: MSOffice

Vältä pdf-tiedostoja Urkundissa

Voimmeko lähettää opparin Urkundiin pdf-tiedostona?

Vastaus:

Optimassa olevassa opiskelijan urkund-pikaohjeessa lukee näin:

”Suositeltavinta on käyttää Microsoft Wordin (.doc ja .docx) tai OpenOfficen (.odt) tiedostomuotoja. Vältä pdf-tiedostojen lähettämistä.”

Samaa asiaa on käsitelty myös aiemmin blogissani, katsokaa esimerkiksi tämä: http://blogit.jamk.fi/oppari/2011/11/09/urkund-hyvaksyy-monta-tiedostoa/

Urkund on JAMKissa käytössä oleva plagioinninesto-ohjelma.

Urkund-vastuuhenkilö Anne Luukkonen täydentää vastaustani:

Urkundin käyttöohjeet löytyvät Optimasta (optima.jamk.fi) -> Opinfoorumi -> Ohjeita tietojärjestelmien käyttöön

Laajemmassa ohjeessa sanotaan näin:

”Urkund tukee yli 60 eri tiedostomuotoa, joten se, millä ohjelmalla opiskelija työnsä laatii, ei käytännössä rajoita
järjestelmän käyttöä tai aiheuta yhteensopivuusongelmia. Suositeltava tiedostomuoto on Word.
Huomaa, että PDF-tiedostot saattavat olla ongelmallisia, ellei niitä ole tuotettu PDF-formaatin kehittäneen Adoben
ohjelmilla.”

Opparin osanvaihdot ja sisällysluettelo

Bongasin työkaverin sähköpostiviestistä linkin Itä-Suomen yliopiston ohjesivuston yhteen ohjeeseen (snip-toiminto).  Sattumalta huomasin samalla, että sivustolla on ohjeita myös Wordin käyttöön (Word 2010).

Opiskelijat kaipaavat usein ohjeita opparin eri osien vaihtoon, sillä opparissa on eri osina tosiaan kansilehti, suomenkielinen kuvailulehti, enkunkielinen kuvailulehti, tekstiosa ja liitteet. Osanvaihdot kantsii monesti määritellä ennen kuin alkaa suoltaa varsinaista tekstiä. (Toinen tapa on tehdä jokainen osa omaksi tiedostokseen ja muuttaa ne opparin valmistuttua PDF-tiedostoiksi ja sitten yhdistää ne PDF-tiedostojen yhdistelytyökalulla yhdeksi kokonaisuudeksi.)

Jos haluaa hyödyntää Wordin sisällysluettelo-toimintoa, otsikot on ensiksi määriteltävä tyyleiksi.

Tässä muutama linkki Itä-Suomen yliopiston ohjesivustolle:

Otan mielelläni vastaan vinkkejä koskien osanvaihdoista tai sisällysluetteloista tehtyjä ohjeita tai videoita.

Eka essee ja LibreOfficen säädöt

Koetan ensimmäistä esseetä väsätä, kiitosta vaan, raportointiohjeen muodossa. Hieman tuotti vain hankaluuksia portata kaikki säädöt libreofficeen, jota käytän englannin kielellä. Ensimmäinen essee pitää palauttaa raportointiohjetta soveltaen tällä viikolla ja parin viikon päästä on ict-taidot-kurssin kontaktitunnit, joilla opetetaan tekemään dokumentteja raportointiohjeen muodossa.

Vastaus:
Juttelin raportointiohjeen toisen kirjoittajan eli Satu Liukon kanssa.

Ohjeemme on, että ekavuotiset voivat relata esseiden ja muiden kirjallisten töiden ulkoasuun liittyvissä säädöissä, kunnes ovat käyneet tietotekniikka-kursseilla niitä opettelemassa.

Tosin JAMKissa taidetaan opettaa marginaalien, sivunumeroinnin sun muiden sellaisten teko MSWordillä, joka on useimpien opiskelijoiden käytössä vain koulun koneilla. Mutta anyway, tärkeintä ensimmäisissä esseissä on harjoitella kirjallisen tekstin tuottamista ja usein myös tekstin jäsentämistä niin, että siinä on alkukohta, keskikohta ja lopetus.

Usein ekat esseet ovat omaa pohdintaa, johon ei tarvitse etsiä muita tietolähteitä kuin siinä hartioilla keikkuva ikioma päänuppi. Jos kuitenkin käytät muitakin lähteitä, tsekkaa lähdemerkintätapa vaikka pikaohjeesta, johon on linkki kirjaston oppariohjeiden sivulla (alaosassa).

Jos tarvitset apua englanninkielisten teknisten sanojen kääntämiseen, käytä kirjaston Nelli-portaalissa MOT-sanakirjaston Englannin tekniikka ja kauppa -sanakirjaa. Voit kirjautua portaaliin JAMKin tunnuksillasi kotoasikin Kirjaudu sisään -linkistä. Ja on tuo MOT hyödyllinen muidenkin sanojen kääntämisessä! MOTissa on muitakin sähköisiä sanakirjoja: ruotsi, saksa, ranska, venäjä, suomi.

Osien vaihdot opparissa

Pidemmälle edenneet opiskelutoverini ovat suositelleen heti aloittaessa kirjallista raporttia liittämään työhön kannen sekä suomen- ja englanninkieliset kuvailulehdet. Ja sitä käytäntöä oli koulunkin puolesta neuvottu. Virallinen ohjeistus on liittää ne vasta lopuksi yhteiseen pdf-tiedostoon.

Mikä on sinun ohjeesi asiaan? Kannen olen onnistunut kikkailemaan samaan tiedostoon, mutta kuvailulehtiä en sitteen millään konstilla open officea käyttämällä. 

Vastaus:
Kumpikin tapa käy.

Erillistiedostoina ne on helpompi yhdistää yhdeksi yhtenäiseksi PDF-julkaisuksi Theseus-julkaisuarkistoon viemistä varten, JAMKissa on siihen yhdistelytyökalukin. Varsinkin liitteet tuottavat joskus hankaluuksia muulla tavoin toimiessa.

Mutta yhtä hyvin käy sekin, että jo aloittaessaan opiskelija liittää yhteen kannen, kuvailulehdet ja tekstiosuuden. Silloinhan siitä tulee jo valmiiksi yksi yhtenäinen dokumentti, jonka voi tallentaa PDF-tiedostoksi (valmis oppari laitettavaksi Theseukseen). Tässä vaihtoehdossa opiskelijan on osattava määritellä osien vaihdot oikeisiin kohtiin tiedostoa.

Minä en taida olla oikea henkilö neuvomaan tekstinkäsittelyohjelmia koskevissa pulmissa. Joissakin koulutusohjelmissa tämä asia tietääkseni opetetaan atk-tunnilla.

P.S.
Viittasit pidemmille edenneisiin opiskelutovereihisi. Niin sanottu pielavetinen ratkaisu voisi olla, että saat joltain opiskelijakaveriltasi Open Officella tehdyn tiedoston, jossa on kansilehti, kuvailulehdet ja tekstiosa yhdistetty. Sitten tallennat tiedoston haluamallasi nimellä ja muutat omat tekstisi siihen.

Kansilehti ja tekstisivujen asettelu

Aloitin juuri opiskelun Jamkissa ja tarvitsisin pikaista neuvoa raportointiohjeen toteuttamiseen. Minulla ei ole Microsoft office- pakettia, vaan käytän Open Officea ja Mac:in iWork:iä. Olen monen tunnin ajan yrittänyt saada kansilehdestä jatkettua esseen kirjoittamista, ja saankin Jamkin logot yms. poistettua normaalisti seuraavilta sivuilta,  mutta marginaalien asettelu ei millään osu juuri kohdalleen tuon 4,3 ja 2cm kanssa. Kun mittaan marginaalit esim. tulostettaessa marginaali vasemmalta on kyllä oikein (tai lähes, noin 4,1cm), mutta muut jää väkisin 2,5 cm. Kuinka tarkkoja nämä marginaalin sentit ovat?

Onko mahdollista, että aina kun lähetän opettajalle työn esim. Optiman kautta, että voisin lähettää kansilehden erillisenä tiedostona, sillä se tuntuu vain sekoittavan ohjelmaa? (Jos on mahdollista, tietävätkö opettajat tästä?) — Open Office ei edes tulosta koko kansilehteä oikein. Olen yleensä ollut hyvä käyttämään näitä ohjelmia, mutta nyt sormi menee suuhun, kun kaikki ohjeet, mallit ja neuvot tulevat vain Ms Officen mukaan, kaikilla siihen ei valitettavasti kotona ole mahdollisuutta, joten toivon, että näillä muillakin ohjelmilla toteuttaminen onnistuisi.

Vastaus:
Hyvä kun kysyit! Opiskelijoilla on varmasti muutakin tekemistä elämässä, kuin nääntyä oppariohjeiden alle.

Taitaa olla totta, että ohjetta on helpoin noudattaa JAMKissa yleisesti käytössä olevilla MS Office-ohjelmilla. Mutta pyrimme kyllä siihen, että Open Officellakin – ja muillakin ohjelmilla – esseet onnistuisivat. Raportointiohjeen noudattaminen ei saa olla ohjelmariippuvaista.

Marginaalit ovat tärkeitä silloin, kun työ nidotaan tai sidotaan -> teksti ei jää piiloon. Paperisina palautetuissa oppareissa ja esseissä opettajat voivat kirjoittaa reunoille kommenttejaan.

(Tuota kansilehden tulostamista Open Officella testaan jonain toisena päivänä. Vastaus siihen tulee siis mahdollisesti myöhemmin.)

On mahdollista lähettää opettajalle kansilehti erillisenä tiedostona. Se auttanee myös marginaaliongelmassasi. Kopsaan tähän kirjaston nettisivuilla (http://www.jamk.fi/kirjasto/opinnaytteentekijalle/ohjeet/faq) olevan pari vuotta vanhan ohjeen aiheesta ”Miten yhdistän kansilehden ja kuvailulehden opparin tekstiin”. Sinun tapauksessasi kohta 2 taitaa olla osuvin:

1) Toimi kirjaston sivuilla olevan ohjeen mukaan, työn muuntaminen PDF-muotoon. Tee opinnäytetyösi kansilehdestä yksi PDF-tiedosto, suomenkielisestä kuvailulehdestä toinen, englanninkielisestä kuvailulehdestä kolmas ja varsinaisesta tekstistäsi neljäs PDF-tiedosto. Yhdistä tiedostot sitten yhdeksi PDF-tiedostoksi. Tällainen asiakirja on valmis kansalliseen ja kansainväliseen levitykseen.

2) Jos opettajasi vaatii, että sinun on tehtävä opinnäytetyösi Word-tiedostona tai muulla tekstinkäsittelyohjelmalla (jos opettaja haluaa esimerkiksi tehdä kommentteja suoraan tekstiisi), voit lähettää hänelle tekstin ilman kansilehteä ja kuvailulehtiä. Jos opettajasi pyytää myös kansilehden ja kuvailulehdet, voit lähettää ne erillisinä tiedostoina hänelle. (Jos osaat yhdistää tekstinkäsittelyohjelmalla kansilehden+kuvailulehden+tekstin+liitteet ongelmattomasti, voit ne toki yhdistää.)

3) Jos palautat opinnäytetyösi paperimuotoisena, tulosta erilliset tiedostot, niputa ne oikeaan järjestykseen ja vie ne opettajallesi.