Oppariblogi

Vastauksia opparin raportointia koskeviin kysymyksiin & vinkkejä tiedon etsintään

Tag Archives: tekstinkäsittelyohjelmat

Liitteet sisällysluetteloon

Miten saan liitteet näkyviin opparin sisällysluetteloon? Toimintoa ei ole mallipohjassa.

Vastaus:

Tämä kysymys alkoi hyökyä joka puolilta tänään.

Mallipohjaa olisi muokattava, jotta kyseinen toiminto onnistuisi ongelmitta. Laitoin viestiä JAMKin koulutuksen kehittämispalveluille, joka vastaa mallipohjasta.

***

Tässä kuitenkin lehtori Juha Kuulan ohje ensiavuksenne:

Liitteiden otsikointi kannattaa tehdä otsikkotyyleillä, kuten ilmeisesti mallipohjassakin on ollut tarkoitus, mutta tätä tyyliä ei ole määritelty loppuun saakka. Tyyli luettelosta löytyy ”Liite 1. Liite” -niminen tyyli, jonka jäsennystyyliksi muokkaaminen korjaa asian.

Liite 1. Liite -tyylin muokkaaminen siten, että tämän nousemaan sisällysluetteloon.

  • Tyylin nimen päällä hiiren oikea > Muokkaa
  • Muotoile > Kappale
  • Jäsennystasoksi Taso 2
  • Tämän jälkeen liitteiden otsikot tulee merkata käyttämään tuota tyyliä
  • Lopuksi sisällysluettelon päivitys.

Mallipohjassa liitteen otsikko on sisennetty, onko raportointiohje muuttunut tältä osin? Aiemmin liitteiden otsikoinnin on kuulunut olla muotoiltuna samalla tavalla kuin Otsikko 2, mutta ilman etunumerointia. Jos edelleen on näin, tulee tuon Liite 1. Liite -tyylin muotoilua korjata hieman.

* * *

Suvi P.: Kommenttini tuohon otsikoiden sisentämiseen: Otsikoita ei sisennetä. Siltäkin osin täytyy mallipohjaa korjata.

Suuret kirjaimet pieniksi Wordissa

Olen tehnyt sisällysluettelon vanhan mallin mukaan ja pääluvut ovat SUURAAKKOSIN. Miten ne saa kätevästi muutettua pieniksi?

Vastaus:

Wordin ohjeissa neuvotaan muutos pieniksi kirjaimiksi (Aa-toiminto). Sitä ennen pitää valita alue, johon muutoksen haluaa kohdistuvan.
Pikanäppäin toimintoon taitaa olla Vaihto + F3.

Ajatusviivan muuttaminen yhdysmerkiksi Wordissä

Word muuttelee viivojen kokoa miten haluaa. Mitä voin tehdä?

Vastaus:

Kirjasto ei neuvo tietoteknisissä ongelmissa. Mutta löysin tällaisen ohjeen yhdestä Optiman työtilasta. Julkaisen sen tässä Kaisan ja Päivin luvalla.

Valitse Wordin ohjelmassa
–          Tiedosto
–          Asetukset
–          Tarkistustyökalut
–          Automaattiset korjauksen asetukset
–          Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa
–          Ota pois ”täppä” kohdasta yhdysmerkit (–) viivoilla (–)
Sen jälkeen Word tekee yhdysmerkin lyhyenä viivana eli kuten pitääkin.

Jos haluat saada ajatusviivan eli pitkän viivan, niin sen saat näppäinyhdistelmällä Ctrl ja numeronäppäimistön -merkki. Jos läppärissä ei ole numeronäppäimistöä, niin ajatusviivan tekeminen onnistuu lisää merkki -toiminnon kautta.

Huom! Asetus on konekohtainen eli jos teet opinnäytetyötä eri koneilla, niin muista ensimmäiseksi tarkistaa tuo asetus kuntoon!

Lähde:
Partanen, K. & Hänninen-Pihlajamäki, P. 2013. Ajatusviivan muuttaminen yhdysmerkiksi Wordissä. Ohje. Jyväskylän ammattikorkeakoulun Optima-opiskeluympäristö, työtila HBZ30200.3S0V1 Tutkimusmenetelmä. Viitattu 11.12.2013. Https://optima.jamk.fi.

Mistä ohjeistusta kuvioiden otsikointiin?

Mistä löydän ohjeet kuvioiden otsikointiin? Ja siihen, että saan ne näkymään oikein sisällysluettelossa (eli ihan viimeisenä kohtana, liitteiden jälkeen)? En löydä mistään konkreettisia ohjeita, eikä kukaan ole osannut auttaa.

Vastaus:

Kuviolla on oltava sitä kuvaava nimi.

Raportointiohjeessa neuvotaan kuvioiden otsikointi (kuvioselosteet), luvussa Visuaalinen havainnollistaminen: http://oppimateriaalit.jamk.fi/raportointiohje/5-visuaalinen-havainnollistaminen/

Taulukko-luettelo (otsikko: Taulukot) ja Kuvio-luettelo (otsikko: Kuviot) tulevat sisällysluettelon jälkeen ennen varsinaista tekstiä. Ohje tähän löytyy raportointiohjeesta luvusta Opinnäytetyön alkuosa.

Lisätietoja on myös sisällysluettelo-luvussa: http://oppimateriaalit.jamk.fi/raportointiohje/4-opinnaytetyon-osat-4-1/4-2-opinnaytetyon-osat/4-2-3-sisallysluettelo/

Wordissä on Viittaukset-välilehdellä toiminto ’Lisää Kuvaluettelo’. Sitten voi valita Kuvaotsikkoluettelon, jonka tyyliä (mm. otsikon nimeä) voi muokata.

Microsoftin sivuilla on aika pieni ohje kuvaluettelon tekemisestä Word2013:lla. Mutta tässä linkki Word2010-ohjeeseen, joka näyttäisi päällisin puolin pelittävän myös uudemmassa Wordissäkin: http://office.microsoft.com/fi-fi/word-help/kuvaluettelon-luominen-HA102237177.aspx#_Toc276118698

JAMKin kirjastossa on Word2013-oppaita. Niitä voi etsiä Janet-tietokannasta vaikkapa tällaisella hakulauseella: Microsoft word 2013

Orpo pääluvun otsikko

Tässä opparia tehdessäni tuli mieleen, mitkä opparin osat ja missä tapauksessa voi aloittaa uudelta sivulta? Lähteet ainakin, ja liitteet, mutta voiko esimerkiksi pohdinnan aloittaa uudelta sivulta, vai käyttäytyykö se samoin kuin muut pääluvut (eli se alkaa kaksi riviä edellisen tekstikappaleen jälkeen). Entä jos pääluku alkaa sivun alalaidasta? Voiko sen tällöin aloittaa seuraavalta sivulta?

Kiitos vastauksesta jo etukäteen!

Vastaus:
Eipä kestä!

Lähteet-pääluku (lähdeluettelo) aloitetaan uudelta suvulta, samoin Liitteet-pääluku. Yleensä jokainen liitekin alkaa omalta sivultaan.

Pohdinta-luku käyttäytyy samoin kuin muut pääluvut.

Silloin kun pääluku alkaa sivun alalaidasta, täytyy punnita, kumpi painaa vaa’assa enemmän: luettavuus vai (kaavamainen) johdonmukaisuus.

Itse painottaisin luettavuutta, mutta siten, ettei lukija välttämättä edes huomaa pientä epäjohdonmukaisuutta päälukujen otsikoita edeltävien tyhjien rivien lukumäärässä.

Joten: Jos pääluku alkaa aivan sivun alalaidasta ja jopa häiritsee tekstin ymmärtämistä, mielestäni voit aloittaa pääluvun seuraavan sivun alusta. Se parantaa luettavuutta ja ymmärrettävyyttä. On aika ärsyttävää, jos esimerkiksi ainoastaan luvun pääotsikko on sivun alareunassa ja varsinainen teksti vasta seuraavalla. Yleensä tekstinkäsittelyohjelmassa voi ja kannattaakin valita asetuksista orporivien eston, mikä ehkäisee tällaisten tilanteiden syntymisen.

JAMKissa päälukuja edeltää kaksi tyhjää riviä (ks. raportointiohje, luku 7, kuvio 7). Tutki ja kirjoita -kirjassa (2010, 429) suositellaan kolmea tyhjää riviä, ”ellei kutakin päälukua aloiteta omalta sivultaan”.Tosin kirjan sivulla 431 ohjeistetaan yleisemmin: ”Pääotsikoiden edelle voidaan jättää suurempi riviväli luettavuuden lisäämiseksi.”

Luettavuus on siis tärkein avainsana tässä(kin).

En omista Wordiä – haittaakse?

Onko väliä millä ohjelmalla opinnäytetyön kirjoittaa? En omista Wordia, eikä koululla kirjoittaminen ole oikein realistinen vaihtoehto. Jos lopullinen PDF muodostetaan yhdistämällä kolme eri PDF-tiedostoa (kansilehti, kuvailulehti ja itse sisältö) yhdeksi, niin onko sillä väliä millä itse työn sitten kirjoittaa, kunhan lopputuloksen ulkoasu on ohjeiden mukainen? Kansilehden ja kuvailulehden voin käydä koululla kirjoittamassa Wordilla, ne eivät ole ongelma.

Vastaus:
Ei ole väliä, millä tekstinkäsittelyohjelmalla opiskelija kirjoittaa, kunhan ulkoasu on raportointiohjeen mukainen.

Opiskelijalta ei voi vaatia tietyn JAMKin tiloissa käytettävissä olevan tekstinkäsittelyohjelman omistamista. Asia liittyy paitsi ihmisen perusoikeuksiin, myös esimerkiksi oppimisen laatuun ja etäopiskelun mahdollistamiseen ja vaikka mihin.

Opiskelija voi myös valita esimerkiksi fontin (kirjasimen), jolla hän kirjoittaa, kunhan käyttää sitä samaa fonttia systemaattisesti koko opparinsa tekstiosassa. Liitteissä fontti voi vaihdella, esimerkiksi sellaisessa tapauksessa, että liitteenä on vaikkapa toimeksiantajan asiakirja tms. Atk-opet toivovat, että opiskelijat valitsisivat mahdollisimman selvän ja helppolukuisen fontin, esimerkiksi Calibrin, Arialin tms.

Opinnäytteen ja tietyn tekstinkäsittelyohjelman pakkokytkennästä on minullakin hieman tuntumaa. Lähisukulaiseni teki tänä vuonna gradunsa yhteen yliopistoon. Kyseinen opinahjo hyväksyi tutkielman kirjoittamiseen vain yhden tietyn fontin, joka sattui olemaan vain MSWordissä. Nuorella sukulaisellani oli käytössään OpenOffice, joten hänen piti myllyttää koko teksti vielä Wordissä, ennen kuin hän palautti työnsä. Eihän se täysin ongelmitta sujunut. Onneksi Wordiä saa kokeilukäyttöön maksuttomasti lyhyeksi ajaksi.

Enpä yhtään ihmettelisi, jos joidenkin opiskelijoiden valmistuminen valtakunnassamme kiikastaisi jostain yksityiskohdasta, esimerkiksi juuri fontista!

Opparin osanvaihdot ja sisällysluettelo

Bongasin työkaverin sähköpostiviestistä linkin Itä-Suomen yliopiston ohjesivuston yhteen ohjeeseen (snip-toiminto).  Sattumalta huomasin samalla, että sivustolla on ohjeita myös Wordin käyttöön (Word 2010).

Opiskelijat kaipaavat usein ohjeita opparin eri osien vaihtoon, sillä opparissa on eri osina tosiaan kansilehti, suomenkielinen kuvailulehti, enkunkielinen kuvailulehti, tekstiosa ja liitteet. Osanvaihdot kantsii monesti määritellä ennen kuin alkaa suoltaa varsinaista tekstiä. (Toinen tapa on tehdä jokainen osa omaksi tiedostokseen ja muuttaa ne opparin valmistuttua PDF-tiedostoiksi ja sitten yhdistää ne PDF-tiedostojen yhdistelytyökalulla yhdeksi kokonaisuudeksi.)

Jos haluaa hyödyntää Wordin sisällysluettelo-toimintoa, otsikot on ensiksi määriteltävä tyyleiksi.

Tässä muutama linkki Itä-Suomen yliopiston ohjesivustolle:

Otan mielelläni vastaan vinkkejä koskien osanvaihdoista tai sisällysluetteloista tehtyjä ohjeita tai videoita.

Eka essee ja LibreOfficen säädöt

Koetan ensimmäistä esseetä väsätä, kiitosta vaan, raportointiohjeen muodossa. Hieman tuotti vain hankaluuksia portata kaikki säädöt libreofficeen, jota käytän englannin kielellä. Ensimmäinen essee pitää palauttaa raportointiohjetta soveltaen tällä viikolla ja parin viikon päästä on ict-taidot-kurssin kontaktitunnit, joilla opetetaan tekemään dokumentteja raportointiohjeen muodossa.

Vastaus:
Juttelin raportointiohjeen toisen kirjoittajan eli Satu Liukon kanssa.

Ohjeemme on, että ekavuotiset voivat relata esseiden ja muiden kirjallisten töiden ulkoasuun liittyvissä säädöissä, kunnes ovat käyneet tietotekniikka-kursseilla niitä opettelemassa.

Tosin JAMKissa taidetaan opettaa marginaalien, sivunumeroinnin sun muiden sellaisten teko MSWordillä, joka on useimpien opiskelijoiden käytössä vain koulun koneilla. Mutta anyway, tärkeintä ensimmäisissä esseissä on harjoitella kirjallisen tekstin tuottamista ja usein myös tekstin jäsentämistä niin, että siinä on alkukohta, keskikohta ja lopetus.

Usein ekat esseet ovat omaa pohdintaa, johon ei tarvitse etsiä muita tietolähteitä kuin siinä hartioilla keikkuva ikioma päänuppi. Jos kuitenkin käytät muitakin lähteitä, tsekkaa lähdemerkintätapa vaikka pikaohjeesta, johon on linkki kirjaston oppariohjeiden sivulla (alaosassa).

Jos tarvitset apua englanninkielisten teknisten sanojen kääntämiseen, käytä kirjaston Nelli-portaalissa MOT-sanakirjaston Englannin tekniikka ja kauppa -sanakirjaa. Voit kirjautua portaaliin JAMKin tunnuksillasi kotoasikin Kirjaudu sisään -linkistä. Ja on tuo MOT hyödyllinen muidenkin sanojen kääntämisessä! MOTissa on muitakin sähköisiä sanakirjoja: ruotsi, saksa, ranska, venäjä, suomi.

Osien vaihdot opparissa

Pidemmälle edenneet opiskelutoverini ovat suositelleen heti aloittaessa kirjallista raporttia liittämään työhön kannen sekä suomen- ja englanninkieliset kuvailulehdet. Ja sitä käytäntöä oli koulunkin puolesta neuvottu. Virallinen ohjeistus on liittää ne vasta lopuksi yhteiseen pdf-tiedostoon.

Mikä on sinun ohjeesi asiaan? Kannen olen onnistunut kikkailemaan samaan tiedostoon, mutta kuvailulehtiä en sitteen millään konstilla open officea käyttämällä. 

Vastaus:
Kumpikin tapa käy.

Erillistiedostoina ne on helpompi yhdistää yhdeksi yhtenäiseksi PDF-julkaisuksi Theseus-julkaisuarkistoon viemistä varten, JAMKissa on siihen yhdistelytyökalukin. Varsinkin liitteet tuottavat joskus hankaluuksia muulla tavoin toimiessa.

Mutta yhtä hyvin käy sekin, että jo aloittaessaan opiskelija liittää yhteen kannen, kuvailulehdet ja tekstiosuuden. Silloinhan siitä tulee jo valmiiksi yksi yhtenäinen dokumentti, jonka voi tallentaa PDF-tiedostoksi (valmis oppari laitettavaksi Theseukseen). Tässä vaihtoehdossa opiskelijan on osattava määritellä osien vaihdot oikeisiin kohtiin tiedostoa.

Minä en taida olla oikea henkilö neuvomaan tekstinkäsittelyohjelmia koskevissa pulmissa. Joissakin koulutusohjelmissa tämä asia tietääkseni opetetaan atk-tunnilla.

P.S.
Viittasit pidemmille edenneisiin opiskelutovereihisi. Niin sanottu pielavetinen ratkaisu voisi olla, että saat joltain opiskelijakaveriltasi Open Officella tehdyn tiedoston, jossa on kansilehti, kuvailulehdet ja tekstiosa yhdistetty. Sitten tallennat tiedoston haluamallasi nimellä ja muutat omat tekstisi siihen.

Kansilehti ja tekstisivujen asettelu

Aloitin juuri opiskelun Jamkissa ja tarvitsisin pikaista neuvoa raportointiohjeen toteuttamiseen. Minulla ei ole Microsoft office- pakettia, vaan käytän Open Officea ja Mac:in iWork:iä. Olen monen tunnin ajan yrittänyt saada kansilehdestä jatkettua esseen kirjoittamista, ja saankin Jamkin logot yms. poistettua normaalisti seuraavilta sivuilta,  mutta marginaalien asettelu ei millään osu juuri kohdalleen tuon 4,3 ja 2cm kanssa. Kun mittaan marginaalit esim. tulostettaessa marginaali vasemmalta on kyllä oikein (tai lähes, noin 4,1cm), mutta muut jää väkisin 2,5 cm. Kuinka tarkkoja nämä marginaalin sentit ovat?

Onko mahdollista, että aina kun lähetän opettajalle työn esim. Optiman kautta, että voisin lähettää kansilehden erillisenä tiedostona, sillä se tuntuu vain sekoittavan ohjelmaa? (Jos on mahdollista, tietävätkö opettajat tästä?) — Open Office ei edes tulosta koko kansilehteä oikein. Olen yleensä ollut hyvä käyttämään näitä ohjelmia, mutta nyt sormi menee suuhun, kun kaikki ohjeet, mallit ja neuvot tulevat vain Ms Officen mukaan, kaikilla siihen ei valitettavasti kotona ole mahdollisuutta, joten toivon, että näillä muillakin ohjelmilla toteuttaminen onnistuisi.

Vastaus:
Hyvä kun kysyit! Opiskelijoilla on varmasti muutakin tekemistä elämässä, kuin nääntyä oppariohjeiden alle.

Taitaa olla totta, että ohjetta on helpoin noudattaa JAMKissa yleisesti käytössä olevilla MS Office-ohjelmilla. Mutta pyrimme kyllä siihen, että Open Officellakin – ja muillakin ohjelmilla – esseet onnistuisivat. Raportointiohjeen noudattaminen ei saa olla ohjelmariippuvaista.

Marginaalit ovat tärkeitä silloin, kun työ nidotaan tai sidotaan -> teksti ei jää piiloon. Paperisina palautetuissa oppareissa ja esseissä opettajat voivat kirjoittaa reunoille kommenttejaan.

(Tuota kansilehden tulostamista Open Officella testaan jonain toisena päivänä. Vastaus siihen tulee siis mahdollisesti myöhemmin.)

On mahdollista lähettää opettajalle kansilehti erillisenä tiedostona. Se auttanee myös marginaaliongelmassasi. Kopsaan tähän kirjaston nettisivuilla (http://www.jamk.fi/kirjasto/opinnaytteentekijalle/ohjeet/faq) olevan pari vuotta vanhan ohjeen aiheesta ”Miten yhdistän kansilehden ja kuvailulehden opparin tekstiin”. Sinun tapauksessasi kohta 2 taitaa olla osuvin:

1) Toimi kirjaston sivuilla olevan ohjeen mukaan, työn muuntaminen PDF-muotoon. Tee opinnäytetyösi kansilehdestä yksi PDF-tiedosto, suomenkielisestä kuvailulehdestä toinen, englanninkielisestä kuvailulehdestä kolmas ja varsinaisesta tekstistäsi neljäs PDF-tiedosto. Yhdistä tiedostot sitten yhdeksi PDF-tiedostoksi. Tällainen asiakirja on valmis kansalliseen ja kansainväliseen levitykseen.

2) Jos opettajasi vaatii, että sinun on tehtävä opinnäytetyösi Word-tiedostona tai muulla tekstinkäsittelyohjelmalla (jos opettaja haluaa esimerkiksi tehdä kommentteja suoraan tekstiisi), voit lähettää hänelle tekstin ilman kansilehteä ja kuvailulehtiä. Jos opettajasi pyytää myös kansilehden ja kuvailulehdet, voit lähettää ne erillisinä tiedostoina hänelle. (Jos osaat yhdistää tekstinkäsittelyohjelmalla kansilehden+kuvailulehden+tekstin+liitteet ongelmattomasti, voit ne toki yhdistää.)

3) Jos palautat opinnäytetyösi paperimuotoisena, tulosta erilliset tiedostot, niputa ne oikeaan järjestykseen ja vie ne opettajallesi.