Oppariblogi

Vastauksia opparin raportointia koskeviin kysymyksiin & vinkkejä tiedon etsintään

Tag Archives: MSWord

Liitteet sisällysluetteloon

Miten saan liitteet näkyviin opparin sisällysluetteloon? Toimintoa ei ole mallipohjassa.

Vastaus:

Tämä kysymys alkoi hyökyä joka puolilta tänään.

Mallipohjaa olisi muokattava, jotta kyseinen toiminto onnistuisi ongelmitta. Laitoin viestiä JAMKin koulutuksen kehittämispalveluille, joka vastaa mallipohjasta.

***

Tässä kuitenkin lehtori Juha Kuulan ohje ensiavuksenne:

Liitteiden otsikointi kannattaa tehdä otsikkotyyleillä, kuten ilmeisesti mallipohjassakin on ollut tarkoitus, mutta tätä tyyliä ei ole määritelty loppuun saakka. Tyyli luettelosta löytyy ”Liite 1. Liite” -niminen tyyli, jonka jäsennystyyliksi muokkaaminen korjaa asian.

Liite 1. Liite -tyylin muokkaaminen siten, että tämän nousemaan sisällysluetteloon.

  • Tyylin nimen päällä hiiren oikea > Muokkaa
  • Muotoile > Kappale
  • Jäsennystasoksi Taso 2
  • Tämän jälkeen liitteiden otsikot tulee merkata käyttämään tuota tyyliä
  • Lopuksi sisällysluettelon päivitys.

Mallipohjassa liitteen otsikko on sisennetty, onko raportointiohje muuttunut tältä osin? Aiemmin liitteiden otsikoinnin on kuulunut olla muotoiltuna samalla tavalla kuin Otsikko 2, mutta ilman etunumerointia. Jos edelleen on näin, tulee tuon Liite 1. Liite -tyylin muotoilua korjata hieman.

* * *

Suvi P.: Kommenttini tuohon otsikoiden sisentämiseen: Otsikoita ei sisennetä. Siltäkin osin täytyy mallipohjaa korjata.

Viitteiden merkintä ja avoimet tyylitiedostot

Miksi opinnäytetöiden viittaustyylitiedostoja ei löydy avoimena tyylitiedostona (CSL) http://citationstyles.org/

Niin ja miksi tyylitiedostoja on niin paljon erilaisia?
Ketä se palvelee että on niin paljon tyylejä?
Vaikea uskoa, että ainakaan opiskelijaa varsinkaan kun ei voi käyttää mendeley, refworks apuohjelmia ilman että lopuksi sitten säätää käsin tyylit tekstin seassa ja lähdeluettelon kuntoon.

Vastaus:

Fakta taitaa olla, että tyylien paljous ei palvele oikein ketään. Monella maailman perinteikkäällä yliopistolla tai sen laitoksella, tai arvostetulla tieteellisellä lehdellä, on oma viittaustapansa. Eri tieteenaloilla suositaan eri viittausjärjestelmiä.

JAMKissa sovelletaan kansallista standardia SFS 5989 Lähde- ja tekstiviitteitä koskevat ohjeet, joka löytyy SFS Onlinesta (jamkilaiset maksuttomasti). Se taas on lähes sama kuin ISO 690:2010 Information and documentation – Guidelines for bibliographic references and citations to information resources. Kaikissa tietokannoissa ei voi valita kyseistä ISO-standardin mukaista viittaustapaa, sillä sitä ei ole mukana vaihtoehdoissa.

JAMKin viittaustyylitiedostoja on kokeiltu tehdä RefWorksiin, mutta se on niin työläs homma, ettei sitä ole tehty. Suurin osa opiskelijoista ei hyödynnä RefWorksiä, joten voi olla, että omien JAMK-tyylitiedostojen luonti sinne ei ole mielekästäkään. JAMK maksaa RefWorksin lisenssin.

Wordin tekstiviite-työkalua (viittaukset – lisää lainaus) tai lähdeviittaus-työkalua (lähdeluettelo) voi käyttää esim APAn 6. painosta tai Harvardia, mutta lähdeluetteloa on lopuksi vielä säädettävä.

Sama juttu Zoterossa, EndNotessa tms. Mendeleytä en ole vielä kokeillut, mutta yritän tsekata sen syksyllä.

Janetissa voi napata Viitetiedot-linkistä lähdeviitteen aihion.

Tavutus mallipohjassa

Olen tehnyt opparin mallipohjaa käyttäen yhden harjoitustyön ja huomasin vasta sen palauttamisen jälkeen, että tavutus ei toimi kunnolla. Onkohan vika pohjassa vai Wordissä (Office 2013)?

Vastaus:

Sekä-että.

Avainsana on Lorem ipsum, jota käytetään mallipohjassa ja jota Word ei välttämättä tunnista suomenkieliseksi tekstiksi.

Elmossa eli opiskelijaintrassa on ohje (teksti + ohjaavat kuvat) tämän ongelman ratkaisuun.

Koska kaikki eivät ole juuri nyt kirjautuneita Elmoon, tässä ohje tekstiversiona:

1) Kytke Sivun asetteluista automaattitavutus pois päältä.
2) Maalaa tavutettavaksi haluttu teksti.
3) Napsauta hiirellä tilapalkista SUOMI.
4) Merkitse valitun tekstin kieleksi suomi. Ota rastit tarvittaessa pois kohdista Älä tarkista oikeinkirjoitusta & Tunnista kieli automaattisesti.
5) Napsauta Aseta oletukseksi ja vastaa oletusarvo-kysymykseen Kyllä.
6) Napsauta lopuksi OK.
7) Kytke automaattitavutus päälle.

 

Suuret kirjaimet pieniksi Wordissa

Olen tehnyt sisällysluettelon vanhan mallin mukaan ja pääluvut ovat SUURAAKKOSIN. Miten ne saa kätevästi muutettua pieniksi?

Vastaus:

Wordin ohjeissa neuvotaan muutos pieniksi kirjaimiksi (Aa-toiminto). Sitä ennen pitää valita alue, johon muutoksen haluaa kohdistuvan.
Pikanäppäin toimintoon taitaa olla Vaihto + F3.

Mission impossible – logo oikeaan kohtaan

Kuinka saamme liitettyä opinnäytetyöhämme kansi ja kuvailulehdet? Lukuisista yrityksistä huolimatta se on mission in possible. Kun yritetään siirtää JAMK logo kansilehden yläreunaan, tulee se iloisesti joka sivulle. APUVA!

Vastaus:

Kaikki hyvin, kiertotie löytyy!

Tehkää jokaisesta erillinen oma pdf-tiedostonsa. Kansilehdestä oma, suomenkielisestä kuvailulehdestä oma, enkunkielisestä kuvailulehdestä oma, tekstisivuista oma ja mahdollisista erillisliitteistä myös. Kansilehdet ja kuvailulehdet ovat opinto-oppaassa.

Acrobat hommiin

Sitten etsikää JAMKin valikoimasta Adobe Acrobat XI Pro -ohjelma (Käynnistä-valikosta). Acrobaatilla voi yhdistää erilliset pdf:t yhdeksi kauniiksi yhtenäiseksi pdf:ksi. Valitkaa toiminto Combile Files into PDF.

Myös kaukana sijaitsevat opiskelijat voivat hyödyntää acrobatiaa, se onnistuu etänä Citrixin kautta. Tietohallinnolta saa tarkemmat neuvot, jos tulee tenkkapoo.

Myös netissä on ohjelmia, joilla erilliset pdf:t voi yhdistää keskenään yhdeksi kokonaisuudeksi.

Urkund-tarkastuksessa ei pitäisi tulla ongelmia, vaikka kansilehdet ja kuvailulehdet ovat siinä vaiheessa vielä erillisinä tiedostoina.

Theseukseen syötetään vain yksi yhtenäinen PDF-muotoinen opinnäytetyö.

Tee mallipohja ihan aluksi

Aloitteleville opparintekijöille vielä vinkki, jonka olen saanut atk-opeilta (kiitos mm. Niilo ja Juha):

Kannattaa muokata dokumentti JAMK:n ohjeiden mukaisesti ja tallettaa se mallipohjana
Tiedosto | Tallenna nimellä | Tietokone
Tallennusmuoto: Word-malli (*dotx) ja
Nimi esimerkiksi: JAMK_Pohja
Malli tallentuu kansioon ”Mukautetut Office-mallit”
Pohjaan tehdään kaikki säädöt ennen kirjoittamista: tyylit, marginaalit, sivunumerointi yms.

Saat avattua mallin näin:
Tiedosto | Uusi | Mukautettu | Mukautetut Office- mallit | JAMK_Pohja

Suvin lisäys: Arvelen, että sitten kun todella alat kirjoittaa opparin tekstiä, tallennat tiedoston (uudella) nimellä. Sinulla on silloin tallessa sekä oma mallipohja-tiedostosi että se tiedosto, johon tekstejä kirjoitat.

Ajatusviivan muuttaminen yhdysmerkiksi Wordissä

Word muuttelee viivojen kokoa miten haluaa. Mitä voin tehdä?

Vastaus:

Kirjasto ei neuvo tietoteknisissä ongelmissa. Mutta löysin tällaisen ohjeen yhdestä Optiman työtilasta. Julkaisen sen tässä Kaisan ja Päivin luvalla.

Valitse Wordin ohjelmassa
–          Tiedosto
–          Asetukset
–          Tarkistustyökalut
–          Automaattiset korjauksen asetukset
–          Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa
–          Ota pois ”täppä” kohdasta yhdysmerkit (–) viivoilla (–)
Sen jälkeen Word tekee yhdysmerkin lyhyenä viivana eli kuten pitääkin.

Jos haluat saada ajatusviivan eli pitkän viivan, niin sen saat näppäinyhdistelmällä Ctrl ja numeronäppäimistön -merkki. Jos läppärissä ei ole numeronäppäimistöä, niin ajatusviivan tekeminen onnistuu lisää merkki -toiminnon kautta.

Huom! Asetus on konekohtainen eli jos teet opinnäytetyötä eri koneilla, niin muista ensimmäiseksi tarkistaa tuo asetus kuntoon!

Lähde:
Partanen, K. & Hänninen-Pihlajamäki, P. 2013. Ajatusviivan muuttaminen yhdysmerkiksi Wordissä. Ohje. Jyväskylän ammattikorkeakoulun Optima-opiskeluympäristö, työtila HBZ30200.3S0V1 Tutkimusmenetelmä. Viitattu 11.12.2013. Https://optima.jamk.fi.

Mistä ohjeistusta kuvioiden otsikointiin?

Mistä löydän ohjeet kuvioiden otsikointiin? Ja siihen, että saan ne näkymään oikein sisällysluettelossa (eli ihan viimeisenä kohtana, liitteiden jälkeen)? En löydä mistään konkreettisia ohjeita, eikä kukaan ole osannut auttaa.

Vastaus:

Kuviolla on oltava sitä kuvaava nimi.

Raportointiohjeessa neuvotaan kuvioiden otsikointi (kuvioselosteet), luvussa Visuaalinen havainnollistaminen: http://oppimateriaalit.jamk.fi/raportointiohje/5-visuaalinen-havainnollistaminen/

Taulukko-luettelo (otsikko: Taulukot) ja Kuvio-luettelo (otsikko: Kuviot) tulevat sisällysluettelon jälkeen ennen varsinaista tekstiä. Ohje tähän löytyy raportointiohjeesta luvusta Opinnäytetyön alkuosa.

Lisätietoja on myös sisällysluettelo-luvussa: http://oppimateriaalit.jamk.fi/raportointiohje/4-opinnaytetyon-osat-4-1/4-2-opinnaytetyon-osat/4-2-3-sisallysluettelo/

Wordissä on Viittaukset-välilehdellä toiminto ’Lisää Kuvaluettelo’. Sitten voi valita Kuvaotsikkoluettelon, jonka tyyliä (mm. otsikon nimeä) voi muokata.

Microsoftin sivuilla on aika pieni ohje kuvaluettelon tekemisestä Word2013:lla. Mutta tässä linkki Word2010-ohjeeseen, joka näyttäisi päällisin puolin pelittävän myös uudemmassa Wordissäkin: http://office.microsoft.com/fi-fi/word-help/kuvaluettelon-luominen-HA102237177.aspx#_Toc276118698

JAMKin kirjastossa on Word2013-oppaita. Niitä voi etsiä Janet-tietokannasta vaikkapa tällaisella hakulauseella: Microsoft word 2013

Vältä pdf-tiedostoja Urkundissa

Voimmeko lähettää opparin Urkundiin pdf-tiedostona?

Vastaus:

Optimassa olevassa opiskelijan urkund-pikaohjeessa lukee näin:

”Suositeltavinta on käyttää Microsoft Wordin (.doc ja .docx) tai OpenOfficen (.odt) tiedostomuotoja. Vältä pdf-tiedostojen lähettämistä.”

Samaa asiaa on käsitelty myös aiemmin blogissani, katsokaa esimerkiksi tämä: http://blogit.jamk.fi/oppari/2011/11/09/urkund-hyvaksyy-monta-tiedostoa/

Urkund on JAMKissa käytössä oleva plagioinninesto-ohjelma.

Urkund-vastuuhenkilö Anne Luukkonen täydentää vastaustani:

Urkundin käyttöohjeet löytyvät Optimasta (optima.jamk.fi) -> Opinfoorumi -> Ohjeita tietojärjestelmien käyttöön

Laajemmassa ohjeessa sanotaan näin:

”Urkund tukee yli 60 eri tiedostomuotoa, joten se, millä ohjelmalla opiskelija työnsä laatii, ei käytännössä rajoita
järjestelmän käyttöä tai aiheuta yhteensopivuusongelmia. Suositeltava tiedostomuoto on Word.
Huomaa, että PDF-tiedostot saattavat olla ongelmallisia, ellei niitä ole tuotettu PDF-formaatin kehittäneen Adoben
ohjelmilla.”

Opparin osanvaihdot ja sisällysluettelo

Bongasin työkaverin sähköpostiviestistä linkin Itä-Suomen yliopiston ohjesivuston yhteen ohjeeseen (snip-toiminto).  Sattumalta huomasin samalla, että sivustolla on ohjeita myös Wordin käyttöön (Word 2010).

Opiskelijat kaipaavat usein ohjeita opparin eri osien vaihtoon, sillä opparissa on eri osina tosiaan kansilehti, suomenkielinen kuvailulehti, enkunkielinen kuvailulehti, tekstiosa ja liitteet. Osanvaihdot kantsii monesti määritellä ennen kuin alkaa suoltaa varsinaista tekstiä. (Toinen tapa on tehdä jokainen osa omaksi tiedostokseen ja muuttaa ne opparin valmistuttua PDF-tiedostoiksi ja sitten yhdistää ne PDF-tiedostojen yhdistelytyökalulla yhdeksi kokonaisuudeksi.)

Jos haluaa hyödyntää Wordin sisällysluettelo-toimintoa, otsikot on ensiksi määriteltävä tyyleiksi.

Tässä muutama linkki Itä-Suomen yliopiston ohjesivustolle:

Otan mielelläni vastaan vinkkejä koskien osanvaihdoista tai sisällysluetteloista tehtyjä ohjeita tai videoita.

Eka essee ja LibreOfficen säädöt

Koetan ensimmäistä esseetä väsätä, kiitosta vaan, raportointiohjeen muodossa. Hieman tuotti vain hankaluuksia portata kaikki säädöt libreofficeen, jota käytän englannin kielellä. Ensimmäinen essee pitää palauttaa raportointiohjetta soveltaen tällä viikolla ja parin viikon päästä on ict-taidot-kurssin kontaktitunnit, joilla opetetaan tekemään dokumentteja raportointiohjeen muodossa.

Vastaus:
Juttelin raportointiohjeen toisen kirjoittajan eli Satu Liukon kanssa.

Ohjeemme on, että ekavuotiset voivat relata esseiden ja muiden kirjallisten töiden ulkoasuun liittyvissä säädöissä, kunnes ovat käyneet tietotekniikka-kursseilla niitä opettelemassa.

Tosin JAMKissa taidetaan opettaa marginaalien, sivunumeroinnin sun muiden sellaisten teko MSWordillä, joka on useimpien opiskelijoiden käytössä vain koulun koneilla. Mutta anyway, tärkeintä ensimmäisissä esseissä on harjoitella kirjallisen tekstin tuottamista ja usein myös tekstin jäsentämistä niin, että siinä on alkukohta, keskikohta ja lopetus.

Usein ekat esseet ovat omaa pohdintaa, johon ei tarvitse etsiä muita tietolähteitä kuin siinä hartioilla keikkuva ikioma päänuppi. Jos kuitenkin käytät muitakin lähteitä, tsekkaa lähdemerkintätapa vaikka pikaohjeesta, johon on linkki kirjaston oppariohjeiden sivulla (alaosassa).

Jos tarvitset apua englanninkielisten teknisten sanojen kääntämiseen, käytä kirjaston Nelli-portaalissa MOT-sanakirjaston Englannin tekniikka ja kauppa -sanakirjaa. Voit kirjautua portaaliin JAMKin tunnuksillasi kotoasikin Kirjaudu sisään -linkistä. Ja on tuo MOT hyödyllinen muidenkin sanojen kääntämisessä! MOTissa on muitakin sähköisiä sanakirjoja: ruotsi, saksa, ranska, venäjä, suomi.