Oppariblogi

Vastauksia opparin raportointia koskeviin kysymyksiin & vinkkejä tiedon etsintään

Tag Archives: sähköpostit

MTK:n julkaisematon tilasto- ja kyselymateriaali

Moikka!

Opiskelija N.N. tekee opinnäytetyötään tilasto+kyselymateriaalista jonka hän on saanut käyttöönsä MTK:lta. Lähde ei ole siis julkinen eikä tarkastettavissa. Opiskelija on itse kasannut datasta taulukot ja tekee niistä tulkintoja, joista opinnäytetyö muodostuu. Miten tuohon aineistoon viitataan?

Terkuin epätietoinen opettaja

Vastaus:

Tehdään lähdeviite niin hyvin, kuin ylipäätään mahdollista, mutta kuitenkin yksinkertaisesti. Lukijan on ymmärrettävä, millaisesta dokumentista on kyse. Esimerkiksi:

Materiaalin nimi. Vuosi jos ilmoitettu. Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:ta saatu julkaisematon tilasto- ja kyselymateriaali.

Jos vuotta ei tiedetä, käytetään ilmaisua N.d.

Jos matsku on saatu sähköpostin liitteenä, voi lähdeviitteen tehdä sähköpostiviestiin. Kuvitellaan, että opiskelija olisi saanut materiaalin vaikka MTK:n toiminnanjohtajalta tänä vuonna:

Sahi, A. 2016. Sähköpostin otsikko. Sähköpostiviesti pp.kk.vvvv. Vastaanottaja: Opiskelijan etunimen alkukirjain Sukunimi. Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:n toiminnanjohtajan lähettämä julkaisematon tilasto- ja kysymysmateriaali JAMKin opiskelijalle.

Tuohon voisi vielä tarkentaa, minkä alan opiskelijalle.

Sähköpostiketju ja Word-liitetiedosto

Kuinka merkitsemme oppariin lähdeviitteeksi ja lähteeksi sähköpostiliitteenä lähetetyn word- tiedoston, jossa ei ole muita tietoja kuin otsikko? Tiedämme, että liite toimii toimeksiantajayrityksen liiketoimintasuunnitelmana mutta muuta oikeastaan emme.

Toinen kysymys samaan aihepiiriin koskee sähköpostiketjua yrittäjän ja toisen osapuolen välillä, josta osa lähetettiin meille sekä viestiketjun liitteenä ollut tiedosto aluekaavoituksesta. Kuinka tämä merkitään lähdeviitteeksi ja lähteeksi?

Vastaus:

Word-tiedosto sähköpostin liitteenä

Sähköpostin liitetiedostosta olen kirjoittanut aiemmin: http://blogit.jamk.fi/oppari/2011/04/15/sahkopostin-liitteena-saatu-pdf/

Silloin ohjeistin tällaisella esimerkillä:

JAMKin kirjaston kehittämissuunnitelma. 2011. PDF-tiedosto. Saatu sähköpostin liitteenä Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjastonjohtaja R. Heikkiseltä 15.4.2011.

Eli teidän tapauksessanne lähdeviite tulisi jotakuinkin näin:

Otsikko. Vuosi. MS Word-tiedosto. Yrityksen X liiketoimintasuunnitelma. Saatu sähköpostin liitteenä Yrityksen X titteli Etunimen alkukirjain. Sukunimi pp.kk.vvvv.

Aluekaavoitus-tiedostoon voi viitata samalla tavalla.

Sähköpostiketjuun viittaaminen

Sähköpostiketjuun viittaaminen onkin kinkkinen juttu, koska periaatteessa jokaisella sähköpostin lähettäneellä on todennäköisesti tekijänoikeus omaan tekstiinsä. Kyseessä ovat siis henkilötekijät. Kaikkein korrektimmin lähdeviitteet tehdäänkin niihin sähköpostiviesteihin, joita opinnäytetyössä on tosiasiallisesti käytetty tietoperustan laadinnassa tai toimeksiantajan kuvailemisessa. Jokaisesta viitatusta viestistä pitäisi siten tehdä oma lähdeviitteensä.

Jos haluatte kuitenkin viitata koko sähköpostiketjuun esim. kertoaksenne, että tietystä asiasta on keskusteltu vilkkaasti, kyllä senkin voi varmaan tehdä. Ohjaava opettajanne sitten ohjaa, jos on meneteltävä toisin. Sähköpostiketjussa sähköpostin otsikko yleensä pysyy samana:

Sähköpostiketjun otsikko. Vuosi. Sähköpostiviestiketju Yrittäjän X ja Toisen Osapuolen välillä pp.kk.vvvv–pp.kk.vvvv. Saatu sähköpostina Yrityksen X titteli Etunimen alkukirjain. Sukunimeltä pp.kk.vvvv.

Epämääräinen meiliotsikko

Olen haastatellut myös asiantuntijaa sähköpostitse. Raportointiohjeissa neuvotaan merkitsemään sähköpostin otsikko, mutta se oli muotoa tyyliin ”kysymystä opinnäytetyöhöni liittyen”, joten mielestäni sitä ei ole kovin tarpeellista mainita. Voinko merkitä näin:

Kihlström-Lehtonen, H. 2015. Lehtori, Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Koulutusvastaava, Koirat kasvatus- ja kuntoutustyössä ry. Sähköpostiviesti 16.1.2015.

(toki tällaisessa aseman mainitsemisessa kysytyn asian kannalta olennaisempaa on tuo koulutusvastaava, koirat kasvatus ja kuntoutustyössä)

Vastaus:
Tuo on kyllä hyvä viite tuokin.

Rapsaohjeessa on kuitenkin tällainen esimerkki:

Nurminen, A. 2009. Ohjeita artikkelien kirjoittajille. Sähköpostiviesti 16.4.2009. Vastaanottaja T. Rautio. Viestinnän lehtorin ohjeet julkaisusarjaan kirjoittaville restonomeille Jyväskylän ammattikorkeakoulussa.

Tämän mukaan lähdeviite tulee näin:

Kihlström-Lehtonen, H. 2015. Kysymystä opinnäytetyöhöni liittyen. Sähköpostiviesti 16.1.2015. Vastaanottaja Sinun nimesi. Jyväskylän ammattikorkeakoulun lehtorin ja Koirat kasvatus- ja kuntoutustyössä ry:n koulutusvastaavan …mitä?

Tässä tapauksessa ei haittaa, vaikka sähköpostiviestin aihe on ollut epämääräinen. Oleellista on selostaa viestin sisältöä kunnolla.

Toki tämä kannustaa myös nimeämään sähköpostiviestinsä korrektisti ja napakasti!

Henkilökohtainen sähköpostiviesti

Kysymykseni koskee saman henkilön lähdeviittausten erottamista toisistaan  – henkilökohtaisen tiedonannon ja muun kirjallisuuden ollessa kyseessä.

Lähdeluettelossa tämä taitaa mennä näin…

Meikäläinen, M. 2013a. Kaikenlaista

Meikäläinen, M. 2013b. Monenlaista

Meikäläinen, M. 2013c. X-projektin tutkija. Sähköpostiviesti 14.1.2013.

Kahden ensimmäisen merkitseminen tekstiin tulisi kaiketi tällä peruskaavalla (Meikäläinen 2013a, 14).

Entä henkilökohtaisen tiedonannon merkitseminen tekstiin? Esim. näin?

Jotain, jotain, jotain (M. Meikäläinen henkilökohtainen tiedonanto 14.1.2013c).

Vastaus:
Kaksi ekaa menevät peruskaavalla. (Tietty jos ovat julkaisuja, täytyy julkaisija-tietoja yms. olla lähdemerkinnässä mukana…)

Raportointiohjeessa neuvotaan henkilökohtaisesta tiedonannosta näin (kohdassa Viittaus suullisiin lähteisiin):

Henkilökohtaiset tiedonannot merkitään kuten muutkin lähteet.  Henkilökohtaisia tiedonantoja ovat esimerkiksi asiantuntijoiden haastattelut ja puhelinkeskustelut. Suulliset lähteet ovat usein merkittäviä tiedonlähteitä, ja siksi tarkat tiedot niistäkin merkitään lähdeluetteloon (ks. kohta Suulliset lähteet, luku 4.4.2).

–  – .  Lääkärin mukaan leikkaus oli onnistunut hyvin ja ACL oli erittäin tukeva. (Helminen 2007.)

Mikäli haastattelut ovat tutkimusaineistoa, esimerkiksi teemahaastattelu, niitä ei merkitä tietolähteiksi.

Lähdeluettelossa suulliset lähteet ohjeistetaan ilmoittamaan näin:

Henkilökohtaisia tiedonantoja ovat esimerkiksi haastattelu ja puhelinkeskustelu sekä muut tärkeät suulliset tiedonlähteet. Tiedonannon luonne ilmoitetaan lähdeluettelossa. Henkilön organisaation tietoihin voi lisätä selventäviä tietoja (esimerkiksi oy., ry., ky.).

Nieminen, J. 2009. Talouspäällikkö ja Muusikko-lehden päätoimittaja. Suomen Muusikkojen Liitto ry. Haastattelu 15.4.2009.

 Sähköpostiviesti ei kuitenkaan ole suullinen tiedonlähde, vaan siihen raportointiohje neuvoo näin:

Sähköpostiviestiin viitattaessa lähdetietojen loppuun voi antaa tarkennusta viestin sisällöstä, lähettäjästä ja vastaanottajasta:

 Nurminen, A. 2009. Ohjeita artikkelien kirjoittajille. Sähköpostiviesti 16.4.2009. Vastaanottaja T. Rautio. Viestinnän lehtorin ohjeet julkaisusarjaan kirjoittaville restonomeille Jyväskylän ammattikorkeakoulussa.

Jos tätä linjaa seuraa, voit aloittaa lähdemerkinnän lähdeluettelossa tällä tavalla:

Meikäläinen, M. 2013c. Viestin otsikko. X-projektin tutkijan sähköpostiviesti 14.1.2013. Vastaanottaja: Olivia Opiskelija. Sitten jotain viestin sisällöstä lyhyesti.

Tekstiviite tulee näin (Meikäläinen 2013c).

Jos tuo olisikin ollut puhelinkeskustelu, eli suullinen lähde, tekstiviite olisikin tullut näin: Jotain, jotain, jotain (Meikäläinen 2013c).

Ja lähdeluettelossa se olisi näyttänyt tältä:

Meikäläinen, M. 2013c. X-projektin tutkija. Haastattelu 14.1.2013.

Sähköpostikyselyn vastaukset lähteisiin?

Olemme yrittäneet kaverini kanssa pähkäillä, kuinka saamme merkittyä s-postiviestin lähteisiin. Eli olemme kysyneet mielipiteitä eri kirjanpito-ohjelmistoista eri ihmisiltä s-postilla. Haluaisimme liittää raporttiin nämä maininnat omilla sanoillamme, mikä tarkoittaa, että kappaleen loppuun tulisi laittaa lähde.

Löysimme tämän esimerkin raportointiohjeesta:
Nurminen, A. 2009. Ohjeita artikkelien kirjoittajille. Sähköpostiviesti 16.4.2009. Vastaanottaja T. Rautio. Viestinnän lehtorin ohjeet julkaisusarjaan kirjoittaville restonomeille Jyväskylän ammattikorkeakoulussa.

Eli jos laittaisin tämän sinun vastauksesi raporttiin olisiko se näin:
Tekstiä tekstiä (omin sanoin se, mitä vastaat tähän viestiin) tekstiä tekstiä. (Åberg 2012)

Ja lähteisiin:
Åberg, K. 2012. Sähköpostin merkintä lähteisiin. Sähköpostiviesti 18.9.2012. Vastaanottaja O. Opiskelija. Informaatikon ohjeita lähdeviittausten tekoon.

Huom! Tuo päivämäärä tuossa on siis arvioitu päivämäärä millon vastaat 🙂 Pitääkös meidän sitten laittaa liitteisiin tämä alkuperäinen s-posti?

Vastaus:
Tämä kysymys saapui luokseni kollegani Kristiina Åbergin kautta.

Tutkimusaineiston keruuta vai tietoperustan laadintaa?

Ensimmäinen pohdittava on se, ovatko kirjanpito-ihmisten viestit tutkimusaineistoanne vai ovatko he tietoperustan laatimisessa käyttämiänne asiantuntijalähteitä.

Jos viestit ovat tutkimusaineistoa, lähteitä ei yleensä ilmoiteta, kuten raportointiohjeessa todetaan: ”Mikäli haastattelut ovat tutkimusaineistoa, esimerkiksi teemahaastattelu, niitä ei merkitä tietolähteiksi.” Tämä ohje tosin koskee suullisia lähteitä eli henkilökohtaisia tiedonantoja (haastattelut, puhelut yms.), mutta lienee sovellettavissa myös muuhun kuin face-to-face- tai ear-to-ear-tilanteisiin.

Mutta jos olette käyttäneet viesteissä saamianne asiantuntijoiden näkemyksiä tietoperustanne laadinnassa, silloin viestien on oltava lähdeluettelossa.

Voisin kuvitella, että tämä erottelu ei ole täysin selkeä tai ongelmaton kaikissa tutkimustehtävissä. Teidän kannattaa jutella asiasta ohjaavan opettajanne kanssa. Voihan olla, että teidän raportissanne on perusteltua näkyä vastaajien nimet ja lähdeluettelossa heiltä saamanne viestit.

Lähdeviite ja tekstiviite

Lähdeluetteloon juuri tuolla tavoin kuin ehdotatte, mutta lisäisin vielä organisaation:
Åberg, K. 2012. Sähköpostin merkintä lähteisiin. Sähköpostiviesti 18.9.2012. Vastaanottaja O. Opiskelija. Jyväskylän ammattikorkeakoulun informaatikon ohjeita lähdeviittausten tekoon.

Tekstiviitekin on muuten oikein, mutta tarkistakaa vielä pisteen paikka.

Yhteen virkkeeseen viittaaminen:
Tekstiä tekstiä tekstiä tekstiä (Åberg 2012).

Useampaan edeltävään virkkeeseen viittaaminen.
Tekstiä tekstiä tekstiä tekstiä. Tekstiä tekstiä tekstiä. Tekstiä tekstiä tekstiä. (Åberg 2012.)

Kristiinalle lähettämäänne s-postiviestiä ei tarvitse laittaa opparin liitteisiin 🙂 Liitteet täydentävät lukijalle sitä, mitä ja miten olette valitsemaanne ilmiötä tutkineet ja siitä oppineet.  Ne ovat asiaan liittyvää lisäaineistoa.

Sähköpostin liitteenä saatu PDF

Miten merkitsen lähdeluetteloon yrityksen kehityssuunnitelman sekä sen seurannan? Suunnitelman nimet ja vuodet ovat tiedossa, mutta tekijöiden ei, ja olen saanut ne pdf-tiedostoina sähköpostilla asiantuntijoilta. Laitetaanko julkaisupaikan ym. tilalta tieto sähköpostiviestistä?

Jos henkilötekijää ei tiedetä, lähdemerkintä aloitetaan lähteen nimellä/otsikolla. Ja kyllä, voit laittaa tiedon sähköpostiviestistä. Esimerkiksi näin:

Suunnitelman nimi. Julkaisuvuosi. PDF-tiedosto. Saatu sähköpostiviestin liitteenä Yrityksen X asiantuntija N.N.:ltä päiväys.

Esimerkiksi

JAMKin kirjaston kehittämissuunnitelma. 2011. PDF-tiedosto. Saatu sähköpostin liitteenä Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjastonjohtaja R. Heikkiseltä 15.4.2011.

Seuranta-PDF ilmoitetaan samalla tavalla.