Standardoitujen johtamisjärjestelmien punainen lanka – järjestelmät tehokäyttöön
Johtamisjärjestelmillä tässä tarkoitetaan toiminnan parempaan hallittavuuteen suunniteltuja toimintajärjestelmiä kuten esim. laatu-, ympäristö-, työterveys-/turvallisuus-, energia- tai tietoturvallisuuden hallintajärjestelmät. Ne voivat olla rakennettu organisaatioon (jatkossa yritys) hyödyntäen sitä varten laadittuja ISO-standardeja kuten esim. laadunhallintaa koskeva ISO 9001:2015.
Johtamisjärjestelmät (toimintajärjestelmät) nähdään usein käytännön tasolla välttämättömänä pahana. Mikäli niiden toimintalogiikka ymmärrettäisiin paremmin ja edellistä ymmärrystä hyödynnettäisiin näkyvästi esim. henkilöstökoulutuksissa ja johtamisessa laajemmin, niihin suhtauduttaisiin ja hyödynnettäisiin aivan eri tavalla.
Johtamisjärjestelmän avulla johdetaan ja ohjataan haluttuja asioita kuten esimerkiksi laatuun, energian käyttöön, tietoturvallisuuteen liittyvää toimintaa. Johtamisjärjestelmät perustuvat systeemiajatteluun. Systeemiajattelun mukaan, hyvä tai huono toiminnan laatu (tehokkuus/ympäristöasioiden hallinta jne.) aiheutuu ensisijaisesti järjestelmästä, jossa henkilöstö toimii, ei niinkään henkilöstä. Tätä voi havainnollistaa sillä, että kahdessa eri maassa samaa työtä samanlaisella koneella/laitteella tms. tekevän henkilön täytyy tehdä asiat aivan eri tavalla … juuri tämän määrittelee järjestelmä, jossa hän toimii. Vielä kun edelliseen lisätään, että teollisuudessa 85 % virheistä johtuu järjestelmästä, jolla tuote/palvelu on aikaansaatu ja 15 % ihmisistä, on järjestelmä oleellinen toiminnan ja sen kehittämisen kannalta.
Yrityksen johdon rooli on keskeinen. Johtohan viime kädessä päättää ja vastaa siitä mitä yrityksessä tehdään. Toimintajärjestelmää rakennettaessa/päivitettäessä joudutaan koko järjestelmä miettimään uudelleen, joka mahdollistaa haluttaessa merkittävän jatkuvan parantamisen sekä laajemman kehittämisen suunnitellusti ja hallitusti. Tällöin tullaan esim. laatunäkökulmasta laatu- tai paremminkin prosessijohtamiseen.
Kaikki työ/toiminta voidaan ymmärtää ja mallintaa prosesseina, jotka vaativat tehokkaasti toimiakseen tietyt oikeat lähtötiedot oikeaan aikaan ja tuloksena syntyy esim. sisäisen asiakkaan (esim. seuraava työvaihe) odottamia tuotoksia (esim. tuote/palvelu/tieto tms.). Tätä hyödynnetään mm. Lean-tekniikkoihin kuuluvassa SIPOC-diagrammissa.
Järjestelmät taas koostuvat prosesseista ja niiden ketjuista tai paremminkin prosessiverkoista.
Kaikki prosessit sisältävät enemmän tai vähemmän vaihtelua, jotka summautuvat lopputuotteessa ja/tai -palvelussa tms. Johtamisjärjestelmällä voidaan hallita paremmin kokonaisvaihtelua. Suunnitellaan ja kehitetään yksittäisten prosessien toiminta sellaiseksi, että niiden vaihtelu on paremmin hallinnassa. Tässä voidaan hyödyntää erilaisia johtamisjärjestelmästandardeja, joissa on vaatimuksia/neuvoja tarvittavien asioiden huomioimiseksi.
Käytännön keinoja, joita hyödynnetään vaihtelun parempaan hallintaan ovat esim. työohjeet videoklippeinä/valokuvina, laitteiden ennakoiva huolto, riskianalyysit tms. Nämä taasen ovat osa johtamisjärjestelmää.
Vaihtelua voi pienentää ja hallita paremmin selvittämällä vaihtelun merkittävimpiä lähteitä. Tähän voi käyttää esim. syy-seuraus-diagrammia, joka on helppokäyttöiden yksi systemaattisen ongelmanratkaisun menetelmä. Alla edellisen kuvan Prosessin 1 -vaihtelun lähteitä vakionäkökulmista avattuna.
Mikä on johtamisjärjestelmien toimintalogiikka ja mihin sen teho perustuu?
Teho perustuu vaihtelun parempaan hallintaan, joka saadaan kokonaisuutena hallittua johtamisjärjestelmän avulla. Tähän kootaan kaikki siinä tarvittava esim. hyödyntäen johtamisjärjestelmästandardeja kuten laatunäkökulmasta ISO 9001:2015 tai ympäristönäkökulmasta ISO 14001:2016 jne.
Kun prosessit hallitaan kokonaisuutena paremmin, voidaan toimintaa ohjata ja kehittää hallitusti. Tässä jatkuvassa parantamisessa voidaan hyödyntää esim. tilastollista prosessin ohjausta (SPC), Lean-ajattelua (esim. hukka-ajattelu) ja sen tekniikoita (esim. arvovirta-analyysi).
Mikäli vaihtelun paremman hallinnan merkityksen ymmärtäminen olisi laajempaa ja syvällisempää, olisi toimintakin tehokkaampaa ja sitä kehitettäisiin jatkuvasti hallitusti … edellyttää, että yrityksen johto on siihen näkyvästi sitoutunut. Se on kaiken onnistumisen edellytys pitkällä aikavälillä.
Aihe-alueeseen voit perehtyä syvällisemmin JAMKin esim. Prosessien kehittäminen- ja osittain myös Laadun kehittämistekniikat -opintojaksolla avoimessa AMK:ssa verkkototeutuksena
– Harri Peuranen, yliopettaja, Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Teknologiayksikkö, Teollisuustekniikka
Lähteet: SFS-EN ISO 9004. 2018. Laadunhallinta. Organisaation laatu. Ohjeita jatkuvan menestyksen saavuttamiseen.