Auditoinnitko pelkkä jatkuva riesa?

Käytännössä kaikissa organisaatioissa tehdään säännöllisesti vähintäänkin itse toteutettuja sisäisiä lähinnä toimintaan kohdistuvia auditointeja. Sertifioidut hallintajärjestelmät (esim. laatu ISO 9001:2015, työterveys- ja turvallisuus ISO 45001:2018) vaativat lisäksi puolueettoman päteväksi todetun tahon tekemiä ulkoisia auditointeja. Asiakaskin tai sen määrittelemä taho tekee myös auditointeja. Yleensä erityisesti sisäiset auditoinnit koetaan aikaa vieviksi ja hankaliksi, sekä sisäisen auditoijan että auditoinnin kohteena olevien henkilöiden taholta.

Tässä blogissa pyritään tuomaan uusia näkökulmia sisäiseen auditointiin, jotta ne voisivat muuttua yhä enemmän hengeltään positiivissävytteisiksi ja rakentaviksi tilaisuuksiksi.

Auditoinnilla ymmärretään sovittujen asioiden ja menettelytapojen tuntemisen sekä käytännön tekemisen säännöllistä tarkistamista … mielellään yhteisesti sovitulla tavalla. Paras tilanne on silloin, kun menettelytavat on selkeästi sovittu. Silloin niihin on helpompi sitoutua ja toimia sovitusti. Asian kääntöpuoli on se, että yhteinen sopiminen vaatii jonkin tyyppisen ohjeistuksen. Ohjeitahan ei lueta kuin pakon edessä (vrt. minkä tahansa uuden laitteen käyttö). Hyvällä tehtävään perehdyttämisellä asia selviää, mutta mikä tilanne on esim. vuoden kuluttua.

Ohjeet ja auditointi

Ohjeistuksen suhteen ei tule johtamisjärjestelmästandardeista (esim. ISO 14001:2015) lisävaatimuksia. Niissä esitetään vaatimuksia, että määrätyt asiat tulee tehdä, mutta ei keinoa miten se tulisi tehdä. Monissa yrityksissä asioita ja menettelyitä sovitaan muutoin kuin ohjeistamalla, joka on helppo tapa, mutta sovitut asiat muuttuvat kunkin haluamaan suuntaa. Auditoijan näkökulmasta tilanne on vielä hankalampi: tarkistaa kirjaamattomia tapoja toimia. Johtamisjärjestelmien auditointia varten on oma ohjestandardi eli ISO 19001:2016.

Jonkin tyyppinen (työ)ohjeistus on aina tarpeen, jotta olisi edellytykset toimia tehokkaasti. Lean-ajattelussa Standardoitu työ-käsite (ks. esim. Standardized work 2019) vie asian vielä pidemmälle eli selvitetään mikä on tehokkain tapa tehdä jokin mielellään toistuva asia/työ ja ohjeistetaan se sen mukaisesti. Eli kaikki tekevät ao. työn sen tehokkaimmalla tavalla. Lean-maailmassa nk. prosessikävely on auditoinnin tyyppinen toiminnan tarkistus/ylläpitotapa.

Tarkastavasta auditoinnista positiiviseen näkyvään kehittämiseen

Yksi tapa kehittää sisäisiä auditointeja voisi olla niiden muuttaminen lähtökohtaisesti perehdytys/koulutustilaisuustyyppisiksi. Toisin sanoen oleellista ei olisikaan se miten hyvin kaikki asiat on kunnossa ja tiedossa ennen auditointia, vaan sen jälkeen. Tällöin henkilöstö osallistuisi niihin positiivisella asenteella eikä pelonsekaisin tuntein.

Vielä kun edelliseen lisätään auditoinnin kehittäminen positiivisesti kehityshakuiseksi, jolloin auditoinnin tuloksena nostettaisiin aina esiin ensin vahvuuksia ja tämän jälkeen vasta kehityskohteet, joista yleisesti käytetään negatiivista nimitystä poikkeama (joka on tuliainen johtamisjärjestelmästandardeista). Itse kieltäisin sen käytön ja vähintäänkin poistaisin sen em. standardeista. Auditoinnin tuloksena syntyisi kuva auditoitavan alueen vahvuuksista, joita täytyy ylläpitää ja kehittämiskohteista, joita puolestaan täytyy kehittää. Tässähän on kyse oikeastaan kevennetystä SWOT-analyysistä, jossa nyt keskitytään vain sen vahvuudet (Strengths) ja heikkoudet (Weaknesses) -osiin, jotka ovat sisäisiä, Mahdollisuudet (Opportunities) ja uhkathan (Threats) ovat ulkoisia.

Käytännön kokemuksen kautta voi sanoa, että auditoijana kehittämiskohteiden löytäminen on helpompaa kuin vahvuuksien. Auditoijan pätevyys tulee siinä oleelliseksi, jotta on kyky tunnistaa myöskin vahvuuksia perustellusti. Kehittämiskohteet löytyvät helposti erityisesti standardivaatimuksiin vastaamisia selvittäessä, koska vaatimusstandardeissa (esim. ISO 45001:2018) ne on määritelty selkeästi. Erityisesti dokumentointivaatimukset ovat selkeitä.

Auditointi tulisi olla näkyvästi osa yrityksen jatkuvaa parantamista. Auditointitulokset tulisi visualisoida mahdollisuuksien mukaan Lean-ajattelun mukaisesti esim. taulutekniikalla. Tämä voisi tapahtua esim. pisteyttämällä auditointien tulokset ja esittämällä ne esim. kuvaajana, jolloin kaikki näkisivät oman alueensa tuloksen suhteessa toisiin. Leanin prosessikävely sisältää tyypillisesti listan tarkistettavista asioista, joiden tilanne pisteytetään ja tulokset esitetään kuvaajana. Kuvaajissa olisi syytä myös olla aikaulottuvuus, jolloin kehittyminen tai sen puuttuminen tulisi näkyväksi.

Itse auditointitapahtumaan tulisi tuoda enemmän valmentava ote. Auditointihan tulee tapahtua esittämällä avoimia kysymyksiä kuten

• näytä kuinka jokin asia tehdään
• mitä työkaluja tässä tarvitaan ja sitten otappa ne jne.
• mistä tiedät, että työkuva sisältää viimeiset muutokset.

Mikäli asian tekemisessä tai tietämyksessä on ongelmia tulisi ne käydä auditoinnissa yhdessä läpi ja pyrkiä luomaan tilanne, että jatkossa ao. asia hoituu kuten on sovittu.

Kannattaako auditointiin panostaa enemmänkin työaikaa?

Auditointi tulisi olla lähtökohtaisesti kevyt ja nopea toteuttaa, mutta toisaalta kehittämiseen pitäisi myös olla valmis panostamaan. Käytännössä tämä tarkoittaa auditoinnin suunnitteluun ja toteuttamiseen osallistuvien henkilöiden työaikaa. Tämähän on pois perinteisesti ajateltuna tuottavasta työstä, josta asiakas on valmis maksamaan (vrt. Lean-ajattelun lisäarvo-käsite).

Kysymyshän oikeastaan on siitä, että onko asiakas valmis maksamaan yrityksen toiminnan kehittämiseen käytetystä ajasta. Varmaankin silloin on, mikäli kehittyminen näkyy asiakkaalle saakka (esim. laatu ja hinta). Tämä merkitsee sitä, että auditoinnit täytyy pystyä suunnittelemaan ja toteuttamaan niin, että kehityshakuisuus on kouriintuntuva leimallinen piirre sen jokaisessa vaiheessa.

Voisiko tässä esitetty positiivinen henkilöstöä sitouttava lähestyminen olla yksi merkittävä osa sitä? Samalla hyödynnettäisiin esim. Lean-ajattelun kuhunkin tilanteeseen sopivia osia kuten yllä esitetyt standardoitu työ, prosessikävely ja tulosten visualisointi. Hukka-ajattelu olisi myös helposti otettavissa mukaan edellisiin. Myös toimistoympäristössä.

Laatuajatteluun ja jatkuvaan parantamiseen (sisältäen mm. Lean-perusajattelun) voit perehtyä JAMKssa myös avoimessa AMK:ssa verkkototeutuksina Laatutekninen perusajattelu- ja Laadun kehittämistekniikat-opintojaksoilla.

Kirjoittaja:
– Harri Peuranen, yliopettaja, Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Teknologiayksikkö, Teollisuustekniikka

Lähteet: Standardized work 2019. Lean Enterprise Institute. Viitattu 17.11.2019.  https://www.lean.org/Workshops/WorkshopDescription.cfm?WorkshopId=20