Aineiston hävittäminen

Missä on löydettävissä tietoa siitä, kuinka luottamuksellista tietoa, esim. haastattelu ym, kuuluisi hävittää opinnäytetyötä tehdessä? Tämä tieto pitäisi osata kertoa tutkimussuunnitelmassa.

Vastaus:

Kysyin asiaa JAMKin arkistoasioista ja asiakirjahallinosta vastaavalta suunnittelijalta, Nojosen Mirjalta. Otin asian puheeksi myös Opinnäytetyöfoorumissa.

Aineisto kannattaa hävittää vasta 14 vuorokauden jälkeen opparin hyväksymisestä, koska silloin on vielä mahdollisuus tehdä oikaisupyyntö. Jos teet oikaisupyynnön arvioinnista, odota prosessin loppuun.

Tässä Mirjan vastaus:

Opinnäytetyön yhteydessä syntyneet luottamukselliset, salassa pidettävät  ja henkilötietoja sisältävät tiedot tulee säilyttää lukitussa paikassa (jos paperilla) ja sähköisessä muodossa olevat tiedot salattuna tai salasanalla lukittuna.

Paperimuotoisen aineiston hävittäminen tapahtuu tietoturvallisesti esimerkiksi tuomalla ne JAMKin kampuksilla oleviin lukittuihin tietosuojamateriaalin keräyslaatikoihin (ns. salasuloihin).  

Sähköisen materiaalin osalta tarpeettomat aineistotiedostot ja tietojärjestelmien käytön yhteydessä syntyvät väliaikaistiedostot on poistettava käyttötarpeen päätyttyä. Pelkästään tiedoston poistaminen (deletointi) ja tietokoneen roskakorin tyhjentäminen ei tarkoita, että tiedosto olisi tuhoutunut lopullisesti. Poistettuja tietoja voi palauttaa jopa kiintolevyn uudelleen alustamisen jälkeen. Tiedon lopulliseen hävittämiseen on olemassa erilaisia ohjelmia, jotka perustuvat esimerkiksi tietojen ylikirjoittamiseen tai kiintolevyn magnetointiin. Tallennusväline voidaan myös murskata mekaanisesti lukukelvottomaksi.

Jo opinnäytetyön suunnittelun alkuvaiheessa kannattaa miettiä, olisiko tutkimusaineistolle mahdollisesti jatkokäyttöä. Voisiko aineistosta tehdä myös muunlaisen tutkimuksen, opinnäytetyön? Tällöin kannattaa perehtyä hyvissä ajoin esimerkiksi Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirjaan (http://www.fsd.uta.fi/aineistonhallinta/fi/ ). Tietoarkistosta ja muista avoimista tietovarannoista löytyy myös vapaasti käytettävää tutkimusaineistoa sähköisessä muodossa – lisätietoa näistä löydät vaikka JAMKin avoimen tieteen sivustolta (https://www.jamk.fi/fi/Tutkimus-ja-kehitys/avoin-tiede-ja-tutkimus—open-access/avoin-tiede-ja-tutkimus-etusivu/tutkimusaineistot/tietovarannot/ ).