Suuntaava harjoittelu: Tapaus Oy

Suoritin suuntaavan työharjoitteluni Tilaisuuksien ideointi- ja toteuttamistoimisto Tapaus Oy:lla. Tapauksen liikevaihto oli n. 23,1 miljoonaa euroa vuonna 2021 ja työllistää n. 130 työntekijää. Tapaus on osa Pohjoismaiden suurinta ja johtavaa tapahtumatoimistoa Liwlig Groupia, joka yhdistää Ruotsin, Norjan ja Suomen johtavat tapahtumatoimistot. Tapaus toimii tapahtuma-alalla ja tekee projekteja B2B, B2C sekä B2E kohderyhmille. Yhtiössä myydään, suunnitellaan ja tuotetaan tapahtumia. Tapauksen pääkonttori sijaitsee Espoossa, ja siellä työntekijöitä onkin reipas sata. Itse suoritin harjoitteluni Tampereen toimistolla, jossa työntekijöitä on tällä hetkellä kolme. Toimimme kuitenkin vahvassa yhteistyössä ja projekteja tehdään eri kokoonpanoin toimistojen sijainneista riippumatta.

Suoritin työharjoitteluni production traineena eli tapahtumatuotannon eri tehtävien parissa. Työnkuva vastaa production coordinatorin eli tuotannon koordinaattorin tehtäviä. Alkuun kuului laaja perehdytysjakso, joka tapahtui yhtiön pääkonttorilla Espoon otaniemessä. Perehdytyksessä tutustuttiin yritykseen ja työyhteisöön kokonaisuutena sekä käytiin läpi tapahtuman prosessin eri vaiheita briefistä toteutukseen, sekä saavutettiin ymmärrys myös myynnin, suunnittelun sekä hr-osastojen työstä ja prosesseista tuotannon lisäksi.

Alussa hoidin paljon tuotannon avustavia selvitystöitä, kuten tapahtumatilojen, esiintyjien, cateringin yms. alihankkijoiden saatavuuksien selvittämistä ja tarjouspyyntöjen tekoa. Pääsin mukaan sisäisiin-, sekä asiakaspalavereihin ja kirjoittamaan niistä muistioita. Opin tekemään projektipalavereihin agendan, projektiaikataulua sekä budjetoimaan projekteja. Myöhemmin sain myös selkeämpi omia kokonaisuuksia hoidettavaksi. Harjoittelujakson aikana pääsin myös kahteen tapahtumaan töihin. Päivittäisinä työkaluina käytin yrityksen sisäisiä projektinhallintajärjestelmiä, googlen työkaluja sekä Exceliä.

Suosittelen lämpimästi Tapausta harjoittelupaikkana kaikille, keillä on kiinnostusta tapahtuma-alalle tai prosessiluontoiseen työhön. Työ vaatii hyvää organisointitaitoa ja otetta pitää monta lankaa käsissä. Lisäksi rohkea asenne ja positiivisuus ovat todella tarpeen! Tapauksella välitetään aidosti henkilöstöstä ja siellä pääsee vaikuttamaan omaan polkuunsa ja tuomaan kiinnostuksen kohteita ilmi. Itsekin sain tehdä töitä yli työnkuvauksen rajojen ilmaistuani kiinnostukseni myös suunnittelupuoleen. Tavallisesti tuotannon tehtäviin kuuluu lähinnä jo myydyn projektin käytännön toteutuksen edistäminen, mutta pääsin myös rakentamaan myyntipresentaatioita ja mukaan tarjousvaiheen tehtäviin. Tällä hetkellä teen Tapaukselle töitä osa-aikaisena opparin kirjoittamisen ohella. Suosittelen tutustumaan Tapauksen nettisivuihin ja sometileihin, mikäli kiinnostus herää.

Kirjoittaja: Linnea Lehmuskoski