Digitaalinen ohjausassistentti opinto-ohjauksen tukena

Digitaalinen ohjausassistentti (RP) monimuoto-opiskelijoiden opinto-ohjaukseen, opintojen seurantaan ja opinnäytetyöprosessiin

Melko alkuvaiheessa hanketta jouduttiin supistamaan, ja se määriteltiin koskemaan vain ohjausprosessia ja opintojen seurantaa, sillä ELO-määrärahan todettiin olevan riittämätön kattamaan myös opinnäytetyöprosessi. Opinnäytetyöprosessin osalta robotin vaatimat prosessitiedot olivat myös liian hajallaan eri tietolähteissä. Suurin kustannuserä oli robotin ohjelmointi ostopalveluna.

Hankkeen tavoitteet

Hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa tradenomimonimuoto-opiskelijoiden (verkko-opiskelijat) ohjausprosessissa opiskelijatiedon (opintopistekertymä, opintojaksojen suoritukset, opiskeluvauhti) koostamisessa, jotta tiedonhausta vapautuva aika voitaisiin fokusoida uraohjaukseen. Aiemmin tietojen hakuun kului iso osa keskusteluajasta.

Ohjelmistorobotiikkasovelluksen (Digitaalinen ohjausassistentti) tehtävänä oli konkreettisesti koota tietyllä ohjaukseen varatulla hetkellä olennaiset opiskelijan tiedot yhdeksi näkymäksi ohjaajan ruudulle, jotta ohjaustilanteessa päästiin hyvin pian keskustelemaan opintojen edistymisestä, uratilanteesta ja opiskelijan esittämistä kysymyksistä.

Tehdyt toimenpiteet vuonna 2019

• Perehtyminen ohjelmistorobotiikan mahdollisuuksiin ko. teemassa.
• Yhteistyöneuvotteluita eri palveluntuottajien kanssa.
• JAMKin IT-asiantuntijayhteistyö, käytännön operointiin ja tietosuojaan liittyvät teemat.
• Tarjouspyynnöt palveluntuottajilta ja valinta.
• Ohjausprosessin nauhoittaminen ja kuvaaminen koodausta varten.
• Ohjelmointi ja testaus
• Käyttöönotto ja käyttö valittujen ryhmien ohjauksessa.

Saavutetut tulokset

• Digitaalinen ohjausassistentti on toiminnassa.
• Ohjausaikaa vapautuu aiempaan verrattuna n. 25% opiskelijan tukemiseen.
• Opiskelijan motivoituminen ja varma olo edetä opinnoissa, kun henkilökohtaisesta tilanteesta on ehditty keskustella enemmän ohjauskeskustelussa.
• Ohjaajan motivoituminen ohjausprosessissa, kun osaaminen voidaan fokusoida opiskelijan tukemiseen, eikä tiedonhakuun.

Mitä opittiin?

• RPA-projektin läpivieminen alusta loppuun.
• RPA:n sovellusmahdollisuudet.
• Yhteistyö ohjelmistoyritysten kanssa.
• Prosessikuvausten nauhoittaminen ja laatiminen riittävän tarkoiksi, prosessien mallintaminen.
• Organisaation prosessikuvausten olemassaolon merkitys.
• RPA:n toimintalogiikan ymmärtäminen ja tiedon sijainnin merkitys järjestelmissä.
• Robotti tekee vain sen, mikä sille ohjeistetaan. Jos tietokannassa on virheitä tai virheellisiä merkintöjä, robotti ei voi tuottaa haluttua tulosta.
• Kustannusarvioiden merkitys projekteissa.

Miten asiat jatkuvat tästä eteenpäin?

Robottia käytetään vielä vuonna 2020 niin kauan, kuin ASIO-järjestelmä on käytössä JAMKissa (robotti hakee tiedot ASIOsta). Hyödynnetään vapautuvaa ohjausaikaa opiskelijoiden tukemisessa. Lasketaan ajan säästö. Pyydetään opiskelijoiden palaute ohjauksen laadun muutoksen osalta.

Maija Haaranen ja projektityöryhmä, Liiketoimintayksikkö, JAMK 2019
ELO-toimituskunta, Jyväskylän ammattikorkeakoulu