Mikro- ja pk-yritysten viestinnän haasteet

Isoissa organisaatioissa henkilöstöhallinto toteuttaa sisäistä viestintää, markkinointiosasto suunnittelee markkinoinnin toimenpiteitä ja some-vastaava hyörii eri kanavissa. Suomalaisista yrityksistä kuitenkin 93,3 prosenttia on alle 10 hengen yrityksiä. Näissä mikro- ja pk-yrityksissä tilanne on hyvin toisenlainen. Ei ole erillistä viestintävastaavaa saati -osastoa, ei ole aikaa eikä välttämättä erityistä viestinnän osaamista. Helsingin yliopiston organisaatioviestinnän emeritusprofessori Leif Åbergin mukaan työyhteisön viestinnän tärkein tehtävä on toimia perustoimintojen eli jokapäiväisen tekemisen tukena. Se tehtävä on sama niin isoissa kuin pienissäkin yrityksissä. DIKO-hankkeessa kohtasimme hoiva-alan pieniä yrityksiä ja yritimme yhdessä löytää matalan kynnyksen ratkaisuja heidän viestintänsä haasteisiin. 

Sisäistä viestintää tarvitaan pienessäkin organisaatiossa 

Pienessä yrityksessä syntyy helposti mielikuva, että eihän sisäistä viestintää tarvitse erikseen miettiä, kun meitä on niin vähän. Kuitenkin hoiva-alan työtehtävissä harvoin koko henkilöstö on samaan aikaan paikalla, mikä vaikeuttaa luontaista ”kahvipöytäviestintää”. Johto ei myöskään aina näe työntekijöiden ongelmakenttää tai arjen harmeja keskittyessään työvuorosuunnitteluun ja muihin hallinnollisiin tehtäviin. Lisäksi hoiva-alan yrityksissä viestinnän kirjo on suuri: viestitään asiakkaiden kanssa, viestitään omaisten kanssa, viestitään kollegojen kesken ja esimiehen kanssa. Tarvitaan tilannetajua ja joustavuutta, kun kaikkien ryhmien kanssa ei ehkä voikaan viestiä samalla tavalla.  

Hanke paljastikin lähes kaikissa organisaatioissa tarpeen kehittää sisäistä viestintää. Monissa paikoissa luotiin uusia palaverikäytänteitä, mutta niitäkin arvokkaammaksi päivittäisen viestinnän kanavaksi nousi WhatsApp-sovelluksen käyttöönotto. Sen kautta on helppo luoda ryhmiä eri tarpeisiin ja viestiä nopeasti silloin, kun tilanne on päällä.  

Verkkosivuja ei voi ohittaa  

Yrityksessä kuin yrityksessä todettiin myös verkkosivujen kehittämisen tarve. Haasteellista sivustojen kehitystyössä on, että tälle työlle ei ole omaa tekijää ja edes julkaisualusta ei välttämättä ole omassa hallinnassa. Sivujen päivitys tuntuu hankalalta, ja ymmärrys esimerkiksi hakusanaoptimoinnista tai -mainonnasta on vähäistä. Vaikka sana hyvästä palvelusta edelleen leviääkin paljolti suusta suuhun, googlaa lähes jokainen palvelun ostoa harkitseva yleensä myös yrityksen verkkosivut. Verkkosivuilla on suuri rooli yrityskuvan muokkaajana, vaikka niitä ei aktiivisesti käytettäisikään markkinointiväylänä. Löytyykö sivultasi vain lyhyet perustiedot vai kertovatko sivut ihmisistä palveluiden takana ja vielä tärkeämpää siitä avusta, jonka palvelu tuo käyttäjilleen? Jos oma aika tai osaaminen ei riitä sivujen päivittämiseen, on hyvä tehdä huomioita hyvistä käytänteistä, koota listaa omista puutteista ja etsiä itselle hyvä yhteistyökumppani verkkosivuston ylläpitoon.  

No mites se some? 

Moni yritys tuskailee myös sosiaalisen median käyttöönoton kanssa. Mikä kanava, kuka sitä päivittää ja mitä sinne pistetään? Parhaimmillaan some tuo yrityksen lähemmäs asiakaskuntaansa kertoen yrityksen arjesta ja tarjoaa yhden vuorovaikutteisen viestintäkanavan. Pahimmillaan se on muutaman päivityksen hautausmaa, jolle ei ole määritelty selkeää roolia ja päivitysvastuita. Jos yrityksessä on muutenkin aktiivisia somettajia, voi esimerkiksi Facebook-sivujen avaamista suositella. Vielä tärkeämpää voi kuitenkin olla löytää suora keskusteluyhteys esimerkiksi asiakkaan omaisten kanssa, vaikka WhatsAppilla välitettyjen valokuvien tai ääniviestien muodossa, toki muistaen tietosuojaan liittyvät vaatimukset.  

Palveluita tulee myös myydä 

Varsinkin hoiva-alalla vallitsee herkästi se ajatus, että työtä tehdään suurella sydämellä, ei rahan takia. Kannattava liiketoiminta vaatii kuitenkin myös rahan ajattelua, ja sitä ei yleensä tule ilman myyntiä. Yrityksestä täytyy löytyä puhemies tai -nainen, joka huolehtii esimerkiksi suhteista kuntavaikuttajiin tai joka on valmis lähtemään, vaikka ämpäreitä jakamaan hyvinvointimessuille tai vanhemman väen tapahtumiin. Toisin kuin usein ajatellaan, myynti ei ole vain johtajien työtä vaan koko henkilöstöllä on siinä roolinsa. Henkilöstö liikkuu kentällä, näkee uusia tarpeita, törmää uusiin ihmisiin, edustaa omalla olemuksellaan yritystä jatkuvasti. Myös tästä on hyvä puhua yrityksessä. 

Kirjoittajat:

Mari Karjalainen, mari.karjalainen@jamk.fi

Sisko Riihiaho, sisko.riihiaho@jamk.fi

Lue lisää Diko-blogista: https://blogit.jamk.fi/diko/

Seuraavassa DIKO-blogitekstissä pureudumme sosiaali- ja terveydenhuollon uudistusten viivästymiseen.