Vuoteni projektipäällikkönä – 10 vinkkiä vasta-alkajalle

Pidän haasteista, enkä pelkää kohdata niitä. Haasteiden kautta on mahdollista kehittyä ja oppia niin sisällöistä, kuin itsestäänkin. Kesällä 2018 minulle tarjottiin opettajaminäni toistaiseksi suurinta haastetta, projektipäällikkyyttä TiimiVerkko -hankkeeseen. Hankkeen sisältö vaikutti osaamiseeni sopivalta, kuntoutusta. No kuntoutusta etänä, mutta sekään ei ole ihan vierasta ja digitaalisuus on kiinnostanut jo pitkään. Hieno mahdollisuus kehittyä ja saada uutta osaamista itselleni vieraammalta osa-alueelta eli projekteista. Tähän haluan tarttua ja kartoittaa osaamistani nykyaikaisen opettajuuden mukaisesti.

Ennen projektin virallista alkamista ehdin hakea tarkempaa tietoa projektien tarkemmasta kulusta, projektipäällikön tehtävistä ja oikeastaan kaikesta mikä projekteihin liittyy. Ajattelin, että olen valmistautunut hyvin kohtaamaan tämän uuden toimeni. Täynnä tarmoa ja iloa uuden oppimisesta kohti syksyn toimenpiteitä. En ollut osallisena projektin suunnittelussa, mutta projektisuunnitelmaa ja päätöstä tuli kyllä luettua lävitse alleviivaustussin kanssa moneen kertaan. Ihannehan olisi, että projektipäällikkö olisi jollain tapaa mukana projektisuunnittelussa, mutta koska se ei aina ole mahdollista niin huolellinen tutustuminen suunnitelmaan mahdollistaa kyllä kirjoittajien ajatuksenkulun ymmärtämisen.

Vinkki 1) Lue projektisuunnitelma tosi tarkkaan. Tee projektin toimenpiteistä koonti, vaikka Exceliin ja kirjaa mitä osa-alueita mihinkin toimenpiteisiin kuuluu ja mieti niiden aikataulutusta. Milloin mitäkin tapahtuu? Miten toteutumista arvioidaan? Kenelle toimenpiteitä suunnataan? Mitä tavoitteita toimenpiteillä on? jne. Muista kirjata myös kaikki mahdolliset luvut ylös esimerkiksi siitä, kuinka monta kohderyhmäasiakasta/koulutuspäivää/julkaisua tms. on luvattu. Ylläpidä tätä listausta ja päivitä sitä toteutuneiden toimenpiteiden osalta. Muista kirjata ylös myös kaikki tilaisuudet, niihin osallistuneiden määrä ja sisältö. Itselleni vinkattiin liikennevalokoodauksesta, jossa punainen on toteutumaton toimenpide, keltainen meneillään oleva ja vihreä suoritettu. Näin jo pienellä vilkaisulla näkee missä mennään ja mihin pitää panostaa.

Tärkeää on kuitenkin huomioida, että suunnitelma on aina vain tilanne ennen projektia. Monenlaiset muuttuvat tekijät itse toteutusvaiheessa voivat edellyttää sitä, että suunnitelmaa muutetaan. No sekään ei ole katastrofi, vaan sitten perustellaan muutoshakemukseen, miksi toteutustapa on oltava toisenlainen.
No – oma projektini lähti etenemään. Tosin itse olin vähän kuutamolla siitä, että mitäs tässä nyt sitten pitäisi tehdä ja miten. Suunnitelmassa oli avattu tosi hyvin millaisia toimenpiteitä olisi tarkoitus toteuttaa, mutta kenen kanssa näitä nyt sitten toteutettaisiin?

Vinkki 2) Kerää ympärillesi toimiva projektitiimi. Jos et tiedä miten tämä onnistuu niin kannattaa rohkeasti kysyä apua. Kukaan meistä ei voi tietää kaikkien muiden kaikkia osaamisalueita, joten siksi on järkevää kontaktoida henkilöä, joka osaamiset tietää. Häneltä saa hyviä vinkkejä siihen, kuka omaa vaikkapa digitaalisia taitoja ja kuka palvelumuotoilua. Tutustu asiantuntijoihin, selvitä heidän osaamisalueensa ja miettikää yhdessä, kuka voisi vastata mistäkin toimenpiteestä. Kaikelle ei varmasti löydy osaajaa, mutta kun näistä päätetään yhdessä niin ei kenenkään tarvitse taipua mahdottomuuksiin. Projektitiimi on valtava voimavara silloin kun se toimii, on motivoitunut ja innostaa toinen toisiaan tekemään asioita vieläkin paremmin. Myös asiasta kiinnostunut ohjausryhmä on tärkeää, koska se toimii parhaimmillaan projektisi innovaattorina, vertaistukena ja arvioijana.
Itse voin suoraan sanoa, että puhtaasti oman projektitiimini henkilöiden osaamisen kautta olen itse oppinut käyttämään JAMK:n robotteja ja kännykällä toimivia VR-laseja täysin itsenäisesti, kiitos Jonna Salmijärven ja myös Tuukka Kiviojan, vaikka Tuukka ei hankkeessamme toimikaan. Lisäksi Jonnan kautta olen saanut todella laajasti monenlaista digiosaamista mm. video CV:n tekoon, mobiililaitteen käyttöön ja verkkosisällön suunnitteluun. Tiedän mistä löydän ja kuinka hyödynnän hyvinvoinnin sähköisiä materiaaleja monipuolisesti, kiitos tästä kuuluu Maaret Rutaselle. Käytän Canvaa viikottain esimerkiksi projektiviestinnän tai verkkojulkaisujen tekemisessä ja hahmotan projektin etenemisen kulmakivet. Tästä kiitos Outi Teittiselle, jonka ymmärrys ja vinkit projektin etenemisestä ja toimenpiteistä oli itselleni tärkeä apu. Ymmärrän projektisihteereiden valtavan työn, mutta niitä laskukaavoja ja koukeroita en edes yritä ymmärtää, koska projektisihteerini Henna Nyman osaa sen niin upeasti.

Vinkkinä numero 3) voisinkin sanoa, että mikäli et löydä jotain lomaketta, et tiedä mihin raportoida jotain tai et yleisestikään et tiedä niin kysy omalta projektisihteeriltäsi, hän varmasti sen tietää tai ainakin selvittää yhdessä JAMK:n projektigurun Eija Toivolan kanssa. Lisäksi on hienoa, jos projektissasi on joku kokenut tutkimus, kehittämis ja innovointitoiminnan osaaja, koska häneltä saa korvaamattoman tärkeää apua esimerkiksi projektin etenemiseen, tiedonhakuun ja raportointiin liittyen. Kiitos siis myös Heimovaara-Kotosen Essille, joka TiimiVerkossa on tällaisessa roolissa. JAMK:lta löytyy osaajia oikeastaan kaikkiin projektin hallinnollisiin kiemuroihin. Rohkeasti vain kysymään TKI-puolen ihmisiltä apua vaikkapa projektituntien kirjaamiseen, projektin suunnitteluun tai rahoittajatahoihin. Opettajalle nämä osaamisalueet ovat lähtökohtaisesti alkuun täysin vieraita.

Omassa projektissani, kuten nähtävästi monessa muussakin, aloitus oli melko verkkainen. Oli monenlaisia asioita, joita piti selvittää ja päättää ja kontaktoida ja ja ja… Omalla kohdallani projektitiimi täydentyi vasta huomattavasti aloitusta myöhemmin, mutta kun oli ajatus siitä miten projekti etenee niin oli helppo tietää millaisia ihmisiä alussa tarvitsen ja ketkä voivat tulla mukaan vasta myöhemmin. Toisaalta minulle on käynyt ehkä jonkinlainen hyvä onni, että projektiini valikoitui ”itsestään” sellaisia osaajia, joita se tarvitseekin.

Vinkki 4) Älä panikoi, vaikka projekti ei lähtisikään heti alusta rullaamaan täydellä volyymilla. Toki jos projektisi kesto on vaikka vain vuoden tai vähemmän niin on tärkeää saattaa se käyntiin nopeasti. Jos hankkeesi on kehittämishanke ja kestoltaan pidempi niin toimenpiteetkin opettavat, mitkä asiat edistävät tavoitteeseen pääsyä ja mitkä puolestaan estävät. Kun kehitetään jotain uutta niin ei voi olla varmuutta tuleeko se toimimaan. Tärkeintä on, että mahdollisista haasteista opitaan, analysoidaan kuinka toimintaa voi kehittää ja tehdään seuraavan kerran toisin. Jos näyttää siltä, että aikataulujen kanssa tulee todellisia ongelmia niin kysy apua kokeneemmilta tahoilta, joilta saat varmasti vinkkejä, miten toimia.
Niin se TiimiVerkkokin on edennyt, vaikka alussa olikin haastetta löytää oikeita asiantuntijoita heille varattuihin tehtäviin. Asiantuntijoiden saaminen ei toki ollut ainoa haaste, jota hankkeen alussa koin. Projektin myötä pääsin tutustumaan monenlaisiin uusiin sähköisiin järjestelmiin, projektibyrokratiaan ja raportointiin, jotka ovat osittain vielä erilaisia eri rahoittajatahosta riippuen. Repotronic, Power-BI ja Eura nyt muutamina esimerkkeinä noista täysin uusista järjestelmistä. Näin jälkikäteen sanottuna olisi ollut hyvä, jos näitä olisi ensimmäisiä kertoja voinut käyttää oman hankkeen raportoinnissa jonkun kokeneen käyttäjän kanssa. Sain paljon vinkkejä ja koulutusta, mutta olen havainnut, että kokeneilla projektipäälliköillä on paljon sellaista ”kirjoittamatonta” kokemustietoa, joka on ollut itsellenikin todella hyödyllistä.

Vinkki 5) Kysele ja selvitä ketkä ovat tehneet samalle rahoittajalle projekteja kuin missä itse nyt työskentelet. Kysy löytyisikö heiltä edes yksi tunti yhteistä aikaa keskustella mm. kirjauksista, tallennettavista dokumenteista, hankinnoista ja raportoinnista. Toki JAMK:n projektiohje on todella kattava ja antaa paljon lisätietoa, mutta ongelma voi olla siinä, että itselleni kaikki ei oikein auennut pelkästään ohjetta lukemalla. Moni asia aukeaa monesti vasta sitten, kun itse asian kanssa on työskennellyt. Itse sain esimerkiksi valmiin osallistujalistapohjan, jota olemme omassa hankkeessamme hyödyntäneet. Muistattehan muuten kaikki uudet toimijat, että osallistujalistojen kerääminen kaikissa projektin tapahtumissa on äärimmäisen tärkeää. Olen saanut myös useita konkreettisia vinkkejä siitä, miten projektissa kannattaa edetä. Esimerkiksi se, että kaikki työt mitä projektille tekee ja niiden kesto kannattaa heti kirjata, vaikka kalenteriinsa ja mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Repotronic kirjauksia ei vain yksinkertaisesti aina pysty tekemään päivittäin ja onkin vaarana, että unohtuu mitä on tehnyt, jos ne ei ole missään ylhäällä.

Vinkki 6) Osaamattomuutta ei kannata pelätä, eikä kysyminen osoita tyhmyyttä. Itse olen ainakin aina saanut apua, kun olen vain uskaltanut sitä kysyä ja toisaalta oppinut nuo asiat sen kautta. Minulle on jopa annettu kiitosta siitä, että olen uskaltanut kysyä ja kyseenalaistaa. Toisaalta on varmasti paljon sellaista mitä en edes ole osannut kysyä. Olen osallistunut ryhmässä toteutettavaan projekticoachingiin, joka on ollut kyllä itselleni äärimmäisen opettavainen keino hankkia lisäosaamista ja ymmärrystä. Siellä olen saanut vapaasti kysellä, kyseenalaistaa, ideoida ja keskustella oman projektini etenemisestä. Suosittelen vastaavaa kaikille, joille se on mahdollista. Tuollainen avoin, tuomitsematon, vertaistuellinen ympäristö antaa valtavasti keinoja oman toiminnan kehittämiseen. Toisaalta sieltä saa myös vahvistusta siihen, että on sitä omassa toiminnassa paljon hyvääkin. Ja mikä parasta olen pystynyt jo nyt karttuneella kokemuksellani antamaan vinkkejä myös toisille. Ihan mahtavaa!

TiimiVerkko hankkeessa yhteistyökumppaneina on kuntia ja kolmannen sektorin toimija. Itse en ollut aiemmin työskennellyt näiden tahojen kanssaan yhteistyössä. Alussa on tärkeää kaikkien istua saman pöydän ääreen ja keskustella avoimesti kunkin tavoitteista ja toiveista projektille.

Vinkki 7) Selvitä ihan aluksi, ketkä ovat yhteistyötahojesi tai kohderyhmäsi kannalta tärkeät henkilöt ja sovi heidän kanssaan tapaaminen. Anna heidän kertoa motiiveistaan, toiveistaan ja ajatuksistaan projektia kohtaan. Yhteydenpito heihin on tärkeää ja kannattaa sopia ihan konkreettisesti miten he toivovat sitä toteutettavan. Tärkeää on myös ymmärtää kohderyhmää ja toimia heidän kanssaan tasavertaisesti. Mitä he tekevät, missä, miten, miksi, millä perusteella jne? Kohderyhmän ymmärrys on kuitenkin ainoa keinoa varmistaa, että toimenpiteet ja projektin tavoitteet kohtaavat kohderyhmän yksilöllisesti. Itse olen ollut seuraamassa kohderyhmän ammattilaisten työskentelyä, keskustellut heidän työnsä sisällöistä ja niissä toivottavista muutoksista jne. Olen ollut aina mukana projektin toimenpiteissä, jotta saan täyden ymmärryksen siitä mitä kohderyhmämme kaipaa, toivoo ja odottaa. Toisaalta kohderyhmän on helpompi lähestyä minua, kun olen henkilö heidän joukossaan, enkä taho jossain korkeakoulussa.

Itse olen kyllä innostunut tästä projektipäällikkyydestä, vaikka tiesin, että se tulee välillä olemaan haasteellista. Olen päässyt ihan uuteen maailmaan ja työskentelemään ihan uusien ihmisten kanssa, jotka ennestään ovat olleet minulle vain kasvoja ihmisjoukossa. Itselläni haasteet ja mahdollisuus oppia ja onnistua lisäävät motivaatiota. Toisaalta minun on todella tärkeää pystyä pitämään yllä myös projektitiimini ja yhteistyötahojeni motivaatiota.

Vinkki 8) Mieti heti alussa millaisia motivaation nostatuskeinoja projektissa voisi käyttää. Selvitä mikä voisi toimia muilla ammattilaisilla ja mikä taas yhteistyötahoilla. Mikä heitä motivoi osallistumaan ja tekemään parhaansa? Muista myös kiittää hyvin tehdystä työstä ja kuunnella tiimiä mahdollisissa haasteissa. Tämä on osa-alue, jota vasta pikkuhiljaa opettelen. Ei ole helppoa siirtyä fysioterapian opettajasta eräänlaiseksi henkilöstöjohtajaksi, mutta ainakin voin kehittyä siinä.
Vaikka kuinka ajattelin olevani hyvin valmistautunut projektipäällikön tehtävään, niin todella moni asia on tullut minulle myös yllätyksenä. En ole alusta alkaen osannut ennakoida asioita riittävästi.

Vinkki 9) Mieti asioita etukäteen. Koska vastaavanlainen pesti on minulle ensimmäinen, niin olen kehittänyt toimintatapojani tai projektin etenemistä vähän takaperoisesti. Huomannut aina jossain vaiheessa, kuinka olisin voinut toimia. Esimerkiksi olen huomannut, että erilaisten aikataulujen ja tapaamisten yhteensovittaminen isolla porukalla on tosi hankalaa. Tämän vuoksi erilaisia yhteistapaamisia ja suunnittelukokouksia kannattaa varata alkuun ihan reilulla kädellä ja riittävän pitkälle aikavälille. Kannattaa myös jo alkuun laittaa ylös, sekä tiedottaa mitä asioita noissa kokouksissa tai tapaamisissa käsitellään. Tapahtumia voi sitten muuttaa sisällöltään tai lyhentää kestoa, mutta jos niitä ei ole varattuna etukäteen niin ei niitä kyllä sitten saa millään kaikille sopimaan.

Erilaisista kirjoista, oppaista ja ohjeistuksista saa kyllä paljon tietoa siitä mitä on projektipäällikkyys. Voin kuitenkin 100%:sti sanoa, että mikään opas ei olisi minua pystynyt täysin valmistamaan siihen mitä kaikkea tuleman pitää. Jokaisella organisaatiolla, projektihenkilöllä, yhteistyötaholla jne. on omat toimintamallinsa ja –tapansa. Vaikka olisi niin ihana hallita tätä kaikkea ja ymmärtää kaikesta kaikki niin silti huomattavasti järkevämpää on yrittää hyödyntää jokaisen projektiin osallistuvan omia vahvuuksiaan.

Vinkki 10) Jaa vastuuta. Vaikka olet projektipäällikkö (ja toimitusjohtaja, kuten minulle kerrottiin myöhemmin) niin ei se tarkoita sitä, että koko projekti olisi yksin sinun harteillasi. Kenenkään ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Projektipäällikön on tärkeä olla tietoinen kaikesta ja hallinnoida sitä, muuta kyllä hommat hoituvat muidenkin asiantuntijoiden toimesta. Jokainen projektiasiantuntija on varmasti onnellinen siitä, että saa vastuuta ja pääsee näyttämään omaa osaamistaan sen sijaan, että tekisi projektipäällikön liian tarkasti suunnittelemia toimenpiteitä. Omassa projektissani olen huomannut, että yhteiset ideoinnit ovat niitä antoisimpia, kun yhden ideasta napataan osa ja toisen ideasta toinen. Näitä yhdistelemällä saadaan ihan mahdottoman hyviä kokonaisuuksia ilman, että kaiken pitäisi olla omasta itsestäsi lähtöisiä.
Erilaisia vinkkejä olen vuoden aikana saanut kymmeniä ja kymmeniä. Osa niistäkin jää hiljaiseksi tiedoksi sisälleni, mutta ehkä myös näiden vinkkien kautta joku toinen pääsee alkuun vähän helpommin.

BONUS) Luota itseesi ja ole rohkea. Polkupyörä on jo kertaalleen keksitty, joten jotain uuttakin voi koettaa. Vanhat toimivat tavat ovat hyviä, mutta eivät johda yksinään kehitykseen. Olisiko sopivasti jotain vanhaa, jotain uutta ja jotain ihan mahtavaa? Projektipäällikkönä sinun tulee myös pystyä lopulta päättämään, miten asiat etenevät ja toisaalta seisoa myös päätöksiesi takana. Aina ei voi onnistua, mutta aina voi olla rohkea ja yrittää.
Ja hei minua saa ainakin aina nykäistä hihasta ja kysyä vinkkejä, apua tai vaikka vaan juttuseuraa. Kokemustahan minulla ei nyt kyllä paljon vielä ole, mutta jostakinhan se pienikin ponnistaa. Niin ja kiitos kaikille niille, jotka tämän vuoden aikana ovat minun taivaltani tasoittaneet! Kaikki nämäkin vinkit ovat jostakin nousseet esiin ja joku minua niissä on ohjeistanut.

Kirjoittaja on TiimiVerkko –hankkeen projektipäällikkö Sanna Paasu-Hynynen JAMKista.

| Kirjoittaja: HYVI TKI