Palaverikäytänteiden digiloikka 

Korona-aikaa on eletty jo reilun parin vuoden ajan ja työnteko sähköisiä yhteyksiä käyttäen on lisääntynyt huomattavasti. Etätyöstä on tullut uusi tapa tehdä työtä ja se on myös monen asiantuntijatyötä tekevän mielestä hyväksi havaittu. Kuitenkin samanaikaisesti jotkut kokevat, että etätyöskentely on alkanut kuormittamaan entistä enemmän, sillä työ on koettu yksin puurtamiseksi ja yhteenkuuluvuuden tunne on heikentynyt.  

Koronapandemian myötä työn tekemisen muoto muuttui pysyvästi monen työntekijän kohdalla, kun etätyöstä tuli osa arkea.  Rajoitustoimien kevenemisen myötä monessa työpaikassa siirryttiin hybridityömalliin, jossa yhdistyvät etä- ja lähityöskentelyn parhaat puolet. Etäpalaverit ja -kokoukset ovat muodostuneet hybridityön päivittäiseksi rutiiniksi ja toimivia palaverikäytänteitä on alettu miettiä eri organisaatioissa, jotta etätapaamiset olisivat mielekkäitä ja vuorovaikutuksellisia, mutta ennen kaikkea tehokkaita. Käytännön toteutuksen kannalta palaverin suunnittelu on helppoa, jos kaikki osallistujat ovat koolla yhdessä samassa tilassa tai osallistuvat palaveriin etäyhteydellä. Hybridipalaverien osalta palaverikäytänteet saattavat olla haasteellisia tilanteissa, joissa osallistujat “multitaskaavat” taustalla, eivätkä ole aktiivisesti mukana keskustelussa. Palaverin vetäjällä on keskeinen rooli siinä, kuinka osallistujia kuullaan ja osallistetaan palaverin tavoitteiden saavuttamiseksi. Sen vuoksi palaverisuunnittelulla onkin keskeinen merkitys, jotta kaikki osallistujat tulee huomioitua tasapuolisesti, eikä kenellekään synny ulkopuolisuuden tunnetta. 

Etä- ja hybridityön keinovalikoima on kehittynyt jo hyvälle mallille, ja kokemusta etäpalaverikäytänteistä on niin ikään karttunut. Etätyötä tekevät ovat yhä useammin havahtuneet huomaamaan, kuinka täynnä kalenterit ovat etäpalavereita, etäkokouksia, webinaarityöpajoja ja seminaareja. Siirtymäajat saattavat olla hyvinkin lyhyitä ja etäkokouksesta toiseen hypätään lennosta.  Aikaa työn tauottamiselle, uuteen palaveriin valmistautumiselle tai itse ydintehtävien hoitamiselle on ajoittain haasteellista, joskus jopa mahdotonta löytää. Myös työpäivien keston rajaaminen saattaa olla vaikeaa. Tutkimus osoittaa myös työn ajallisen rytmin kiihtyneen teknologisen kehityksen myötä (Toivonen & Yli-Kaitala 2016).  Lisäksi työn sosiaalinen normisto on muuttunut ja työntekijöiden tavoitettavuuden vaade on korostunut ja kasvanut.  

Tarvitaan uudenlaista työn hallintaa 

Siinä missä etätyö tuo joustoa työelämään ja tukee työn ja muun elämän yhteensovittamista, se myös vaatii uudenlaista työn hallintaa muun muassa työn organisoinnin, itseohjautuvuuden ja itsensä johtamisen osalta. Yksilöllisiä ratkaisuja on yhtä monta, kuin on työntekijöitä. Työn rytmitys on etätyössä vapaampaa ja työtehtävien aikajärjestys saattaa vaihdella. Etätyön ajankäyttöä tuleekin tarkastella myös organisaatiotasolla, sillä on keskeistä etsiä ratkaisuja, joissa vastuuta ajanhallintaan liittyvistä haasteista jaetaan.  (Yli-Kaitala, Viljanen & Turpeinen 2016; Yli-Kaitala & Turpeinen 2006). Käytössä olevien palaverikäytäntöjen tarkastelu ja niistä sopiminen on tullut ajankohtaiseksi useassa yrityksessä. Työterveyslaitoksen lanseeraaman palautumislaskurin perusteella työpaikoilla pystytään vaikuttamaan palautumisen näkökulmasta hyvin työaikoihin, mutta palaverikäytänteissä ja kehityskeskusteluissa on sen sijaan parantamisen varaa. Laskuria käyttäneiden vastausten perusteella palautumista edistäviä palaverikäytäntöjä ei ole käytössä yli puolella yrityksistä. (TTL Tiedote 2021.)  

Etätyön myötä asiantuntijatyöhän liittyvät palaverit ja kokoukset ovat lisääntyneet entisestään, ja niihin kuluu työpäivän kuluessa runsaasti aikaa. Yritysten ja organisaatioiden olisikin hyvä tarkastella säännöllisesti käytössä olevia palaverikäytäntöjään. Tarpeen vaatiessa niitä tulisi muuttaa tai uudistaa esimerkiksi (Ashkenas 2018) sekä kirkastaa kokouksen tavoitteet, joita pidetään myös tehokkaan kokouksen perusteina (Craumer 2018a, 13 & Craumer 2018b). Olennaista on siis määrittää asiat, jotka edellyttävät kokouksen koolle kutsumista, sillä pelkkään tiedonvälitykseen liittyvät asiat eivät vaadi yhteistä kokoontumista. Tällöin sähköiset viestimet ja kanavat ovat usein jopa tehokkaampia ja ajankäytön kannalta tarkoituksenmukaisempia. Koolle kutsuttu kokous puoltaa paikkaansa tehokkuuden näkökulmasta silloin,  

Kokouksia varten laaditut esitys- ja asialistat tekevät kokouksista tehokkaita, kun osallistujien roolit ja kokouksen kulku on määritelty valmiiksi ennakkoon. Eri aiheiden esittelijöiden vaihto saattaa synnyttää uusia ajatuksia ja tuoda esille tuoreita näkökulmia (Leach ym. 2009; Craumer 2018a; Craumer 2018b). Asialistat myös helpottavat kokouksen aikataulusta kiinni pitämistä, joka puolestaan osoittaa kohteliaisuutta ja kunnioitusta osallistujien aikaa kohtaan (Etätyökompassi 2020). 

Kokouksen suunnitteluvaiheessa on hyvä pohtia osallistujien määrä ja sidonnaisuus kokouksen tarkoituksen kannalta. Liian suuri osallistujamäärä usein rajoittaa vuorovaikutuksen syntymistä, eikä toivottavaa keskustelua synny. (Craumer 2018, 7). Kokouksen järjestäjänä olisikin hyvä miettiä osallistujien määrää sekä sitoutumisen, mutta myös tehokkuuden maksimoinnin kannalta (Allen, Tong ja Landowski 2020). Paitsi kokousten ja palaverien osallistujamäärien suhteen, niiden kesto olisi hyvä pitää maltillisena. Pikapalaverit ovat oivat keino tuoda esille työtehtävien kannalta akuutteja asioita tai vaikkapa nostaa esille tuloksellisuuden kannalta tärkeitä työtehtäviä. Myös palaveriaikojen pituus tulisi huomioida, jotta eri kokousten välissä jää aikaa pienelle palautumiselle tai uudelleen orientoitumiselle. (Fokus kateissa, aika palasina? -verkko-opas 2016; Silverman 2018.)  

Toistuvien palaverien päättäminen yhteisellä arvioinnilla tukee palaverikäytäntöjen kehittämistä. On järkevää myös pohtia, mikä kokouksessa meni hyvin ja millaisia toimintatapoja on hyvä jatkaa seuraavissa palavereissa. (Kaksonen 2017).  

Kirjoittajat 

Minna Haapakoski, lehtori JAMK, Kuntoutusinstituutti 
minna.haapakoski@jamk.fi

Eija Janhunen, asiantuntija, JAMK, Kuntoutusinstituutti 
eija.janhunen@jamk.fi

Fokus työhyvinvoinnin johtamiseen hanke! on työhyvinvoinnin johtamisen kehittämishanke, jonka toimintaa johtaa Vaasan yliopiston. Valtakunnallisesti mukana on Vaasan lisäksi, seitsemän muuta korkeakoulua: Oulun yliopisto ja Oulun ammattikorkeakoulu, Jyväskylän yliopisto ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Turun yliopisto ja Turun ammattikorkeakoulu sekä Lapin yliopisto. Kesäkuuhun 2023 kestävä hankkeen budjetti on 1,2 miljoonaa euroa, josta 940 000 euroa kattaa Sosiaali- ja terveysministeriön myöntämä Euroopan sosiaalirahaston (ESR) avustus.  

Lähteet: 

Allen, JA., Tong, J. & Landowski. 2020. Meeting effectiveness and task performance: meeting size matters. Journal of management development. DOI: 10.1108/JMD-12-2019-0510 

Ashkenas, R. 2018. Why We Secretly Love Meetings: The Status and Social Drive Beyond the Agenda. Julkaisussa Guide to Making Every Meeting Matter. Viitattu 17.11.2020 https://tlbnvault.com//data/wordpress/htdocs/wp-content/uploads/2018/01/Guide-to-Making-Every-Meeting-Matter.pdf 

Craumer, M. 2018a. Give Your Standing Meetings a Makeover. Julkaisussa Guide to Making Every Meeting Matter. Viitattu 17.11.2020. https://tlbnvault.com//data/wordpress/htdocs/wp-content/uploads/2018/01/Guide-to-Making-Every-Meeting-Matter.pdf 

Craumer, M. 2018b. How to Run an Effective Meeting: The Basics. Julkaisussa Guide to Making Every Meeting Matter. Viitattu 17.11.2020 https://tlbnvault.com//data/wordpress/htdocs/wp-content/uploads/2018/01/Guide-to-Making-Every-Meeting-Matter.pdf 

Etätyökompassi. 2020. Muistilista onnistuneeseen etäpalaveriin. Vaasan yliopisto. Viitattu 23.11.2020 https://sites.univaasa.fi/etatyokompassi/etatyoetiketti/ 

Fokus kateissa, aika palasina? -verkko-opas. 2016. Viitattu 20.11.2020. https://www.ttl.fi//data/wordpress/htdocs/wp-content/uploads/2016/12/ajanhallinta-asiantuntijatyo.pdf 

Kaksonen, T. 2017. Vaadi ja rakenna parempia palavereja. Työterveyslaitos (TTL) Työpiste 16.12.2017. Viitattu 17.11.2020. https://www.ttl.fi/tyopiste/vaadi-ja-rakenna-parempia-palavereja/  

Leach, D J., Rogelberg, S G., Warr P B. & Burnfield, J L. 2009. Perceived Meeting Effectiveness: The Role of Design Characteristics. Journal of Business Psychology, 24:65–76. 

Silverman, D. 2018. The 50-Minute Meeting. Julkaisussa Guide to Making Every Meeting Matter. Viitattu 20.11.2020 https://tlbnvault.com//data/wordpress/htdocs/wp-content/uploads/2018/01/Guide-to-Making-Every-Meeting-Matter.pdf 

Toivanen, M. & Yli-Kaitala, K. 2016. Asiantuntijana aina tavoitettavissa. Julkaisussa AikaJärjestys asiantuntijatyössä. Helsinki: Työterveyslaitos, 48 -54. Viitattu 20.11.2020. https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/131617/AikaJarjestys_asiantuntijaty%c3%b6ss%c3%a4.pdf?sequence=1&isAllowed=y 

TTL. 2021. Työpäivän aikaisessa palautumisessa on parannettavaa – yli puolella työpaikoista puuttuu palautumista edistävät palaverikäytännöt. Tiedote 7.12.2021. Viitattu 20.11.2021. 

Yli-Kaitala, K. Viljanen, O. & Turpeinen, M. 2016. Tutkimuksesta ajanhallintaa edistäviin käytäntöihin. Julkaisussa AikaJärjestys asiantuntijatyössä. Helsinki: Työterveyslaitos, 117 – 129. Viitattu 20.11.2020. https://www.julkari.fi/bitstream/handle/10024/131617/AikaJarjestys_asiantuntijaty%c3%b6ss%c3%a4.pdf?sequence=1&isAllowed=y