Verkostoitumista etänä – kokemuksia etäseminaarin toteutuksesta KoKemus -hankkeessa
Vuosi 2020 mullisti tapahtumien järjestämisen ja siirsi lähes poikkeuksetta kaikki seminaarit verkkoympäristöihin. Tapahtumien ja seminaarien järjestäjät ovat joutuneet ottamaan varsinaisen digiharppauksen yrittäessään löytää uusia ja innostavia tapoja houkutella ihmisiä verkkotapahtumiin.
Miten verkkoympäristössä voidaan mahdollistaa seminaareissa tapahtunut vapaamuotoinen kohtaaminen ja verkostoituminen? Miten voidaan tarjota houkuttelevia sisältöjä ainaisten puhuvien päiden sijaan?
KoKemus -hankkeessa oli suunniteltu vuodelle 2020 vuosiseminaari, joka piti järjestää kesäkuussa osatoteuttajana toimivan Pohjoisen Keski-Suomen ammattiopiston (POKE) tiloissa. Korona-tilanne pakotti hanketoimijat kuitenkin siirtämään tapahtuman verkkoon. Hanketiimillä aloimme pohtimaan, miten seminaarin tavoitteena oleva verkostoituminen ja työpajat pystyttäisiin parhaiten järjestämään.
Hyvä suunnittelu ja toimiva yhteistyö seminaarin valmistelussa
Seminaarin suunnittelu käynnistettiin hyvissä ajoin ennen kesälomia. Lähtökohdaksi otettiin seminaarin alkuperäisen tavoitteen mukaisesti verkostoitumisen ja kokemusten jakamisen mahdollistaminen työpajoissa ja vapaissa kohtaamisissa. Toteutustapaa ja siihen soveltuvia alustoja lähdettiin haarukoimaan jakamalla saatuja kokemuksia kevään ja kesän aikana olleista muista verkkotapahtumista. Suunnittelussa yhteistyö hankkeen päätoteuttajana toimivan Jyväskylän Yliopiston ja osatoteuttajina toimivien JAMK:n ja POKEn asiantuntijoiden välillä toimi joustavasti hyödyntämällä sähköisiä yhteistyöalustoja ja säännöllisiä virtuaalitapaamisia.
Seminaarin aikataulu rakennettiin kolmeen erilliseen osioon, joista ensimmäinen ja kolmas rakentui asiantuntijapuheenvuorojen ympärille ja toinen keskittyi työpajatyöskentelyyn ja yritysten näyttelypisteisiin tutustumiseen. Teknisesti seminaari rakentui Zoom Webinar ja Howspace -alustoille. Aikataulutuksessa pyrittiin huomioimaan alustojen välillä tapahtuvaan siirtymiseen tarvittava aika mahdollisimman hyvin. Käytettäviä alustoja ja ominaisuuksia myös harjoiteltiin yhdessä kaikkien hanketoimijoiden kanssa useampaan kertaan. Ulkopuolisille yritysedustajille tarjottiin testaamiseen aikaa ja tukea hyvissä ajoin ennen seminaaripäivää.
Miten onnistuimme?
Tapahtumaan oli ilmoittautunut mukaan kaikkiaan 152 henkilöä. Zoomissa pidettyjä asiantuntijapuheenvuoroja oli kuuntelemassa parhaimmillaan 96 henkilöä. Howspace-alustalla työpajoihin ja näyttelypisteisiin kävi tutustumassa seminaarin aikana 44 henkilöä, joista 39 jätti myös yhden tai useamman kommentin alustalle.
Maksuttomia verkkotapahtumia kiusaava osallistujakato näkyi siis tämänkin tapahtuman osallistujajoukossa.
Tapahtumasta kerätyn palautteen perusteella verkkoseminaari kuitenkin tarjosi mahdollisuuksia verkostoitumiseen ja uusia yhteistyömahdollisuuksia tunnistettiin.
”Sain myös kontakteja ja ehkä on syntymässä projekti!”
Pohdimme suunnitteluvaiheessa pitkään, onko kahden eri alustan käyttäminen osallistujien näkökulmasta haastavaa. Palautteen perusteella, tehdyt valinnat olivat kuitenkin onnistuneita ja ainoastaan aikataulu suhteessa sisältöön koettiin hieman liian tiukaksi.
”Antoisa seminaari. Paljon oli kaikenlaista, aikaa olisi voinut olla enemmän.”
”Oli hienoa päästä näkemään ja kokemaan ihan uudenlainen etäseminaarin pitotapa.”
”Hieno ja hyvin järjestetty päivä.”
”Tosi hyvä alusta, jolla oli helppo liikkua.”
Hyvä suunnittelu avain onnistumiseen
Kokemus osoitti, että verkkoympäristökin mahdollistaa monenlaisia ja joissain tilanteissa jopa paremmin ihmisten tarpeisiin vastaavia ratkaisuita tapahtumien järjestämiseen. Etäyhteydellä toteutettu tapahtuma palveli erityisesti heitä, joiden olisi ollut vaikea matkustaa Saarijärvelle. Lisäksi etätoteutus mahdollisti osallistumisen joustavasti oman aikataulun mukaisesti. Verkostoituminen ei kuitenkaan tapahdu verkossa aina kovin spontaanisti. Osaltaan tämän seminaarin onnistumisessa auttoi sitoutunut hanketiimi sekä riittävä määrä hankkeen toimijoita aktivoimassa keskustelua Howspace-ympäristössä.
Mainittakoon vielä, että tässä seminaarissa ei kahvitkaan jääneet tarjoamatta, sillä jokainen ilmoittautunut sai R-kioskille kahvikupongin. Näin osallistujat pääsivät nauttimaan kupin kuumaa makean tai suolaisen kahvileivän kera seminaarin jälkeen haluamanaan ajankohtana. Sinänsä melko pienellä asialla pystyttiin tarjoamaan osallistujille positiivinen yllätys seminaariin liittyen.
Lopuksi todettakoon, että tapahtumien järjestäminen edellyttää toteutustavasta riippumatta hyvää suunnittelua ja valmistautumista yllätyksiin. Tällä kertaa yllätyksen tarjosi Liisa-myrsky, joka katkaisi yhteyden osalta seminaarin järjestäjistä kesken työpajojen, mutta hyvin tehdyn suunnitelman ja varautumisen ansiosta tästäkin haasteesta selvittiin.
Kirjoittaja:
Kaisa Lällä, kuntoutuksen lehtori Kokemus-hankkeen osa-toteuttajan projektikoordinaattori
Kuntoutusinstituutti, JAMK
KoKemus – Koulutuspalveluiden ekosysteemin kehittäminen fysiologisen mittaustiedon ja älykkäiden järjestelmien avulla
KoKemus – hanke (2019- 2021) on Euroopan unionin rakennerahaston rahoittama hanke, jonka päätoteuttajana toimii Jyväskylän Yliopisto ja osatoteuttajina JAMK:n ja POKE.
Hankkeen tavoitteena on kehittää ja lisätä simulaatio-oppimisen hyödyntämistä ammatillisessa ja aikuiskoulutuksessa. Yhtenä keskeisenä tavoitteena on myös vahvistaa Keski-Suomen osaamistaloutta ja luoda simulaatio-oppimiseen liittyvää asiantuntijaverkostoa.
Lisätietoja KoKemus-hankkeesta:
https://blogit.jamk.fi/kokemus/
https://www.jyu.fi/edupsy/fi/tutkimus/tutkimushankkeet/kotisivut/oppimisen-sykkeet/kokemus