Etätyö ja siitä sopiminen
Etätyö on tapa organisoida työtehtäviä suoritettavaksi varsinaisen työpaikan ulkopuolella ainakin osittain tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntäen (Pekkola 2007, 40). Aloite etätyöhön siirtymisestä voi tulla niin työnantajalta kuin työntekijältäkin. Mistä asioista etätyöhön siirryttäessä olisi syytä sopia?
Etätyön edellytyksiä
Etätyössä korostuu sekä työntekijän itsensä johtamisen taito vastata omista tehtävistään ja tavoitteistaan että työyhteisön jäsenten toimiva keskinäinen vuorovaikutus ja hyvä johtaminen.
Työtehtävien suorittamisesta etänä voidaan sopia silloin, kun siitä hyötyvät sekä työnantaja että työntekijä (Minkkinen 2020). Etätyöstä sopiminen on vapaaehtoista työsuhteen molemmille osapuolille, eikä siitä voi kumpikaan osapuolista yksinomaan päättää (Pekkola 2007, 44). Sopimus etätyöstä voidaan tehdä joko kirjallisesti tai suullisesti sen mukaan, miten osapuolet näkevät asiassa parhaaksi edetä.
Joustavista työmuodoista yhdessä keskusteltaessa, työpaikalla on syytä huolellisesti harkita edellytyksiä etätyöhön siirtymiseen. Etätyö voi toisaalta tarjota molemmin puolin kaivattua joustoa, mutta samalla vaatia olemassa olevien työskentelytapojen ja -käytänteiden päivittämistä. Työpaikan yhteiset pelisäännöt ja jo entuudestaan opitut toimintamallit eivät välttämättä enää palvelekaan muuttuneen työn vaatimuksia.
Etätyössä työntekijän on paitsi itse kyettävä entistä vahvemmin suunnittelemaan omaa työtään ja työajan käyttöään myös sovittamaan työskentelyään yhteen muiden kanssa. Työyhteisön jäsenten välillä jää ratkaistavaksi, kuinka työntekijöiden tavoitettavuus työaikana varmistetaan. Työn sujuvuuden ja viihtyvyyden kannalta merkitykselliselle epäviralliselle sosiaaliselle kohtaamiselle olisi lisäksi löydettävä uudet kanavat toteutua.
Etätyösopimus ja sopimuskäytäntö
Etätyöstä, kuten työstä yleensäkin, on suositeltavaa sopia kirjallisesti työnantajan ja työntekijän välillä. Kirjallisella sopimisella huolehditaan siitä, että molemmille osapuolille muodostuu yhtenevä käsitys etätyöstä ja sen ehdoista. Sopimisella varmistetaan lisäksi, että osapuolet jakavat yhteisymmärryksen asiassa vielä takautuvasti. Sopimus toimii ikään kuin etätyön ohjenuorana ja muistilistana ilman, että työehtoja tarvitsisi myöhemmin arvuutella tai asioista jälkikäteen kinata. (Minkkinen 2020).
Etätyösopimus on kannattavaa laatia varsinaisesta työsopimuksesta erillisenä asiakirjana. Tällä järjestelyllä mahdollistetaan etätyösopimuksen myöhempi muuttaminen ilman, että koko työsopimusta tarvitsisi osapuolten välillä uudelleen neuvotella. Erillinen etätyösopimus säästää paitsi ylimääräiseltä vaivalta myös korostaa uuteen työmuotoon siirtymistä, kun työarkeen vaikuttavat etätyöjärjestelyt saavat yhteiset nimittäjät. (Silvennoinen 2020.)
Etätyösopimusta laadittaessa on huomioitavaa, että etätyössä olevaa työntekijää on kohdeltava tasavertaisesti varsinaisella työpaikalla työskentelevien kanssa. Siirtyminen etätyöhön ei saa vaikuttaa työntekijän asemaan, vaikka se muuttaa työn suoritustapaa. Etätyö ei myöskään vähennä tai poista työnantajan oikeutta ja velvollisuutta johtaa ja valvoa työtä. Työnantajan tulee huolehtia, että työntekijällä on etätyössä ollessaan yhtäläiset edellytykset suoriutua työstään. (Silvennoinen 2020.)
Etätyösopimuksessa on suositeltavaa ottaa kantaa ainakin seuraaviin asioihin (Hietanen 2020; Minkkinen 2020; Silvennoinen 2020):
- Etätyön kesto ja muoto
- Työn suorituspaikka ja työaika
- Työvälineet ja -menetelmät
- Yhteydenpito ja raportointi
- Työn johto ja valvonta
- Etätyön kustannusten korvaaminen
- Vakuutusturva
Miten teillä on sovittu etätyöstä?
Lähteet:
Hietanen, H. 2020. Etätyösopimus – mitä hyötyä. Viitattu 20.4.2021. https://www.turre.com/etatyosopimus-miksi-ja-miten/
Minkkinen, I. 2020. Etätyö ja siitä sopiminen työpaikalla. Viitattu 20.4.2021. https://www.legalwise.fi/2020/03/etatyo-ja-siita-sopiminen-tyopaikalla/
Pekkola, J. 2007. Etätyöopas työnantajille. Helsinki: Yliopistopaino. Viitattu 20.4.2021. https://www.motiva.fi/files/1996/Etatyoopas_tyonantajille.pdf
Rauramo, P. 2017. Etätyössä turvallisesti. Viitattu 20.4.2021. https://ttk.fi/oppaat_ja_ohjeet/digijulkaisut/etatyossa_turvallisesti
Silvennoinen, K. 2020. Etätyön johtaminen. Viitattu 20.4.2021. https://www.kaarinasilvennoinen.fi/etatyon-johtaminen/
Kirjoittaja: Tuukka Laava toimii Jyväskylän ammattikorkeakoulussa ja Virtual Leaders -projektissa kyberturvallisuuden asiantuntijana.
Pääkuva: Pixabay
Virtual Leaders -projektin (ESR) tavoitteena on auttaa keskisuomalaisia pk-yrityksiä ottamaan käyttöön tuottavia ja työhyvinvointia tukevia virtuaalijohtamisen toimintatapoja työyhteisöissä, joissa henkilöstö toimii ja työskentelee osittain tai kokonaan etänä. Läpileikkaavana teemana projektin työpaketeissa on henkilöstön työhyvinvointi. Projektin toteuttaa Jyväskylän ammattikorkeakoulu ajalla 1.9.2020–31.8.2023 ja rahoittaa Keski-Suomen ELY-keskus (ESR-rahoitus 75 %, JAMKin rahoitus 25 %).
Lue lisää: www.jamk.fi/virtualleaders
