Kaikki ideoimaan botteja!

Ohjelmistorobotiikka (Robotic Process Automation, RPA) on voimakkaasti kasvava uusi teknologia. Gartnerin syyskuussa 2020 julkaiseman tutkimuksen mukaan ohjelmistorobotiikan käyttö on voimakkaasti lisääntymässä tietoisuuden lisääntymisen myötä ja laajenemassa yhä useammille soveltamisalueille. Gartner ennustaa, että 90 % suurista yrityksistä hyödyntävät ohjelmistorobotiikkaa jossain muodossa vuoteen 2022 mennessä. (Biscotti, F., Tornbohm, C., Villa, A. & Bhullar B, 2020.)

Ohjelmistorobotiikasta keskusteltaessa kyse ei ole niinkään siitä, vähenevätkö työpaikat robottien lisääntymisen myötä, vaan enemmänkin siitä mihin kaikkeen sitä voitaisi hyödyntää organisaatioiden tuottavuustavoitteiden tukena. Henkilöstösuunnittelussa kannattaakin pohtia robotisoinnin lisäämistä ja RPA-kehittäjien rekrytoimista potentiaalisena vaihtoehtona perinteisille rekrytoinneille. Automatisointia voidaan perustella myös talouskasvun ja kansallisen huoltosuhteen näkökulmasta: jotta työpaikat saadaan säilytettyä Suomessa, kotimaisten yritysten on pystyttävä pysymään tehokkuuskilpailussa mukana.

Ohjelmistorobotiikan hyödyntämismahdollisuuksien kartoittamiseen olisi hyvä valjastaa koko henkilöstö. Perinteiset kehitysprojektit ovat usein edelleen johdon suunnittelemia ja prosessiorientoituneita. Johto, sen paremmin kuin IT-tukikaan, eivät kuitenkaan tunne organisaation kaikkien prosessien arkista kulkua. Kaikki tehtävät eivät myöskään ole suoraviivaisten perusprosessien mukaisia. Mahdollisuuksia ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseen onkin haastavampaa tunnistaa ja soveltaa sellaisten henkilöiden työhön, jotka toimivat useissa toiminnoissa ja prosesseissa. Jokaisessa organisaatiossa on työntekijöitä, joilla olisi annettavaa automatisoinnin avulla tapahtuvaan tuottavuuden kehittämiseen. Työn tai sen osien automatisointi auttaisi heitä suuntaamaan työpanostaan enemmän lisäarvoa tuottaviin työtehtäviin. Tätä potentiaalia ei kuitenkaan useimmissa organisaatioissa osata hyödyntää ja henkilöstön osallistaminen edellyttää usein myös vallitsevan kulttuurin muutosta.

International Data Corporation (IDC) esittelee joulukuussa 2020 julkaisemassaan white paper -raportissaan viisi automaation kypsyystasoa (Ward-Dutton, N., Fleming, M. & O’Brien, J., 2020). Kypsyyden kehittyminen noudattaa pääpiirteissään samaa kaavaa ja ihmislähtöisempään ajattelutapaan siirtyminen tapahtuu tunnistettujen kypsyystasojen kautta. Perinteisellä, prosessiorientoituneella, ajattelutavalla ei päästä uusiin ja innovatiivisiin tuloksiin, mutta myös edelläkävijät ovat aloittaneet kehitystyönsä prosessiorientoituneesti. Ihmislähtöisen ajattelutavan lähtökohtana on ajatus siitä, että jokainen työntekijä voi hyötyä automaation eduista. Kehityksen avaimena on johdon halu mahdollistaa kaikkien työntekijöiden osallisuus automatisoinnin kehittämiseen ja innostaa pohtimaan automaation potentiaalisia hyötyjä omassa työssä. Työntekijöitä tulisi siis kouluttaa näkemään automaatio välineenä oman työtehtävän kehittämiseen. Tällöin työaikaa voitaisi käyttää tehokkaammin lisäarvoa tuottavaan työhön, mikä on todennäköisesti myös työntekijän näkökulmasta mielekkäämpää ja merkityksellisempää työtä. (Ward-Dutton et al., 2020.)

Ohjelmistorobotiikan kehitysprojekteissa ihmisorientoituneella lähestymistavalla on monia etuja prosessinäkökulmaan verrattuna. Ihmislähtöisen lähestymistavan avulla on mahdollista saavuttaa enemmän potentiaalisia käyttäjätapauksia, suurempia skaalausmahdollisuuksia, parempaa kokonaisarvontuottoa ja tehokkaampaa liiketoiminnan transformaatiota. Korkeimmalla kypsyystasolla olevat organisaatiot voi tunnistaa siitä, että ne pystyvät luontevasti yhdistämään molemmat lähestymistavat, sekä prosessi- että ihmisorientoituneen näkökulman, ja luomaan niiden välille jatkuvan palautteen silmukan takaisinkytkentöineen. Prosessiorientaatiota hyödynnetään prosessien määrittelyssä, kehittämisessä ja tehostamisessa, ihmisorientaatiota puolestaan osallistavassa innovoinnissa, innostamisessa ja mentoroinnissa. Ihmisorientaation avulla syntyneet uudet ideat jalostetaan edelleen prosessiosaamisen avulla parannelluiksi ja tehokkaammiksi uudistetuiksi prosesseiksi. (Ward-Dutton et al., 2020.)

Kypsyystason nostaminen ja automaation ”syväomaksuminen” osaksi henkilöstön arkiajattelua kannattaa valita yhdeksi organisaation strategiseksi kehittymistavoitteeksi. On kuitenkin hyväksyttävä, että ajattelumallien syvällinen muutos edellyttää transformaatiota, muuntautumista, joka ei ole aina yksinkertaista. Kypsyystason kehittymisen myötä organisaatiolla on kuitenkin mahdollisuus uudistaa ymmärrystään perustavanlaatuisesti. Kun ihmiset jakavat tietoa ja ajatuksia työstään, voidaan päästä käsiksi uusiin työntekemisen ja automaation innovaatioihin – muuntautumisen mahdollisuuksiin – joita ei olisi voitu tunnistaa pelkällä prosessiorientaatiolla. Edelläkävijäorganisaatiot näkevät ohjelmistoautomaation vastauksena rekrytoinnin haasteisiin, resurssien tehokkaampaan hyödyntämiseen, kulujen karsimiseen ja laadun sekä asiakastyytyväisyyden kehittämiseen. Ohjelmistoautomaatio voidaan nähdä myös osaamisen kehittämisen, kehittyneempien työnkuvien sekä työn ja vapaa-ajan välisen tasapainon mahdollistajana. (Ward-Dutton et al., 2020.)

Osallisuus kehitystyöhön ja oman työn tuottavuuden kehittämiseen edistävät työn merkityksellisyyden tunnetta ja organisaatiositoutumista, jotka puolestaan edistävät työtyytyväisyyttä ja työhyvinvointia. Muuntautumisponnistelujen puolesta puhuu siis varsin moni seikka. Ajatus siitä, että jokainen työntekijä ideoisi työarjessaan ohjelmistorobotteja edellyttää kuitenkin ennen kaikkea johdon tietoisuutta uusista teknologioista ja kiinnostusta sekä positiivista asennetta niiden tarjoamia mahdollisuuksia kohtaan. Oleellista on usko siihen, että kaikkien työntekijöiden on mahdollista omaksua ”automaatiolähtöinen” ajattelutapa ja että jokaisella työntekijällä olisi annettavaa ohjelmistoautomaation käyttökohteiden ideointiin ja prosessiautomaation kehittämiseen. Laaja osallisuuden ja sitoutumisen kokemus mahdollistaa positiivisen kehityksen kierteen syntymisen. Kun automaation tarjoamien mahdollisuuksien tarkkailu kehittyy luontevaksi osaksi jokaisen työntekijän omaa työarkea, voidaan parhaiten saavuttaa kokonaisvaltaista hyötyä myös liiketoiminnan tuloksellisuudelle.

Lähteet:

Biscotti, F., Tornbohm, C., Villa, A. & Bhullar B. 2020. Gartner Says Worldwide Robotic Process Automation Software Revenue to Reach Nearly $2 Billion in 2021. Gartner Newsroom Press Releases. Julkaistu verkossa 2.9.2020. Viitattu 10.6.2021. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-09-21-gartner-says-worldwide-robotic-process-automation-software-revenue-to-reach-nearly-2-billion-in-2021

Ward-Dutton, N., Fleming, M. & O’Brien, J. 2020. A Robot for Every Worker: Are We Ready for a People-First Automation Mindset? IDC White paper. IDC # EUR 147058220.

Kirjoittaja: Kirsi Kemell toimii johtamisen lehtorina Jyväskylän ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikössä sekä asiantuntijana Robotti tuli töihin -hankkeessa.

Pääkuva: Kiquebg (Pixabay)

Robotti tuli töihin on Keski-Suomen alueella 1.4.2019-31.3.2022 toteutettava ESR-hanke, jossa vastataan pk-yritysten tarpeisiin ottaa käyttöön liiketoimintaa tehostavia robotiikan ja automaation ratkaisuja henkilöstön kannalta kestävällä ja tuloksellisella tavalla. Hankkeen toteuttajana on Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Hanketta rahoittaa Keski-Suomen ELY-keskus.

Voit käydä tutustumassa Robotti tuli töihin -hankkeeseen osoitteessa www.jamk.fi/rtt