Rakennuselementtejä etätyön yhteisöllisyyteen

Kun työpaikan viestintä ja yhteistyö tapahtuvat osittain tai kokonaan virtuaalisesti, ihmisten tutustumiselle ja keskinäiselle vuorovaikutukselle ei synny luontaisesti työn arjessa tilaisuuksia siinä määrin kuin samassa fyysisessä toimipisteessä työskennellessä. Vuorovaikutus vaatii viestintävälineiden käyttöä ja jää siksi joskus valitettavasti myös vähäisemmäksi. Tämä vaikuttaa väistämättä myös ihmisten kokemukseen oman työpaikkansa yhteisöllisyydestä. Toisistaan hajallaan työskentelevän työyhteisön tiimihengestä ja yhdessä tekemisen meiningistä onkin pidettävä erityisen hyvää huolta.

Yhteisöllisyydestä huolehtiminen ja sen kehittäminen kannattaa aloittaa käyttämällä hetki sen pohdintaan, mitä yhteisöllisyys oikeastaan onkaan ja mitkä tekijät sen rakentumiseen vaikuttavat.

Mitä yhteisöllisyys on ja miten se rakentuu?

Yhteisöllisyyden termi juontunee sanasta yhteisö, jolla tarkoitetaan ihmisjoukkoa, jonka jäsenet kokevat kuuluvansa jollakin tavalla yhteen. Yhteisöllisyys liittyy ihmisten luontaiseen kaipuuseen toisia ihmisiä kohtaan sekä tarpeeseen tehdä muiden kanssa yhteistyötä. (Paasivaara & Nikkilä 2010.) Ilmiönä yhteisöllisyyttä voidaan tarkastella esimerkiksi yksilön kokemuksen tai ryhmän vuorovaikutuksen kautta. Samaan aikaan kun yksilöillä on oma subjektiivinen kokemuksensa ryhmän yhteisöllisyydestä, yhteisöllisyys rakentuu ja muokkautuu ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. (Ruuskanen 2018.)

McMillan ja Chavis (1986) esittelevät kirjallisuuskatsauksessaan neljä kokemuksellista elementtiä, joiden varaan yhteisöllisyys rakentuu: jäsenyys, tarpeiden täyttyminen, jaettu tunneside ja vaikuttaminen. Näkemyksen mukaan yksilö kokee siis kuuluvansa ryhmään, saavansa tästä jäsenyydestään itselleen merkityksellisiä asioita sekä pääsevänsä myös itse vaikuttamaan ryhmässä. Yhteisten kokemusten myötä yksilöiden välille syntyy jaettu tunneside. Myöhemmissä tutkimuksissaan McMillan on tuonut aiempaan jaotteluun lisää ulottuvuuksia ja korostanut etenkin yksilön kokemaa turvallisuuden tunnetta ja luottamusta ryhmästä saatavaan tukeen ja ymmärrykseen osana yhteisöllisyyden kokemusta (Ruuskanen 2018).

Kalliokoski (2020) puolestaan tarkastelee yhteisöllisyyttä sen kokemuksellisuuden lisäksi yhteistoiminnan edellytyksiä mahdollistavalla sekä toiminnallisella tasolla. Hänen mukaansa yhteisölliseen toimintaan on oltava sen mahdollistavat puitteet, eli ympäristö ja tilaisuuksia, joissa yhteistoiminta voi toteutua. Lisäksi toimintaan osallistuvilla ihmisillä on oltava halu ja kyky toimia yhdessä sekä toiminnalleen yhteinen intressi. Toiminnan jatkuvuuden kannalta merkityksellistä on, että toimijat uskovat ja sitoutuvat asiaansa sekä luottavat siihen, että jokainen tekee osansa yhteisen intressin eteen.

Yllä mainittuihin tutkimuksiin viitaten voidaan summata, että työyhteisössä me-henki vaatii syntyäkseen ja kasvaakseen turvallista, avoimen keskustelun sallivaa ilmapiiriä sekä luottamusta ja yhteisesti jaettuja arvoja niin työyhteisön sisällä kuin ihmisten ja yrityksenkin välillä. Ryhmän keskinäinen yhteenkuuluvuuden tunne rakentuu ja muokkautuu jatkuvasti yhteisten kokemusten ja vuorovaikutuksen kautta. Sillä, ovatko kokemukset onnistumisia vai haasteita, ei ole niin suurta merkitystä kuin sillä, miten kokemuksia käsitellään yhteisössä.

Lisäksi myös sillä, mitä yksilö kokee saavansa yhteisöstä ja itse antavansa yhteisölle on iso merkitys yhteisöllisyyden rakentumiseen. Työntekijän on tunnettava olevansa tärkeä ja merkityksellinen osa ryhmää, ja toisaalta koettava yhteisöön kuuluminen myös itselleen hyödylliseksi. Mikäli oma työpanos yhteisen asian eteen tuntuu vähäpätöiseltä, myös olo työyhteisöstä on irrallinen. Yhtä lailla vahingollista on, jos vain yksi tai muutama henkilö tiimistä kokee joutuvansa selviytymään taakasta yksin.

Yhteisöllisyys virtuaalisesti viestivissä työyhteisöissä

Yhteisöllisyyteen ja sen elementtien vahvistamiseen kannattaa panostaa, sillä lukuisissa tutkimuksissa on todettu työpaikan ilmapiirin ja työn tuloksellisuuden välinen kiistaton yhteys (Juuti & Vuorela 2015). Esimerkillisellä johtamisella, hyvällä esihenkilötyöllä ja yhteisöllisyyttä tukevilla käytänteillä voidaan siis merkitsevästi vaikuttaa työyhteisön henkeen ja työn tuloksellisuuteen. Mutta miten yhteisöllisyyttä johdetaan, jos työyhteisö työskentelee hajallaan eikä kasvokkaista vuorovaikutusta synny työn arjessa?

Outi Ruuskanen (2018) on pro gradu -tutkielmassaan tarkastellut yhteisöllisyyden rakentumista virtuaalityössä ja havainnut, että toimivien virtuaalityöyhteisöjen tunnuspiirteitä ovat inhimillisyys, mahdollistaminen ja vastavuoroisuus. Näissä työyhteisöissä yhteisöllisyys rakentuu tiettyjen virtuaalityöympäristöön sopivien toistuvien puhe- ja toimintamallien kautta. Vaikka viestintä tapahtuisi vain ja ainoastaan virtuaalisesti, yhteisöllisyys rakentuu aina ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa. Tähän työnantajaorganisaation tulisi tarjota mahdollisuudet huolehtimalla kommunikointiin sopivasta ympäristöstä ja välineistä. Parhaimmillaan hyvä, mahdollistava johtaminen ja toimivat virtuaaliset viestintäratkaisut luovat erinomaiset edellytykset yhteisöllisyyttä rakentavaan vuorovaikutukseen ja kokemusten jakamiseen. Työyhteisön hajautuneisuus ei siis estä yhteisöllisyyden rakentumista, mutta vaatii johtamista, joka mahdollistaa riittävän ja laadukkaan vuorovaikutuksen.

Näin huolehdit yhteisöllisyyden toteutumisesta

Mahdollista työyhteisön vuorovaikutus

• Varmista, että jokaisella on käytössään toimivat, omaan työhön sopivat viestintävälineet ja -kanavat sekä taito käyttää niitä.
• Huolehdi yhteydenpidon säännöllisyydestä.
• Luo syitä ja mahdollisuuksia yhteydenpidolle järjestämällä verkkokokouksia ja -tapaamisia.
• Järjestä kohtaamisiin kiireettömyyttä ja vapaamuotoisuutta.

Luo työlle tavoitteet ja merkitys

• Huolehdi yhteisten päämäärien kirkastamisesta ja siitä, että jokaisella on merkityksellinen osuus niiden toteuttamisessa.
• Huolehdi, että jokaisella on riittävä osaaminen ja edellytykset tavoitteiden toteuttamisessa.
• Kannusta ja anna säännöllisesti aitoa palautetta.
• Mahdollista jokaisen osallistuminen ja vaikuttaminen yhteisiin asioihin.

Johda esimerkillisesti

• Kohtele kaikkia tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti.
• Näytä hyväksyttävän ja kaikkia kunnioittavan käytöksen esimerkkiä.
• Huolehdi ja seuraa, että yhteisistä pelisäännöistä pidetään kiinni.
• Puutu viipymättä ongelmiin ja ole mukana ratkaisemassa niitä.
• Luo avoimella ja rehellisellä viestinnällä luottamusta ihmisten ja organisaation välille.
• Luo auttamisen ja tiedon jakamisen kulttuuria omalla avoimuudella ja vastuun jakamisella.

Helpommin sanottu kuin tehty?

Jokainen työpaikka on ainutlaatuinen, eivätkä samat käytänteet toimi kaikkialla. Viestinnän ja yhteistyön tavat ja kanavat vaihtelevat sen mukaan, mitä työtä tehdään ja millainen työyhteisö on kyseessä. Sanomattakin on selvää, että on turhaa ehdottaa yhteistä afterwork-Teamsia perjantai-iltapäivään, jos työntekijät ajavat vaikkapa bussia tai työskentelevät muuten eri aikaan tai liikkuen. Toisaalta vinkeimmätkään vippaskonstit eivät hitsaa porukkaa yhteen, jos työyhteisön pinnan alla kuohuu padottuja tunteita ratkaisematta jääneiden ongelmien tai epäoikeudenmukaisen johtamisen vuoksi. Miten sitten voisi tunnistaa työyhteisönsä yhteisöllisyyden elementtien heikot kohdat ja löytää parhaat keinot lujittaa juuri oman työporukan yhteenkuuluvuutta?

Esimerkiksi Jyväskylän ammattikorkeakoulun Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -hankkeessa (ESR) tuotetut materiaalit tarjoavat vinkkejä ja työkaluja arjen etäjohtamiseen. Hankkeen verkkosivuilla voit muun muassa käydä läpi yhteisöllisyyden tarkistuslistat ja pohtia, kuinka hyvin mikäkin kohta omassa työyhteisössänne toteutuu. Listojen avulla voitte myös herättää keskustelua tai rakentaa kyselyn koko työyhteisölle, ja näin nostaa esiin teemoja, joihin omalla työpaikallanne kannattaa ensimmäisenä kiinnittää huomiota. Poimikaa sitten yhteisöllisyyden vinkkipakoista omaan työyhteisöönne ja johtamiseenne sopivat yhteisöllisyyden vahvistamisen käytänteet.

Kirjoittaja: Satu Honkanen, johtamisen ja työhyvinvoinnin kehittämiseen intohimoisesti suhtautuva JAMKista valmistunut tradenomi sekä Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -hankkeen (ESR) projektiharjoittelija ajalla 15.3.–3.9.2021.

Pääkuva: Muokattu Pixabayn kuvista

Virtual Leaders -projektin (ESR) tavoitteena on auttaa keskisuomalaisia pk-yrityksiä ottamaan käyttöön tuottavia ja työhyvinvointia tukevia virtuaalijohtamisen toimintatapoja työyhteisöissä, joissa henkilöstö toimii ja työskentelee osittain tai kokonaan etänä. Läpileikkaavana teemana projektin työpaketeissa on henkilöstön työhyvinvointi. Projektin toteuttaa Jyväskylän ammattikorkeakoulu ajalla 1.9.2020–31.8.2023 ja rahoittaa Keski-Suomen ELY-keskus (ESR-rahoitus 75 %, JAMKin rahoitus 25 %).

Lisätietoja: www.jamk.fi/virtualleaders

Lähteet:

Juuti, P. & Vuorela, A. K. 2015. Johtaminen ja työyhteisön hyvinvointi. 5. uud. p. Jyväskylä: PS-kustannus.

Kalliokoski, T. 2020. Yhteisöllisyyden rajat yhteistoiminnan ja ihmisen perushyvien näkökulmasta. Väitöskirja. Helsingin yliopisto. Viitattu 27.8.2021. http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-51-6077-5.

McMillan, D.W. & Chavis, D.M. (1986). Sense of community: A definition and theory. American Journal of Community Psychology, 14(1), 6–23. Viitattu 27.8.2021. https://www.researchgate.net/publication/235356904_Sense_of_Community_A_Definition_and_Theory.

Paasivaara, L. & Nikkilä, J. 2010. Yhteisöllisyydestä työhyvinvointia. Helsinki: Kirjapaja.

Ruuskanen, O. 2018. Yhteisöllisyyden rakentuminen virtuaalisesti. Pro Gradu tutkielma. Tampereen yliopisto. Viitattu 27.8.2021. http://urn.fi/URN:NBN:fi:uta-201805311908.