Etätyön tyypilliset haasteet työyhteisön jäsenen näkökulmasta – ja kuinka ne ratkaistaan?

Päivittäiseen vuorovaikutukseen ei ole riittävästi aikaa työyhteisössämme, eikä työpäivien lomassa ole useinkaan mahdollisuuksia vaihtaa ajatuksia tai kuulumisia työkavereiden kesken. Näin arvioivat Jyväskylän ammattikorkeakoulun Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -hankkeessa (ESR) mukana olevat keskisuomalaiset pk-yritykset työyhteisöjensä tilannetta ennakkokyselyssämme, joka liittyi yhteisöllisyyden työpajaan.

Mikä sitten on syynä liian vähäiseksi koetulle vapaamuotoiselle päivittäiselle vuorovaikutukselle? Yhteisöllisyyden työpajassa yritysten henkilöstön kanssa käytyjen keskustelujen perusteella kiire. Kiireessä ajaudutaan helposti vain suorittamaan omia varsinaisia työtehtäviä mahdollisimman tehokkaasti, vaikka yhteisöllisyys nähtäisiinkin ajatuksen tasolla tärkeäksi asiaksi.

Yhteisöllisyyden rakentamista ja vaalimista voisikin kuvata pitkän matkan juoksuksi: yhteisöllisyyteen panostaminen vaikuttaa työyhteisön voimavaroihin ja niiden kautta työn tuloksellisuuteen pitkällä aikavälillä, vaikka lyhyen sprinttimatkan saattaisikin hyvin pärjätä ilman.

Yhteisöllisyyttä viestinnän ja vuorovaikutuksen keinoin

Yhteisöllisyyden kokemuksen syntyminen etä- ja monipaikkaisessa työssä vaatii sen, että ihmisillä on säännöllisesti aikaa ja mahdollisuuksia myös vapaamuotoiseen vuorovaikutukseen päivittäisen työn lomassa. Työyhteisössä tulisikin rakentaa sellaista kulttuuria, jossa on lupa käyttää työaikaa myös jutusteluun ja tutustumiseen sekä työn ulkopuolisista asioista viestimiseen. Erityisen tärkeää tämä on silloin, kun työyhteisössä on uusia työntekijöitä, joiden yhteenkuuluvuuden tunne työyhteisöön on vasta rakentumassa. Tällaisen kulttuurin luomisessa ja siihen kannustamisessa on johdolla ja esihenkilöillä merkittävä rooli sekä esimerkin näyttäjinä että yhteisöllisyyden merkityksellisyyden sanoittajina.

Etänä ja monipaikkaisesti toimivassa työyhteisössä on syytä kiinnittää huomiota myös käytettäviin viestintäkanaviin sekä vuorovaikutuksen laatuun. Suositeltavaa on sopia työyhteisössä yhdessä, mitä kanavaa käytetään viralliseen ja mitä epäviralliseen viestintään. Erityisesti on huolehdittava siitä, että tärkeät viestit eivät huku viestitulvaan, ja että viestintä varmasti saavuttaa jokaisen työyhteisön jäsenen. Lisäksi päivittäisessä vuorovaikutuksessa tulisi olla käytössä vähintään yksi vuorovaikutteinen viestintäkanava pelkän sähköpostin lisäksi. Hyviä vaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi WhatsApp, Teams Chat, Slack tai Facebook Workplace – kunhan vain kaikki työyhteisön jäsenet osaavat ja haluavat valittua kanavaa hyödyntää.

Tukemisen ja jakamisen kulttuurin vahvistaminen työyhteisössä

Yhteisöllisyyden työpajan ennakkokyselyssämme haasteellisiksi osa-alueiksi etä- ja monipaikkaisessa työssä koettiin lisäksi palautteen antaminen ja vastaanottaminen sekä toisten tukeminen ja auttaminen. Kumpaankin voidaan työyhteisössä vaikuttaa aktiivisuuteen kannustamalla. Esimerkiksi työtä koskevien tietojen, onnistumisten tai asiakaspalautteiden jakamisesta yhteisessä viestintäkanavassa voidaan järjestää kisailu, jossa aktiivisimmat palkitaan – samalla jakamisen kulttuuri myös pikkuhiljaa juurtuu työyhteisöön. Onnistumisten huomioimisen lisäksi etä- ja monipaikkaisessa työyhteisössä tulisi löytää keinoja myös rakentavan palautteen antamiseen, sillä se on tärkeää sekä kehittymisen että työn merkityksellisyyden kannalta.

Avun antamiseen ja saamiseen liittyen yhteisöllisyyden työpajan keskusteluissa nousi esille erityisesti tarve sopivan auttamisen tason määrittelemiseen. Yhteisöllisyyden näkökulmasta on tärkeää, että kukaan ei jää työyhteisössä haasteidensa kanssa yksin, vaan saa aina tarvittaessa tukea toisilta. Auttaminen kuitenkin helposti kasautuu tietyille avainhenkilöille, ja onkin huolehdittava esimerkiksi osaamisen kehittämisen avulla myös heidän työssä jaksamisestaan. Tuen saamisen varmistamiseksi voidaan työyhteisössä perustaa työpareja tai -tiimejä, joiden kesken osaamista ja vastuita jaetaan. Tällöin myös avun pyytämisen kynnys etänä madaltuu, kun sen antamiseen on jokaisella nimetty taho.

Kolmen K:n sääntö: kuuntele, kiitä ja kannusta

Kun kysyimme yhteisöllisyyden työpajassa osallistujilta, mitä juuri sinä voisit tehdä konkreettisesti arjen työssä yhteisöllisyyden vahvistamiseksi, saimme toistuvasti vastaukseksi: Kuunnella. Kehua. Kiittää. Nämä ovatkin erittäin hyvät ohjeet kenelle tahansa työyhteisön jäsenelle yhteisöllisyyden tunteen vahvistamiseksi työyhteisössä. Samat teemat nousivat esille myös ennakkokyselyssä osa-alueina, joissa olisi vielä parantamisen mahdollisuuksia: aidosti kuulluksi tuleminen sekä toisten kiittäminen ja kannustaminen. ”Mitä sinulle kuuluu?” on aina hyvä keskustelun aloitus, ja vastauksen aito kuunteleminen tarjoaa vastavuoroisesti kysyjälle varmasti sekä kehumisen, kiittämisen että kannustamisen paikkoja.

Voitte tutustua lisää Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -hankkeeseen (ESR) osoitteessa: www.jamk.fi/virtualleaders. Mikäli virtuaalijohtamisen toimintatapojen kehittäminen sekä henkilöstön työhyvinvoinnin aktiivinen seuraaminen kiinnostavat ja ovat ajankohtaisia asioita omassa monipaikkaisesti tai etänä toimivassa työyhteisössänne, otattehan rohkeasti yhteyttä! Hankkeen toimenpiteet ja työpaketit ovat yrityksille maksuttomia ja otamme vielä mukaan uusia yrityksiä hankkeeseen.

Kirjoittaja: Laura Sjöman, johtamisen opettaja Jamkissa sekä asiantuntija Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -hankkeessa (ESR).

Pääkuva: Toni Laajalahti, Jamk

Lisää aiheesta

Lue myös aikaisemmin ilmestynyt Rakennuselementtejä etätyön yhteisöllisyyteen -blogiteksti (Satu Honkanen, Jamk), jossa kerrotaan muuan muassa, mitä yhteisöllisyys on ja miten yhteisöllisyyttä rakennetaan.

Virtual Leaders -projektin (ESR) tavoitteena on auttaa keskisuomalaisia pk-yrityksiä ottamaan käyttöön tuottavia ja työhyvinvointia tukevia virtuaalijohtamisen toimintatapoja työyhteisöissä, joissa henkilöstö toimii ja työskentelee osittain tai kokonaan etänä. Läpileikkaavana teemana projektin työpaketeissa on henkilöstön työhyvinvointi. Projektin toteuttaa Jyväskylän ammattikorkeakoulu ajalla 1.9.2020–31.8.2023 ja rahoittaa Keski-Suomen ELY-keskus (ESR-rahoitus 75 %, Jamkin rahoitus 25 %).

Lisätietoja: www.jamk.fi/virtualleaders