Kiire kaventaa yritysten johdon näkökenttää ja haastaa toiminnan kehittämistä
Teollisuusyrityksissä on hyvin yleistä, että yrityksen toimintaa tarkastellaan tuotannon näkökulmasta. Miten voisimme tehostaa tuotantoa ja nopeuttaa tuotteiden läpimenoaikaa? Onko meillä riittävän nykyaikaiset laitteet? Ovatko laatu ja tuotannonohjaus riittävällä tasolla?
Tuotannon näkökulma korostuu myös yritysten sisäisessä viestinnässä. Henkilöstön viikkopalavereissa käydään läpi muun muassa laadun tasoa, millainen tilausjono on tällä hetkellä, mitä tuotteita tulisi nostaa prioriteettilistauksella ja miten työpanosta tulisi jakaa eri osastojen välillä, jotta turvataan oikeiden tuotteiden oikea-aikainen valmistuminen.
Kiireen tuntu on yrityksissä käsinkosketeltavaa ja se on korostunut pandemian aikana. Myynnin ennustaminen on ollut erittäin hankalaa. Materiaalien ja komponenttien hintojen nousu sekä saatavuusongelmat haastavat niin tuotannon suunnittelua kuin myös hintaneuvotteluja asiakkaiden suuntaan. Mitä kovempi kiire, sitä kapeammaksi näkökenttä supistuu ja kokonaisuuden hahmottaminen hankaloituu. Tulipaloja sammuttaessa on haastavaa ottaa aikaa yrityksen kehittämiseen.
Pandemia on tuonut omat haasteensa myös yritysten viestintään. Monessa yrityksessä on ymmärrettävästi pidetty taukoa koko henkilöstöä yhteen kokoavista palavereista. Henkilöstön tiedonnälkä on kuitenkin pysynyt ennallaan tai jopa hieman kasvanut johtuen lisääntyneistä epävarmuustekijöistä. Viestintään on haettu uusia ratkaisuja esimerkiksi Teamsin käyttöönottamisella tai viikko- ja kuukausitiedotteilla, mutta monessa yrityksessä malli hakee vielä muotoaan. Yrityksissä pohditaan, mitä tietoa olisi hyvä jakaa ja missä kanavassa, jotta saavuttaisiin ne, jotka kyseistä tietoa tarvitsevat.
Systeemiajattelun mukaisesti yritys koostuu useista eri systeemeistä, jotka kaikki ovat vuorovaikutuksessa toisiinsa. Ottamalla aikaa toiminnan tarkasteluun ja osallistamalla koko henkilökunta havainnointiin saadaan paras tietous yrityksen sisäisestä potentiaalista ja kyvykkyydestä kehittää toimintamalleja. On tärkeää ymmärtää, miten hyvin pienetkin muutokset voivat vaikuttaa kokonaisuuteen todella positiivisella tavalla. Johdon on myös hyvä tiedostaa, ettei se pysty yksin ymmärtämään koko systeemiä. Johto tarvitsee tietoa organisaation kaikilta tasoilta ja kaikista toiminnoista pystyäkseen tekemään kokonaisuuden kannalta oikeita päätöksiä. Tiedon kulku edellyttää hyvien viestinnän ja vuorovaikutuksen rakenteiden lisäksi ennen kaikkea luottamusta, joka kumpuaa kaikkia työntekijöitä arvostavasta ilmapiiristä.
Keväällä 2021 käynnistyneessä Systeeminen johtaminen teollisuudessa -projektissa (ESR) pysäytetään kahdentoista keskisuomalaisen pk-yrityksen johto ja henkilökunta tarkastelemaan yrityksen toimintoja kokonaisuutena. Yritysten johdon haastatteluiden ja koko henkilöstön alkukartoituskyselyiden avulla on selvitetty mahdollisimman kattavasti niiden nykytila johtamiseen, viestintään ja vuorovaikutukseen, arvostukseen ja luottamukseen sekä työhyvinvointiin liittyen. On tärkeää ymmärtää jokaisen yrityksen osalta nykyiset vahvuudet, mihin nojata, kun kehitettäviä osa-alueita lähdetään viemään eteenpäin.
Haastatteluiden ja alkukartoitusten pohjalta on ollut hienoa havaita, että olemme oikean asian äärellä. Mukana olevat yritykset ovat todella motivoituneita kehittämään toimintaansa, ja heidän kanssaan käydyt keskustelut ovat olleet avoimia ja syvällisiä. Uusia ideoita toiminnan kehittämiseen syntyy heti, kun kaikessa yksinkertaisuudessaan saadaan otettua aikaa toimintojen tarkasteluun ja keskustellaan niistä yhdessä.
Hyvä tästä tulee!
Kirjoittaja: Mikko Seppälä toimii Jyväskylän ammattikorkeakoulussa projektipäällikkönä Systeeminen johtaminen teollisuudessa -projektissa. Mikolla on pitkä kokemus yritysten liiketoiminnan kehittämisestä ja yritysyhteistyöstä.
Pääkuva: Antti Kurola, Jamkin kuvapankki
Systeeminen johtaminen teollisuudessa -projektin tarkoituksena on parantaa teollisten yritysten tuottavuutta ja kilpailukykyä yrityksen sisäistä potentiaalia kehittämällä. Projektissa tavoitellaan johtamisjärjestelmien parempaa toimivuutta sekä avoimempaa vuorovaikutus- ja viestintäkulttuuria. Projekti toteutetaan Euroopan sosiaalirahaston rahoituksella 1.3.2021 – 31.8.2023.
Lisätietoja projektista: www.jamk.fi/fi/projekti/systeeminen-johtaminen-teollisuudessa
