Digitaalisuus ilman muutosta on turhaa

Monelle tätä lukevalle sanapari “digitaalinen transformaatio” ei joko tarkoita mitään tai on häilyvä käsite, joka tarkoittaa vähän kaikkea. Ilmiön keskiössä on organisaation toimintojen ja prosessien uudistaminen teknologian avustamana. Kyseessä ei ole todellakaan ainainen ”digidigi” hypetys, vaan konkreettiset muutokset organisaation toiminnassa digitalisaation tuomien innovaatioiden avulla. Tämän tekstin on tarkoituksena toimia ajatuksia herättävänä johdantona digitaalisen transformaation sydämeen.

Kironin ja Unruhin (2017) mukaan termeille digitointi, digitalisaatio ja digitaalinen transformaatio ei ole yhtä oikeaa määritelmää, vaan tarkoitus riippuu siitä, kuka termiä käyttää. Digitointi tarkoittaa tuotteiden ja palveluiden muuttamista digitaaliseen muotoon. Analoginen vinyyli muuttui digitaaliseksi cd-levyksi. Digitalisaatio taasen tarkoittaa digitoinnin pohjalta tehtyjä digitaalisia innovointeja. Samaa esimerkkiä käyttäen voidaan todeta, että muutos fyysisen cd-levyn myymisestä digitaalisena tuotteena verkkokaupassa on digitalisaation muoto.

Digitaalinen transformaatio on tästä seuraava askel. Spotify Premium, Apple Music ja Google Music ovat jatkoa aikaisemmin aloitettuun esimerkkiin. Vinyylilevystä on tullut digitaalinen kuukausimaksullinen tilauspalvelu, jonka avulla palvelun asiakkaat pääsevät käsiksi valtavaan määrään musiikkia internetyhteyden päästä.

Käytännön esimerkit ovat hyviä havainnollistamaan hankalia ja utuisia konsepteja. Toisena hyvänä esimerkkinä digitaalisesta transformaatiosta (eli sähköisestä muutoksesta) toimii sähköposti. Joulukortin lähettäminen ja vastaanottaminen on ajallisesti pitkä, monivaiheinen prosessi, joka sisältää monia liikkuvia osia, jotka vaativat useamman eri ihmisen työpanosta. Näistä esimerkkeinä ovat esimerkiksi kirjeiden kerääminen ja jakelu postilaatikkoihin. Mukana on toki myös automaattisia ja nykyisin digitalisoituja aliprosesseja kuten lajittelu, joka hoidetaan osittain tekstintunnistuksen avulla (CASE: Posti Group Finland, N.d.)

Joulukortin matka postilaatikosta postilaatikkoon voi kestää useita työpäiviä ja vaatia paljon työaikaa ja muita resursseja. Tarvittava infrastruktuuri on kallis investointi ostaa ja ylläpitää. Yhden joulukortin osuus noin kuudentoista miljoonan vastaavan joukossa on tietysti marginaalinen. (Kaakinen, E, 2021, Posti toimitti sesonkiviikkoina yli 7 miljoonaa pakettia, 2021.)

Verrattaessa sähköistä joulukorttia paperiseen, sähköisen prosessin edut ovat monitahoiset. Etukäteisvaateena lähettäjällä ja vastaanottajalla tulee olla tunnus sähköpostipalvelussa sekä pääsy internettiin, mikä suomalaisten tapauksessa toteutuu mainiosti. Tilastokeskuksen (Väestön tieto- ja viestintätekniikan käyttö, 2020, 1–2.) mukaan 82 % 16–89 vuotiaista suomalaisista käytti internetiä useasti päivässä, ja sähköpostia oli tutkimuksen tekohetkellä edellisen kolmen kuukauden aikana käyttänyt samasta ikäryhmästä 87 %. Sähköpostin avulla joulukortin lähettäminen on suhteellisen yksinkertainen prosessi. Lähettäjä klikkaa ”lähetä”, ja käytetty asiakasohjelma tuuttaa joulukortin sähköpostipalvelua kohti. Palveluntarjoajien palvelimet käsittelevät viestin ja ohjaavat sen vastaanottajan sähköpostiin. Aikaa tähän kuluu millisekunneista yksittäisiin sekunteihin. (RFC5321, 2008, 6–7.)

Kuka tahansa tarvittavat taidot hallitseva voi perustaa sähköpostipalvelun, jolla voi lähettää sähköpostia ympäri maailman. Kustannuksetkin ovat mitättömät, halvimmillaan kymmeniä euroja vuodessa. Kirjeposti-infrastruktuurin perustaminen ja ylläpitäminen vaatii enemmän resursseja ja aikaa, kun taas sähköpostissa tarvitset vain palvelimen, avoimen lähdekoodin sovelluksia, internet-yhteyden sekä verkkotunnuksen. (Hutchinson, 2014.)

Sekä alkuperäinen että digitaaliseksi muunnettu prosessi saavuttaa lähtökohtaisesti saman lopputuloksen eli joulutervehdykset tulevat perille. Toki, onhan se fyysinenkin joiltain osin parempi, muistojen tekijänä ja tunteiden herättäjänä. (A bias for action, 2015, 28.)

Olen törmännyt myös puolivillaiseen digitaaliseen transformaatioon pelkästä digitaalisuuden ilosta. Käytännöllisesti katsoen se tarkoittaa sitä, että havaittuja ongelmia koitetaan ratkaista digitalisaatiolla ja digitaalisilla työkaluilla ottamatta huomioon ongelmien juurisyitä. Seuraava skenaario on kuvitteellinen, mutta perustuu omiin kokemuksiini. Ravintoloissa syntyy ruokahävikkiä. Hävikki tarkoittaa ruokaa tai raaka-aineita, jotka ovat jostain syystä tarjoilukelvottomia ja täten hävitetään. Yleensä tätä myydyn ruuan ja hävikiksi kadonneiden raaka-aineiden suhdetta, hävikkiprosenttia, seurataan esimerkiksi tuotantotehokkuuden parantamiseksi. Esimerkin kuvitteellisessa ravintolassa ruokahävikki merkitään henkilökunnan toimesta päiväkohtaisesti valmiiksi rivitetylle A4-paperiarkille ja joka päivän päätteeksi esihenkilö kirjaa hävikin varastonhallintajärjestelmään.

Manuaalinen, analoginen prosessi, jossa työntekijät ovat keskiössä. Kirjaaminen A4-arkille on nopeaa, orgaanista ja yksinkertaista. Kynä käteen, tukkimiehen kirjanpitoon merkki tai tuotteen perään luku ja yksikkö. Helppoa ja yksinkertaista. Toki, manuaalinen prosessi johtaa kirjausvirheisiin, joskus koko paperiarkin tuhoutumiseen sekä epäselvästä käsialasta johtuviin sekaannuksiin. Esihenkilöltä kuluu joka päivän päätteeksi pieni tovi varastonhallintajärjestelmän käyttämiseen.

Ratkaisuna tähän ongelmaan oli tuoda keittiötiloihin iPad-taulutietokone, jonka avulla työntekijät merkitsivät hävikin työn lomassa suoraan varastonhallintajärjestelmään. Prosessista poistui ylimääräisiä vaiheita, esihenkilön resurssit vapautuivat parempaan käyttöön ja työn suorittaminen suoraviivaistui. Ylhäältä katsoen näin toki voikin olla, mutta osa lukijoista varmasti huomaa jo suuren ongelman.

Työntekijän näkökulmasta prosessi muuttui monimutkaisemmaksi, ja hävikin kirjaamiseen kuluva aika moninkertaistui!

Todellisuudessa muutos johtaa joko siihen, että hävikin kirjaus lopetetaan tai siihen, että todellinen työteho vähenee. Oheinen prosessikuvaaja ei ota huomioon esimerkiksi siirtymisiin ja käsien pesuun kuluvaa aikaa. Tärkein muutos tässä on kuitenkin työhyvinvoinnin heikkeneminen. Digitaalisessa muutoksessa tulisikin aina katsoa asiakasta (tässä kontekstissa työntekijät ja esihenkilöstö) ja sitä, miten digitaaliset työkalut voivat parantaa heidän elämäänsä.

Rehellisesti sanottuna en itsekään keksi järkevää kustannustehokasta ratkaisua yllä kuvatun prosessin muuntamiseksi digitaaliseksi. Kenties ”älybiojäteastia” toimisi, jos budjetista ei tarvitsisi huolehtia. Konenäön ja neuroverkkojen avulla voitaisiin tunnistaa hävikin tyyppi, astian pohjaan asennettu vaaka voisi punnita sen määrän ja biojäteastiaan sisäänrakennettu yhden piirilevyn tietokone lähettäisi viestin tapahtumasta ohjelmointirajapinnan kautta varastonhallintajärjestelmälle.

Jos sähköposti olisi tehty yhtä puolivillaisesti kuin edeltävän tarinan digitalisaatioesimerkki, voitaisiin hiukan mutkia suoraksi vetäen todeta, että huonosti muutettuna sähköposti olisikin vain USB-muistitikku, joka sisältää tiedoston ”joulukortti.png”, jonka lähettäjä kiikuttaa postilaatikkoon ja posti hoitaa loput. Digitaalinen transformaatio ja sen avulla saatava hyöty on vähemmän teknologiaongelma ja enemmän johtajuus- ja kyvykkyysongelma.

Jos haluat kuulla digitaalisesta transformaatiosta lisää, osallistu projektin webinaariin maanantaina 21.3. kello 10. Voit ilmoittautua webinaariin tästä linkistä https://bit.ly/digikyky-webinaari-1. Jos kiinnostuit DigiKyky-projektista ja haluat lukea lisää, kurkkaa projektin verkkosivut osoitteesta: https://www.jamk.fi/fi/projekti/digikyky.

Kirjoittaja: Teemu Pölkki toimii Jyväskylän ammattikorkeakoulussa asiantuntijana Digikyky-projektissa sekä tuntiopettajana tietojenkäsittelyn koulutusohjelmassa.

Pääkuva: Pixabay
Artikkelin kuvat: Teemu Pölkki, Jamk
Kirjoittajan kuva: Mari Varonen, Jamk

DigiKyky – Digitaalinen kyvykkyys pk-yrityksen kilpailukyvyn parantajana -projektissa lisätään yritysten kilpailukykyä parantamalla niiden henkilöstön osaamistasoa digitaalisten palveluiden ja järjestelmien käytössä. Projektin toteutusaika on 1.11.2021 – 31.8.2023. Projektin toteutuksesta vastaa Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Projekti rahoitetaan Euroopan Unionin sosiaalirahastosta. REACT-EU-hankkeet rahoitetaan osana Euroopan unionin COVID-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia.

Lähteet:

A bias for action, the neuroscience behind the responsive-driving power of direct mail. 2015. Tutkimus. Canada Post Corporation. Viitattu 25.2.2022. https://www.docdroid.net/yBeG7yN/cpc-neuroscience-en-150717-pdf

CASE: Posti Group Finland, N.d. Lehdistötiedote verkkosivustolla. Viitattu 23.2.2022. https://www.mailroomsolutions.com/parcel-sorting-solutions/case-posti-group-finland/

Hutchinson, L. 2014, How to run your own e-mail server with your own domain, part 1, artikkeli verkkosivustolla. Viitattu 23.2.2022. https://arstechnica.com/information-technology/2014/02/how-to-run-your-own-e-mail-server-with-your-own-domain-part-1/

Kaakinen, E. 2021. Näin kulkee posti. Ylen artikkeli. Viitattu 24.2.2022. https://yle.fi/uutiset/3-11973043

Klensin, J. 2018, RFC5321, Simple Mail Transfer Protocol. Viitattu 24.2.2022. https://datatracker.ietf.org/doc/html/rfc5321

Kiron, D., Unruh, G. 2017, Digital Transformation on Purpose, artikkeli verkkosivustolla. Viitattu 20.2.2022. https://sloanreview.mit.edu/article/digital-transformation-on-purpose/

Posti toimitti sesonkiviikkoina yli 7 miljoonaa pakettia, 2021, tiedote verkkosivuilla. Posti. Viitattu 17.2.2022. https://www.posti.fi/fi/asiakastuki/tiedotteet/posti-toimitti-sesonkiviikkoina-yli-7-miljoonaa-pakettia-laheisia-on

Väestön tieto- ja viestintätekniikan käyttö, 2020, Tilastokeskus. Viitattu 25.2.2022. https://www.stat.fi/til/sutivi/2020/sutivi_2020_2020-11-10_fi.pdf