Kokemuksia ohjelmistorobotiikan piloteista
Robotti tuli töihin -projektissa (ESR) rakennettiin ohjelmistorobotteja eri toimialoilla toimivien yritysten kanssa. Jokaisen mukana olleen yrityksen pilotoinnin kohteet olivat erilaisia. Myös niistä saadut kokemukset poikkesivat toisistaan. Projektin alkuvaiheessa käytiin yritysten kanssa yhdessä läpi, mitä projekti kokonaisuutena pitää sisällään ja millaisia työkaluja projektissa on käytössä pilotin toteutukseen.
Onnistumisia ja haasteita
Taloushallintoalalla toimiva Aallon Jyväskylä on yksi projektissa mukana ollut pilottiyritys. Aallonilla lähdettiin pilotoimaan ostolaskuprosessia. Valittu prosessi ei ollut kaikkein helpoimmasta päästä. Jo melko varhaisessa vaiheessa huomattiin, että robotin opettaminen vaatii paljon työtä ja osaamista ennen kuin robotti on valmis testiajoon. Testin aikana havaittiin vielä, että prosessin eri vaiheet vaativat yllättävän paljon ihmisen työpanosta. Ohjelmistorobotiikan käyttöönotossa voidaan pitää yleisenä ohjenuorana ns. 80/20-sääntöä. Toivosen ja Tialan (2021) mukaan se tarkoittaa sitä, että robotti pystyy ihanteellisessa tilanteessa suorittamaan noin 80 % sille määritellyistä tehtävistä. Loput 20 % vaativat edelleen ihmisen työpanosta. Aallonilla ei päästy näin korkeaan suhdelukuun. Silti kokemukset robotiikan pilotoinnista prosessien määrittelyineen olivat pääosin positiivisia.
Metsätietojärjestelmiä ja ajantasaista metsätietoanalytiikkaa tarjoavassa Bitcomp Oy:ssä kokemukset ohjelmistorobotiikasta olivat hyviä. Yrityksessä oli tavoitteena säästää tuntikirjauksiin ja niiden tarkastamiseen käytettävää työaikaa. Tuntikirjaukset valikoituvat ohjelmistorobotiikan pilotointikohteeksi niiden manuaalisen ja säännöllisesti toistuvan työllistävyyden sekä epämieluisuuden takia. Kaarlejärven (2018) mukaan ohjelmistorobotit soveltuvat erityisen hyvin käytettäviksi tilanteisiin, joissa on säännönmukaisuutta ja toistuvia rutiineja vaativia manuaalisia tiedonsiirtoja. Bitcompin projektijohtaja Johanna Salmi kertoo, että robotti on helpottanut kuun vaihteen hässäkkää huomattavasti, minkä lisäksi esihenkilöille epämieluisa työ on jäänyt pois ja esihenkilöt ovat voineet keskittyä johonkin hyödyllisempään.
Jyväskylän Aluetaksi Oy:ssä pilottiin osallistuminen oli osa suurempaa muutosta koko taksialalla. Yrityksessä oli tavoitteena lähteä hyödyntämään robotiikkaa asiakaspalvelussa. Tavoitteena oli maksimoida asiakaskokemus ja tehokkuus. Pilotin aikana kohdattiin haasteita muun muassa siinä, ettei henkilöstön työaika riittänyt suurten muutosten keskellä robotiikan käyttöönoton samanaikaiseen pilotointiin. Jytaksin pilotti on yhä käynnissä tämän tekstin kirjoittamishetkellä, joten lopulliset kokemukset pilotista saadaan vasta myöhemmin.
Robotiikan käyttöönoton vaikutukset
Robotiikan käyttöönotolla on vaikutuksia prosessien tehokkuuteen, työtehtävien laajuuteen ja sisältöön sekä asiakaskokemukseen. Kun näihin pystytään vaikuttamaan robotiikalla myönteisesti, työhyvinvointi paranee. Robotti tuli töihin -projektissa puhutaankin niin sanotusta triplavaikutuksesta. Lue lisää ohjelmistorobotiikan käyttöönotosta ja sen vaikutuksista keväällä 2022 ilmestyvästä julkaisusta: Ohjelmistorobotiikka – kohti rutiinitehtävien automatisointia.
Yhteneväiset kokemukset
Yhteistä kaikille pilottiyrityksille oli, että niissä saatiin positiivisia kokemuksia prosessien yhteiskehittämisestä. Kaikissa pilottiyrityksissä ymmärrys siitä, mitä robotiikan käyttöönotto vaatii ja millaisia hyötyjä ohjelmistorobotiikkaa parhaimmillaan tarjoaa, lisääntyi. Joissakin piloteissa päästiin eroon toistuvista ja rutiininomaisista tehtävistä, mikä lisäsi työhyvinvoinnin kokemuksia. Mikäli ohjelmistorobotiikan käyttöä jatkettaisiin projektin päättymisen jälkeen, lisäisi se myös yrityksen tuottavuutta. Projektin kannalta hyvä tulos on, että kaikissa pilottiyrityksissä on pohdittu robotiikan hyödyntämistä jatkossakin.
Lähteet:
Kaarlejärvi, S. 2018. Viisi faktaa ohjelmistorobotiikasta. Blogiteksti 16.2.2018. ST-Akatemia. Viitattu 10.3.2022. https://stakatemia.fi/blogit/viisi-faktaa-ohjelmistorobotiikasta/
Toivonen, J. & Tiala, M. 2021. Staria. Sisäinen tiedonanto 1.12.2021.
Kirjoittajat:
Robotti tuli töihin on Keski-Suomen alueella 1.4.2019–30.6.2022 toteutettava ESR-projekti, jossa vastataan pk-yritysten tarpeisiin ottaa käyttöön liiketoimintaa tehostavia robotiikan ja automaation ratkaisuja henkilöstön kannalta kestävällä ja tuloksellisella tavalla. Projektin toteuttajana on Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Projektia rahoittaa Keski-Suomen ELY.
Voit käydä tutustumassa Robotti tuli töihin -projektiin: www.jamk.fi/rtt
