Informaatioergonomia: säädä aivoillesi työrauha!

Ergonomia on tuttu termi työelämässä. Osaamme säätää työtuolia, työpöytää, tietokoneen näyttöä ja työstökoneita ja tunnemme parhaat työasennot omassa työssämme. Ergonomian voidaan kuitenkin katsoa muodostuvan kolmesta eri osa-alueesta: fyysisestä, organisatorisesta ja kognitiivisesta ergonomiasta (mm. Kokonaisvaltainen ergonomia; International Ergonomics Association, n.d.). Informaatioergonomian käsite on hyvin lähellä kognitiivisen ergonomian käsitettä. Työterveyslaitoksen määritelmässä kognitiivinen ergonomia tarkoittaa työn suunnittelemista ihmisen mittaiseksi siten, että kognitiiviset eli tiedolla työskentelyn vaatimukset ja olosuhteet tukevat sujuvaa työskentelyä (Aivotyö sujuvaksi, n.d.). Informaatioergonomia keskittyy työn eri osa-alueisiin erityisesti tietointensiivisten työprosessien kontekstissa. Kiinnostuksen kohteena on siten työn objektiivisen informaatioympäristön piirteiden ja informaatio¬käyttäytymisen havainnointi (Franssila et. al. 2014, 11). Vaan miten voimme informaatioergonomian avulla säätää liiallisen tai turhan tiedon määrää, viestintäkanavien toimintaa ja omaa kyvykkyyttämme käsitellä informaatiota?

DigiKyky – digitaalinen kyvykkyys pk-yrityksen kilpailukyvyn parantajana -projektin tavoitteena on pyrkiä lisäämään yritysten kilpailukykyä ja työntekijöiden työhyvinvointia parantamalla henkilöstön osaamistasoa digitaalisten palveluiden ja järjestelmien käytössä. Riittävä osaaminen ja kyvykkyys ovat keskeisiä elementtejä myös informaatioergonomian näkökulmasta. Projektissa tarkastellaan myös sitä, kuinka digitalisaation avulla voidaan sujuvoittaa työprosesseja niin, että samalla lisätään työntekijöiden työhyvinvointia.

Informaatioergonomian tavoite ja toiminnan kohteet

Mitä informaatioergonomialla sitten säädetään, jotta se tukee sujuvaa työskentelyä? Säädetäänkö tiedon määrää? Laatua? Tiedonvälityksen kanavia? Rytmitystä? Osaamisen tasoa? Kyllä – kaikkia näitä. Sekä alan tutkimuksessa että keskusteluissa informaatioergonomia liitetään usein vain tietoperusteisiin organisaatioihin ja työtehtäviin. Tämän päivän nopeasti muuttuvassa ja digitalisoituvassa maailmassa informaatioergonomia on kuitenkin tärkeää lähes kaikilla toimialoilla ja työtehtävissä, sillä tietoa tarvitsee työssään yhä enemmän niin koodari, hitsari kuin metsurikin (mm. Viitanen et.al. 2017). Kuten muunkin ergonomian, myös informaatioergonomian tavoitteena on työntekijän hyvinvointi ja kestävä terveys työelämässä.

Informaatioergonomiaa tarvitaan vähentämään tarpeetonta kuormitusta, joka aiheutuu niin tietotulvasta, työn keskeytyksistä kuin erilaisista tiedonkulkuun tai työympäristöön liittyvistä häiriöistäkin, kuten viestintävälineiden hälytyksistä (Aivotyö sujuvaksi n.d.) Usein turhaa kuormitusta syntyy myös siksi, että viestintävälineiden käyttöön liittyy epäselvyyksiä: työyhteisössä ei ole laadittu selkeitä pelisääntöjä esimerkiksi siitä, mitä kanavia käytetään mihinkin viestintään. Näin työntekijä joutuu etsimään työhönsä liittyvää tarpeellista tietoa useasta eri kanavasta.

Jos viestintävälineiden tai -järjestelmien käyttöön liittyy tietotulvan ja useiden viestintäkanavien lisäksi epävarmuutta omasta osaamisesta, kuormitus kasvaa entisestään. Markus Salo ja Henri Pirkkalainen (2021) käyttävät kuormituksesta termiä Teknostressi ja liittävät kuormitustekijäksi myös vapaa-aikaamme yhä tiiviimmin liittyvän teknologian käytön. Esimerkiksi sosiaalisen median käyttö voi aluksi tuntua miellyttävältä, mutta ajan myötä se voi muuttua kuormittavaksi ja stressaavaksi. Salon ja Pirkkalaisen mukaan kokonaisvaltainen teknostressi voi vaikuttaa negatiivisesti myös työstä suoriutumiseen, työn laatuun ja työhön sitoutumiseen ja lisätä siten työuupumuksen riskiä.

Kuten fyysinen ergonomia, myös kognitiivinen ja informaatioergonomia ovat keskeisiä työkyvyn ja työhyvinvoinnin tekijöitä, ja niistä molemmista ovat vastuussa sekä työnantaja että työntekijä itse. Työnantajalla on velvollisuus tarkkailla työympäristöä, tunnistaa ja arvioida työhön liittyvät vaarat ja toteuttaa tarvittavat korjaavat toimenpiteet sekä tarkkailla toimien vaikutusta työn turvallisuuteen ja terveellisyyteen. Tarvittaessa on ryhdyttävä lisätoimiin. Työnantajan pitää myös perehdyttää työntekijänsä työpaikan oloihin ja oikeisiin työmenetelmiin sekä turvallisuusohjeisiin. Työntekijällä puolestaan on velvollisuus noudattaa työnantajan antamia määräyksiä ja turvallisuusohjeita. Hänen pitää työtä tehdessään myös huolehtia omasta ja muiden turvallisuudesta sekä ilmoittaa havaitsemistaan turvallisuuspuutteista esimiehelleen ja työsuojeluvaltuutetulle. (Työturvallisuuslaki 23.8.2002/738.)

Lain ja säädösten sanoitukset viittaavat vahvasti fyysiseen turvallisuuteen ja terveyteen, ei aivoterveyden vaarantumiseen tai liiallisen tiedon aiheuttamaan psyykkiseen tai affektiiviseen eli tunteisiin vaikuttavaan kuormitukseen. Työnantajan tulisi kuitenkin varmistaa, että myös työssä tarvittavan tiedonkulun ja tiedon käsittelyn aiheuttama kuormitus tunnistetaan, jotta toimintoja voidaan säätää ihmisen toimintakyvyn mukaiseksi. Työnantajan on myös varmistettava työntekijöiden digitaalisen osaamisen riittävä taso. Työntekijän omalle vastuulle jää sitten esimerkiksi sovellusten ja oman virtuaalisen työpöydän mukauttaminen, personointi ja optimointi. Tutkimusten mukaan työntekijät jäävät kuitenkin usein käyttämään näitä työvälineitä vain oletusasetuksilla (Franssila et.al. 2014, 43). Kokonaisvastuu kuormituksesta ei kuitenkaan voi jäädä työntekijän harteille, vaan työantajan on aktiivisesti seurattava informaatiosta aiheutuvaa kuormitusta, otettava se osaksi työsuojelutoimintaa ja puututtava siihen kuten muihinkin työstä aiheutuviin kuormituksiin (Larjovuori, 2022). Jokaisella työntekijällä on oikeus tehdä työtään niin, ettei työstä aiheudu fyysisiä, psyykkisiä, sosiaalisia eikä kognitiivisia vaurioita.

Kirjoittaja: Suvi Geier (FM, AmO) työskentelee Jyväskylän ammattikorkeakoulussa opettajana ja DigiKyky-projektin asiantuntijana. Hänellä on pitkä kokemus liike-elämästä henkilöstö- ja työhyvinvoinnin johtamisen tehtävissä ja elävä muisto siitä, kuinka telefaxista sähköpostiin siirtyminen aiheutti aikanaan joissain työntekijöissä melkoista ahdistusta.

DigiKyky – Digitaalinen kyvykkyys pk-yrityksen kilpailukyvyn parantajana -projektissa lisätään yritysten kilpailukykyä parantamalla niiden henkilöstön osaamistasoa digitaalisten palveluiden ja järjestelmien käytössä. Projektin toteutusaika on 1.11.2021–31.8.2023. Projektin toteutuksesta vastaa Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Projekti rahoitetaan Euroopan Unionin sosiaalirahastosta. REACT-EU-hankkeet rahoitetaan osana Euroopan unionin COVID-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia.

Lue lisää projektista: jamk.fi/digikyky

Lähteet:

Aivotyö sujuvaksi. Helsinki. Työterveyslaitos. Sujuvaa aivotyötä kognitiivisen ergonomian keinoin. Oppimateriaalit. https://www.ttl.fi/oppimateriaalit/aivotyo-sujuvaksi [viitattu 28.2.2022]

Franssila, H., Okkonen, J. & Savolainen, R. 2014. Tietotyön informaatioergonomian arviointi- ja kehittämismenetelmä. Tampere: Tampereen yliopisto. TRIM Research Reports 15. [Viitattu 20.2.2022]. https://urn.fi/URN:ISBN:978-951-44-9700-1. Saatavissa: https://trepo.tuni.fi/bitstream/handle/10024/96397/tietotyon_informaatioergonomian_2014.pdf?sequence=1&isAllowed=ya

International Ergonomics Association. What is ergonomics? https://iea.cc/what-is-ergonomics/ [viitattu 20.2.2022]

Kokonaisvaltainen ergonomia. Helsinki: Työterveyslaitos. https://www.ttl.fi/teemat/tyohyvinvointi-ja-tyokyky/kokonaisvaltainen-ergonomia [viitattu 20.2.2022]

Koski J. T. (1998) Infoähky: ja muita kirjoituksia oppimisesta, organisaatioista ja tietoyhteiskunnasta. Gummerus.

Larjovuori Riitta-Liisa (2022). Aivohyvinvoinnin riskit pohdintaan työpaikoilla. Kestävä aivoterveys -hanke. Tampere: Tampereen yliopisto & Tampereen ammattikorkeakoulu. https://projects.tuni.fi/kestavaaivoterveys/uutiset/aivohyvinvoinnin-riskit-pohdintaan-tyopaikoilla/ [viitattu 7.4.2022]

Paukku T. 2004. Infoähky leviää maapallolla. Helsingin sanomat 16.11.2004. https://www.hs.fi/tiede/art-2000004267015.html [viitattu 22.2.2022]

Sallila P. 1998. Infoähky ja tietoyhteiskunnan muut vaikutukset tietotyön sankareiden haasteina. Artikkeli Aikuiskasvatus-lehdessä 4/1998 ss 330–331. https://journal.fi/aikuiskasvatus/article/view/92532/51212 [viitattu 28.2.2022]

Salo, M., Pirkkalainen H. (2021). Teknostressi häiritsee keskittymistä, unta ja ihmissuhteita, mutta sen torjumiseen on keinonsa. Jyväskylän yliopisto. Artikkeli 1.3.2022: MustRead Akatemia -palvelu. https://www.mustread.fi/artikkelit/teknostressi-hairitsee-keskittymista-unta-ja-ihmissuhteita-mutta-sen-torjumiseen-on-keinonsa/?fbclid=IwAR3Df9B2TGJuTUihZkvTIQRoYVv50tDXV-ZTuhEVQZTwvVVCdZeX7hCbyu0 [viitattu 2.3.2022]

Tanner Tanja (2021). Itsensä johtamisen taitojen vaikutus kognitiivisen kuormituksen tunteeseen. Pro gradu -työ. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. https://jyx.jyu.fi/bitstream/123456789/79065/1/URN%3aNBN%3afi%3ajyu-202112206047.pdf [viitattu 20.2.2022]

Viitanen, J., Paajanen, R., Loikkanen, V. Koivistoinen, A. (2017) Digitaalisen alustatalouden tiekartasto. Business Finland. ISBN: 978-952-457-632-1. https://www.businessfinland.fi/globalassets/julkaisut/alustatalouden_tiekartasto_web_x.pdf [viitattu 28.2.2022]