Organisaatiot yhdessä virtuaalisesti – aitoa yhteiskehittämisen mallia etsimässä
Maailma on myllerryksessä ja meidän kaikkien pitää löytää uusia tapoja toimia siinä. Yhä enenevässä määrin tarvitsemme yhteistyökumppaneita ympärillemme, jotta pärjäämme yhdessä paremmin. Työterveyslaitoksen ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun yhteisessä projektissa tutkimme työpaikkojen virtuaalista yhteiskehittämistä. Lähdimme tutkimaan, miten nykyinen tilanne (korona, epävakaa maailma) on vaikuttanut yrityksissä kehittämiseen ja onko digitalisaatio tuonut uusia keinoja heidän yhteistyövalikoimaansa. Olemme saaneet mukaan kolme hyvin erilaista organisaatiota sekä heidän kehittämiskumppaninsa. Tutkimusmatka on vielä kesken, mutta ensimmäisiä huomioita on jo kerätty.
Luottamus voi syntyä, vaikka ryhmällä ei ole pitkää yhteistä kokemuspohjaa eivätkä osalliset tunne toisiaan (Frazier ym. 2017).
Tutkimusryhmän jäsenenä on ollut mielenkiintoista seurata kehittymistämme yhteiskehittämisessä. Projektin suunnittelun aikana osa tiimiläisistä oli jo tutustunut, mutta käytännössä tiimi ei ollut koskaan aiemmin tehnyt yhdessä töitä. Erittäin hyvän lähtökohdan yhteistyölle loi se, että tutkittava aihe oli selkeä ja kaikkia innostava – eli fokus löytyi helposti. Virtuoosit-tiimiin on saatu yhdistelmä erilaisia osaamisia ja vahvaa kehittämis- ja analysointitaitoa. Taaksepäin katsottuna onkin ihmeellistä, että luottamus yhteiseen tekemiseen syntyi niin nopeasti ja yhteiskehittäminen lähti liikkeelle niin hyvin. Virtuoosit-tiimi on työskennellyt ja kehittänyt toimintamallia lähes koko ajan virtuaalisesti. Pohjana meillä on Työterveyslaitoksella kehitetty malli, muutosvuoropuhelu-prosessi, jota sovelletaan ja edelleen kehitetään nyt yritysten yhteiseen kehittämiseen. Malli on kehittynyt tämän matkan varrella ja sitä on pitänytkin virittää yritysten erilaisiin ja muuttuviin tilanteisiin.
Nopea luottamus voi syntyä tilapäisryhmissä, jotka kokoontuvat tietyn tehtävän tai teeman ympärille asiantuntijuuden pohjalta (Blomqvist & Cook 2018).
Kehittäminen ja tutkiminen vaativat kuitenkin myös aikaa ja pysähtymistä asian äärelle. Mallin kehittäminen ja työpajojen suunnittelu teams-palavereissa onnistuu, mutta yleensä käytössä on vain rajallinen aika. Palavereiden lisäksi jokainen joutuu olemaan aktiivinen ja raivaamaan oman tilan ja ajan tehdäkseen tehtävänsä kaikkien muiden työtehtävien lomassa; samaan ajankäytön haasteeseen tutkittavat organisaatiotkin ovat törmänneet. Kerran lukukaudessa Virtuoosit-tiimi on kokoontunut tapaamaan kasvokkain ja nämä vuorovaikutteiset ja intensiiviset kohtaamiset ovat vieneet projektia hyppäyksittäin eteenpäin ja syventäneet luottamusta entisestään.
Yhteiskehittämisessä ketterää luottamusta ruokkii proaktiivisuuden ja yhteistyön vahvistaminen (Blomqvist & Vartiainen 2017; Blomqvist & Cook 2018).
Virtuoosit-projekti aloitettiin kartoittamalla tutkittavien organisaatioiden nykytilaa ja näkemyksiä kehittämistyöstä. Kartoituksesta tuli selvästi esiin, että pandemia pakotti toteuttamaan digiloikan kaikissa tutkittavissa organisaatioissa. Oletetusta tehokkuudesta on tullut perustelu osittain sille, että halutaan toimia virtuaalisesti ja säästää mm. matka-ajoissa. Osittain digiloikka on kuitenkin edelleen kesken ja digiosaamisissa on suuriakin eroja. Nämä asiat haastavat osaltaan virtuaalista yhteiskehittämistä ja vaativat hyvät ja helpot kehittämisen raamit. Organisaatioiden yhteistyön moninaisuus ja sen henkilöityminen sekä erilaiset toimintatavat ja toiminta-alustat vaikeuttavat laaja-alaista yhteiskehittämistä. Tahtoa yhteiskehittämiseen on, kunhan resurssit ja oikeat ihmiset saadaan paikalle.
Toinen blogikirjoituksemme, Digitaalinen yhteiskehittäminen vaatii organisaatioilta luottamusta, kurkistaa organisaatioiden yhteiskehittämiseen ja kyseinen kirjoitus ilmestyy samaan aikaan Työterveyslaitoksen blogialustalla.
Kirjoittajat
Hilkka Heikkilä, projektipäällikkö, Jyväskylän ammattikorkeakoulu
Antti Soikkanen, vanhempi konsultti, Työterveyslaitos
Virtuoosit. Työpaikkojen virtuaalisessa yhteiskehittämisen tutkimushankkeessa kehitetään ja tutkitaan työpaikkojen välistä virtuaalista yhteiskehittämistä vuosina 2022–2023. Projektia rahoittavat Työsuojelurahasto, Työterveyslaitos ja Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Tutustu hankkeen verkkosivuihin.
Lähteet:
Blomqvist, K. & Cook, K. 2018. Swift trust – state-of-the-art and future research directions. Teoksessa R. H. Searle, A-M. I. Nienaber & S. B. Sitkin (toim.), Companion to Trust (s. 29-49). New York: Routledge.
Blomqvist, K. & Vartiainen, M. 2017. Knowledge co-creation on a digital platform. Academy of Management Annual Proceedings, 2017(1), 17397.
Frazier, M.L., Fainshmidt, S., Klinger, R.L., Pezeshkan, A. & Vracheva, V. 2017. Psychological safety: A Meta-Analytical Review and Extension. Personnel Psychology, 70(1), 113-165.