Robotti tuli töihin: ohjelmistorobotiikan työpajoista pilotteihin

Syksyn 2020 aikana Robotti tuli töihin -hankkeessa (ESR) on edetty pk-yritysten kanssa kohti robotiikan pilotointeja. Pilotoinnit tullaan toteuttamaan alkuvuonna 2021. Niitä on edeltänyt palvelualan yrityksille suunnattu työpajatrilogia, missä aiheina on ollut ohjelmistorobotiikan (RPA) pilotointiprosessin kuvaaminen, vaatimusmäärittely sekä hankintamallit. Tässä blogissa kurkistamme jokaisen työpajan sisältöön ja työpajoissa käytettyihin osallistaviin menetelmiin.

Robotiikan kuvaaminen

Ensimmäisessä työpajassa keskityttiin prosessien kehittämisen lähtökohtiin henkilöstön osallisuus huomioiden. Tausta-ajatuksena pidettiin robotiikkapilotteja sekä robotiikan käyttöönottoa yrityksissä, mitä vasten osallisuutta peilattiin. Työpajassa pohdittiin muun muassa sitä, miten osallistaminen näkyy yrityksen arjessa ja miten sitä voitaisiin entisestään vahvistaa. Pilotointien osalta keskusteltiin yrityskohtaisesti pienryhmissä siitä, keitä yrityksen henkilöstöstä on tarve osallistaa pilottikokeiluun ja miten se tullaan toteuttamaan.

Osallistavan johtamisen lisäksi työpajassa käytiin läpi prosessien kuvaamista. Kuvaamisen tasoja käsiteltiin Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan (JUHTA) JHS 152 Prosessien kuvaaminen -suositusten mukaan. Tässä lähdettiin liikkeelle prosessien kuvaamisen vaiheista edeten eri kuvaustasoille (kuva 1).

Lähtökohtana kuvaamiselle pidetiin nykytilan tunnistamista — sitä, missä vaiheessa yrityksissä ollaan tällä hetkellä robotiikan käyttöönottoa vaativissa prosesseissa. Kuvaamiseen sisältyi myös robotiikan käyttöönoton jälkeisen toiminnan kuvaaminen osana laajempaa kokonaisuutta. Prosessien kuvaamista ja eri kuvaustasoja harjoiteltiin ns. uimaratatekniikan avulla yrityskohtaisissa pienryhmissä. Uimarata (kuva 2) on visuaalinen prosessikuvaus eri rooleista, missä kukin rooli kuvataan omana uimaratanaan sisältäen roolin vastuulle kuuluvat prosessistepit (JHS 152 Prosessien kuvaaminen).

Robotiikan määrittely

Syksyn toisessa työpajassa perehdyttiin uuden robotiikan vaatimusmäärittelyyn robotiikan järjestelmä- ja käyttäjävaatimusten kautta. Työpajassa edettiin aiheisiin tutustuttavien esitysten kautta harjoituksiin, joissa osallistujat pääsivät kokeilemaan niin järjestelmävaatimusten tekoa kuin työhyvinvoinnin onnistunutta muutosjohtamista robotiikan käyttöönoton aikana. Samalla pienryhmäharjoitukset toimivat mahdollisuutena suunnitella yritysten omien pilotointiprosessien etenemisiä ja tutustua erilaisiin osallistaviin työkaluihin.

Työpajan alussa tutustuttiin ohjelmistorobotin järjestelmävaatimuksiin ja vaatimusmäärittelyn tekemiseen JUHTAn JHS 173 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely -suositusten mukaisesti. Vaatimusmäärittelyn etenemistä havainnollistettiin edellisestä työpajasta tutulla esimerkillä ostolaskujen käsittelystä (vrt. uimaratatekniikka) sekä vaatimusmäärittelyn eri vaiheita kuvaavilla esimerkkitaulukoilla (kuva 3).

Vaatimusmäärittelyn eri vaiheet, kuten vaatimusilmauksien muodostaminen ja vaatimusluettelon rakentaminen, kannustettiin toteuttamaan tarkasti, sillä määrittelytyö on tärkeää robottia kehitettäessä. Projektiasiantuntija Tuukka Laava JAMKista nosti työpajassa esille myös henkilöstön osallistamisen merkityksen: osallistaminen mahdollistaa monipuolisen ja kattavan määrittelyn ja auttaa rakentamaan yhteistä ymmärrystä robotin tärkeimmistä vaatimuksista.

Vaatimusmäärittelyn lisäksi syvennyttiin robotin käyttäjävaatimuksiin ja työhyvinvoinnin huomioimiseen. Tavoitteena oli tunnistaa työhyvinvoinnin moninaisuus osana robotiikan määrittelyvaihetta. Esityksessä käytiin läpi työhyvinvoinnin osa-alueita muun muassa Työterveyslaitoksen määritelmän mukaisesti ja pohdittiin erilaisia työhyvinvointiin vaikuttavia fyysisiä, psyykkisiä ja sosiaalisia tekijöitä (ks. esim. Hakanen 2009; Ilmarinen: Työhyvinvointiopas).

– Sosiaalisella pääomalla viitataan yleensä psyko-fyysis-sosiaaliseen kokonaisuuteen, siihen, että meidän on vaikea ottaa yksilö eroon siitä yhteisöstä, jossa se toimii, totesi projektiasiantuntija Tapio Mäkelä JAMKista esityksessään.

Käyttäjävaatimukset, eli ne ominaisuudet, joita käyttäjät odottavat robotilla olevan (JHS 173), kytkeytyvät työhyvinvointiin, sillä yleensä robotin odotetaan vaikuttavan käyttäjiensä työhön ja sen kuormittavuuteen. Vaatimukset voivatkin koskea esimerkiksi työn mielekkyyden, turvallisuuden ja sujuvuuden kasvua.

Robotiikan hankinta

Trilogian viimeisessä osassa tutustuttiin erilaisiin robotiikan hankintamalleihin ja alustaratkaisuihin. Robotti tuli töihin -hankkeessa on tehty syksyn 2020 aikana robotiikan pilotteja varten alustavertailu, minkä perusteella UiPath on valikoitunut alustan toimittajaksi hankkeen ohjelmistorobotiikan pilotteihin. Vertailu käytiin läpi työpajassa.

Edellisistä työpajoista poiketen viimeiselle kerralle saatiin mukaan ulkopuolisia esiintyjiä, kun Senior Technical Consultant Markus Kujala UiPathilta esitteli heidän alustaratkaisunsa ja yrittäjä Atte Porkkala Ideal isännöinti Oy:stä jakoi kokemuksiaan Microsoft Power Automate -alustaratkaisuista. Tällä kertaa ohjelmaan ei kuulunut pienryhmäharjoitteita, vaan työpajassa edettiin esitellen, kysellen ja keskustellen päivän teemoista ja yritysten pilotointien etenemisestä.

Nyt matka jatkuu kohti yrityskohtaisia pilotteja (kuva 4). Pilotit ajoittuvat alkuvuoteen 2021.

Lähteet:

Hakanen, J. 2009. Työn imua, kukoistavuutta ja tuottavia työpaikkoja? Kohti laadukasta työelämää. Selvitys. Työsuojelurahasto.
Ilmarinen. Johda itseäsi –jaksa työssä. Työhyvinvointiopas. Saatavissa: https://www.ilmarinen.fi/siteassets/liitepankki/tyohyvinvointi/opas-johda-itseasi-jaksa-tyossa.pdf
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. 2012. JHS 152 Prosessien kuvaaminen. Saatavissa: http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS152/JHS152.pdf
JUHTA – Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. 2018. JHS 173 ICT-palvelujenkehittäminen: Vaatimusmäärittely. Versio 1.2. Saatavissa: http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS173/JHS173.pdf
Työterveyslaitos. Työhyvinvointi. Saatavissa: https://www.ttl.fi/tyoyhteiso/tyohyvinvointi/

Kirjoittajat:

Viivi Kaartinen, viestintäsuunnittelija
Robotti tuli töihin -projekti
Jyväskylän ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikkö

Henna-Riikka Markkio, projektipäällikkö
Robotti tuli töihin -projekti
Jyväskylän ammattikorkeakoulun liiketoimintayksikkö

Robotti tuli töihin on Keski-Suomessa 1.4.2019-31.10.2021 toteutettava ESR-hanke, jossa vastataan pk-yritysten tarpeisiin ottaa käyttöön liiketoimintaa tehostavia robotiikan ja automaation ratkaisuja henkilöstön kannalta kestävällä ja tuloksellisella tavalla. Projektin toteuttajana on Jyväskylän ammattikorkeakoulu. Projektia rahoittaa Keski-Suomen ELY-keskus.

Haluatko mukaan robotiikan pilotteihin?
Lue lisää: jamk.fi/rtt