Onko konferenssimatkailu tullut tiensä päähän?
Uutta normaalia odottaessa konferenssien hybriditoteutusten laatuun on kiinnitettävä huomiota ja toteutuksen lisäarvoa olisi kehitettävä. Osallistuimme Portugalissa International Conference on Tourism Research 2022 -hybridikonferenssiin (ICTR 2022) fyysisesti läsnä olevana työparina Polytechnic of Porton matkailuyksikön (International, n.d.) kampuksen tiloissa. Oli hienoa tavata kollegoja eri puolelta maailmaa livenä ja yhdessä totesimme sen olevan lisäarvo viimevuotisten webinaarien jälkeen.
Nostalgisesti haettiin vanhaa normaalia, mutta osa käytännöistä oli peruuttamattomasti muuttunut. Käyntikorttien vaihtaminen oli vaihtunut pääosin LinkedIn-verkostoon liittymiseksi.
Konferenssit ovat tutkimustyötä tekevien perustavaa laatua oleva verkostoitumislähde. Tutkijat kommentoivat toistensa esityksiä ja löytävät vertaisiaan maailman toiselta laidalta. Onko tällainen toiminut pandemian aikana? Kahden vuoden tauon jälkeen monet totesivat tutkimusten tekemisen määrän olleen pienempää, kun tiedeyhteisö ei ole sparraamassa toisiaan samalla tavalla eteenpäin kuin aikana, jolloin tutkijat tapasivat toisiaan kasvotusten ja sosiaalisen ohjelman tahdittamana.
Hybridi on kaikista vaativin toteutusmuoto
Vaikka itse olimme paikan päällä konferenssissa, päätimme kokeilla yhden puheenvuoron etänä (Zoomissa), koska halusimme ymmärtää, toimiiko hybriditoteutus hyvin etänä olevien näkökulmasta. Esitystä oli vaikeaa seurata, eikä keskustelu ollut tasapuolista – yleisön kysymyksiä ei kuultu, etänä olevien kommentteja ei seurattu, äänen laatu ja kuva eivät olleet tarpeeksi hyviä. Kun olit osallistujana paikan päällä, esitysten seuraaminen oli hankalaa, eräällä tavalla etäistä.
Hybridijärjestelyt asettavat kovia paineita järjestäjille, joiden pitää monikertaistaa moderaattoriresurssit. Vahvan fasilitoinnin lisäksi tarvitaan teknistä apua ja selkeitä ohjeita kaikkien osapuolien käyttäytymisestä. Etäkokoustaidot eivät olleet kaikilla osallistujilla samantasoisia. Esimerkiksi meidän esityksen aikana eräs Zoom-osallistuja oli jättänyt mikrofoninsa auki, josta kuului jatkuvaa koiran haukkumista.
Pandemian aikaiset konferenssien verkkototeutukset ovat olleet käytössä sujuvasti silloin, kun kaikki osallistujat ovat linjoilla. Jossain kohtaa ohjelmaa osallistuvat saattavat ”multitaskata” tai jäädä näennäisesti paikalle linjoille. Esiintyjä ei voi olla varma, minkä kokoiselle joukolle hän välittää viestinsä. Usein ei myöskään voida nähdä vastapuolen välittömiä reaktioita eikä tehdä johtopäätöksiä siitä, onko esityksensä ollenkaan herättänyt kiinnostusta, jos kysymyksiä ja kommentteja ei tule.
Pääpuhujat ovat kuin ketä tahansa esittäjiä verkossa, mikäli ohjelmaa ei ohjata studioympäristöstä tai tietyn yhteisön kokoonnuttua yhteen paikkaan ollakseen linjoilla. Hybriditoteutuksessakin tällainen voi toimia, mutta se edellyttää ehdottomasti audiovisuaalisesti laadukasta ja internetin kannalta vahvaa yhteyttä sekä etänä että läsnä olevilta. Esimerkiksi häiritseväksi voidaan kokea paikan päällä puhuttaessa esiintyvää puheen kaikua linjoille. Usein kotiyhteys ei mahdollistanut laadukasta ja selkeää esiintymistä.
Luultavasti suurin ongelma hybriditoteutuksen yhteydessä oli se, että se passivoitti sekä läsnä ja etänä olleita, joten asioiden keskustelu jäi pinnalliseksi. Kun puhujat ovat verkkopuolella, paikalla olevat kuulijat kokevat etäisyyttä esiintyjään. Kysymys tai kommentti chatissa ei lähennä kuulijan ja etäesiintyjän verkostoitumista. Saman tuloksen voi saada aikaan, kun ottaa yhteyttä pelkän tutkimuspaperin luettuaan kirjoittajaan. Lisäksi hybriditoteutuksen verkko-osallistujat eivät koskaan pääse siihen tunnelmaan, mikä paikallaolijoiden kokema yhteisöllisyys voi saada aikaan. Toisin sanoen, hybriditoteutuksia tulee johtaa useasta suunnasta, eikä sitä voi jättää joko pelkän verkossa osallistumisen periaatteiden varaan tai paikallaolijoiden juontamaksi.
Mikä on konferenssien tulevaisuus?
Miksi pääpuhujat edes matkustaisivat paikan päälle, kun esityksen pystyy toimittamaan kotoa käsin? Laadukas hybriditoteutus edellyttää lisäarvoa paikan päälle ”vaivautuneille” osallistujille. Mikä on tämä lisäarvo? Kyse on kohtaamisen arvosta. Toisilleen vieraat osallistujat kohtaavat fyysisessä tilassa luonnollisemmin kuin verkossa. Asioiden edistäminen on paljon luonnollisempaa, kun osapuolet ovat tavanneet toisensa kasvotusten.
Kokemuksemme paikallaolosta hybriditoteutuksessa ei vastannut odotusta ennen pandemian aikaisesta konferenssikäynnistä. Academic Conferences edustaja kuitenkin arveli, että globaalien olosuhteiden takia seuraavat 1–2 vuotta olisi pakko tarjota osaa tapahtumista hybridinä, kun taas sen jälkeen osa niistä olisi mahdollista toteuttaa pelkästään etänä ja osa – täysin livenä.
Kirjoittajat:
KTT Minna Tunkkari-Eskelinen työskentelee yliopettajana Jyväskylän ammattikorkeakoulussa opetuksen ja kehittämistyön pääalueenaan yrittäjyys ja kestävä matkailuliiketoiminta. Matkailun edistäminen Suomessa on herättänyt mielenkiinnon erilaisten matkailumuotojen, esimerkiksi vapaaehtoismatkailun kehittämiseksi tutkimustiedon perusteella. Minna on usein mukana uusien avausten tekijänä.
LitM Rositsa Röntynen toimii Jyväskylän ammattikorkeakoulussa projektipäällikkönä ja matkailun kehittämisessä, mm. Value-hankkeen projektipäällikkönä. Rositsa on lisäksi markkinointiasiantuntija, intohimoinen matkailija, luontovalokuvaaja ja pop-esiintyjä.
Artikkelin kuvat: Minna Tunkkari-Eskelinen ja Rositsa Röntynen
Lähteet:
ICTR. 2022. Sivu Academic Confrerences International -verkkosivuilla. Viitattu 23.5.2022. https://www.academic-conferences.org/conferences/ictr/.
International. n.d. Sivu School of Hospitality and Tourism – Polytechnic of Porto -verkkosivuilla. Viitattu 23.5.2022. https://www.esht.ipp.pt/international?set_language=en.
Lue lisää aiheesta:
Pandemian jälkeinen matkailu: oivalluksia ICTR22 -konferenssin osallistumisesta