Valmista ja virallista virtuaalisesti – täytyykö olla? 

Luoko kameran päällä pitäminen etäkokouksissa sinulle tunteen esiintymistilanteesta? Tuntuuko, että muut tarkkailevat sinua, pitää istua selkä suorassa ja katsoa herkeämättä kameraan, jotta et vaikuttaisi poissaolevalta? Ajatteletko, että kaikkien pitämiesi puheenvuorojen tulisi olla erityisen fiksuja ja loppuun asti mietittyjä? 

Muun muassa nämä asiat puhututtivat Etevän etäjohtamisen edistäjät -verkoston tapaamisessa, jonka aiheena oli viestintä ja vuorovaikutus etänä ja jossa aiheen alustajana toimi Hanna Inkinen Kjarkurista. Etevän etäjohtamisen edistäjät -verkosto on Jyväskylän ammattikorkeakoulun Virtual Leaders – Virtuaalijohtamisella tuottavuutta ja työhyvinvointia -hankkeen (ESR) hallinnoima avoin yhteisö, johon kaikki etäjohtamisen kehittämisestä kiinnostuneet voivat liittyä mukaan LinkedInissä. 

Psykologinen turvallisuus 

Inkinen nosti alustuksessaan yhdeksi etäjohtajan tärkeimmäksi vinkiksi psykologisen turvallisuuden luomisen ja ylläpitämisen. Psykologinen turvallisuus on sitä, että ihminen kokee voivansa olla oma itsensä ja ilmaista itseään ja näkemyksiään ilman pelkoa hylätyksi tai nolatuksi tulemisesta. (Edmondson 1999) Tiimitasolla psykologinen turvallisuus tarkoittaa tiimin jäsenten yhteistä käsitystä siitä, että tiimissä on turvallista ottaa riskejä sekä tuntea itsensä arvostetuksi ja kunnioitetuksi (Edmondson 1999, 350).   

Psykologisesti turvallisessa tiimissä vallitsee luottamuksen ja arvostuksen ilmapiiri, ja ihmiset kokevat riskien ottamisen ja virheiden tunnustamisen turvalliseksi. Tämä taas lisää tiedon jakamista ja oppimista tiimin sisällä, jolloin tulokset paranevat ja tiimi pystyy tuottamaan innovatiivisia ratkaisuja. Psykologisesti turvallisessa tiimissä omien mielipiteiden sanominen ääneen on hyväksyttyä, vaikka ne eroaisivat muun ryhmän mielipiteestä (Edmondson 2002). Newmanin ym. (2017) mukaan luottamus tarkoittaa ihmisen luottamusta suhteessa toiseen, kun taas psykologinen turvallisuus käsitetään turvallisen ryhmän kokemisena. Luottamuksen ilmapiirissä ihminen uskoo, että muiden aikomukset ovat hänen intressiensä mukaiset niin, että hän uskaltaa asettua haavoittuvaksi toisten toimille.  

Psykologinen turvallisuus on havaittu yhdeksi tärkeimmistä menestyneitä tiimejä yhdistäväksi selittäväksi tekijäksi. (Duhigg 2016; Newman ym. 2017) Ihmiset uskaltavat näyttää ja puhua tunteistaan sekä kuuntelevat toisiaan. Lähtökohtana on, että psykologisen turvallisuuden vahvistuminen vaatii turvallista vuorovaikutusta työntekijöiden välillä esihenkilötasolta lähtien. Psykologisen turvallisuuden myönteiset vaikutukset ulottuvat koko organisaation toimintaan. Turvattomassa organisaatiossa vallitsee hiljaisuuden kulttuuri, mistä seuraa työntekijöiden ja esihenkilöiden toiminnan mahdollisuuksien kaventuminen. (Edmondson 2018, 17–18).  

Vuorovaikutus etänä 

Miten psykologinen turvallisuus sitten näkyy esimerkiksi etäkokouksissa tai etänä tapahtuvassa kanssakäymisessä? Voi pitää kameran päällä, vaikka ei olisikaan vielä ehtinyt syödä aamupalaa tai meikata – niitä voi jopa tehdä samalla keskustelun ohessa. Voi näyttää välillä sivuprofiilia tai takaraivoa kameralle, jos keskustelun aikana tapahtuva kirjoittaminen, piirtäminen tai neulominen auttaa itseä keskittymään asiaan tai ruokkii omaa luovuutta. Voi esittää hajanaisia ajatuksia ja ideoita, ja heilutella käsiään, mikäli se itselle on luontaista.  

Viestintä on johtajan tärkein työkalu, muistutti Inkinen verkoston tapaamisessa. Virallisen tiedonkulun lisäksi johtamisviestintään sisältyy kaikenlainen virallisempi ja vapaamuotoisempi vuorovaikutus ihmisten kanssa, lähtien omasta katseesta toisen kuuntelemiseen, säännöllisistä kokouksista satunnaisiin kohtaamisiin, palautekeskusteluista yhdessä nauramiseen. Sivusen (2008) mukaan lisähaastetta virtuaaliseen johtamiseen aiheuttaa kehonkielestä ja kasvojen ilmeistä luettavien vihjeiden puuttuminen, mistä johtuen kommunikoinnin puutteellisuus, vähäisyys tai hitaus aiheuttaa helposti väärinkäsityksiä. Viiveet viesteihin vastaamisessa tulkitaan helposti epäluotettavuudeksi. (Ford et al. 2016, 27) 

Verkostotapaamisen osallistujat olivat yhtä mieltä siitä, että kameroiden päällä pitäminen helpottaa vuorovaikutusta, vaikka kameran edessä ei niin juhlallisesti esiinnyttäisikään. Etätapaamisista puuttuu monia fyysisen, kasvokkain tapahtuvan tapaamisen tärkeitä elementtejä, kuten kehollisuus ja toisten kasvojen, ilmeiden ja eleiden näkeminen, vaikka vain kameroiden päällä pitämisellä ja välityksellä voi lisätä tunnetta läsnäolosta ja yhteisen asian äärellä olemisesta. Jos oman kuvan katsominen jäykistää tai jännittää, kannattaa hyödyntää esimerkiksi Teamsin mahdollisuus piilottaa kuva itseltä, vaikka se muille osallistujille näkyisikin. Tutkimusten mukaan luottamuksen rakentumisessa ei-verbaalinen kommunikointi on erittäin tärkeää, minkä vuoksi kannattaakin panostaa videoyhteyden mahdollistaviin kommunikaatiovälineisiin. (Kasper-Fuehrer & Ashkanasy 2001; Ford ym. 2016, 28, 30; Ferrazzi 2014, 123).  

Tunteet tuulettuvat nauramalla 

Verkostotapaamisessa Inkinen nosti esiin myös tunteiden tuuletuksen, mitä esihenkilön olisi syytä tehdä etäpalaverin alkajaiseksi. Tunteita yhdessä tuulettamalla saadaan pää tunteista tyhjennettyä ja ohjataan oma mieli käsillä olevaan tai tulevaan asiaan. Koska tunteet vievät tai lisäävät energiaa ja ne tarttuvat helposti, niitä on hyvä käsitellä avoimesti ja kunnioittavasti. Tunteiden sanoittaminen auttaa käsittelemään tunteita ja vapauttaa yhteistä energiaa asioiden käsittelyyn. Kauniin kielen käyttäminen vuorovaikutuksessa on merkityksellistä, sillä kieli ohjaa ajatteluamme ja johtajan käyttämä kieli on esimerkkinä muille. ”Oleta kaverin aina tarkoittavan hyvää” ja ”Mieti, miten reagoit” ovat osuvia käytännön neuvoja Inkiseltä vuorovaikutukseen. 

Yhteiseen ja toisten näkemysten ymmärrykseen tähtäävä vuorovaikutus eli dialoginen keskustelu edistää psykologista turvallisuutta. Dialogin pyrkimyksenä on tuottaa ymmärrystä muiden näkemyksistä ja luoda merkityksiä toiminnan kohteena oleville asioille. Tällöin keskustelu ei ole luonteeltaan niinkään neuvottelu tai väittely, vaan dialogisessa keskustelussa kuuntelemalla ja pyrkimällä ymmärtämään ihminen on mukana prosessissa, jossa itse kehittyy. Onnistuakseen dialogi edellyttää tasa-arvoisuutta ja luottamusta, osallisuutta sekä aktiivista ja myötäelävää kuuntelua (Holm, R., Poutanen, P., & Ståhle, P. 2018.) 

Omassa työyhteisössä tai tiimissä olisi hyvä pohtia, miten vapaamuotoista vuorovaikutusta voitaisiin tuoda osaksi kaikkia etäkohtaamisia. Vapaamuotoisten keskustelujen ei tarvitse olla erillinen, järjestetty tilanne kuten etäkahvit, vaan ne voisivat olla osa kaikkia tapaamisia. Yhteinen tapa toimia ja tehdä työtä voisi olla rento ja luonteva valmiin ja virallisen sijaan. Myös aivotutkimus vahvistaa sen, että kannattaa kohdata rennommin ja nauraa paljon ja porukalla. Nauraminen tukee sosiaalisia suhteita ja verkostojen rakentumista sekä vahvistaa turvallisuuden tunnetta. (Tutkimus: Nauraminen tekee hyvää aivoille ja lisää yhteenkuuluvuutta 2017) 

Lähteet: 

Duhig, A. 2016. What Google Learned From Its Quest to Build the Perfect Team. The New York Times Magazine, 27(3), 531-535. 

Edmondson, A. 1999. Psychological safety and learning behavior in work teams. Administrative science quarterly, 44(2), 350-383.  

Edmondson, A. 2002. Managing the risk of learning: Psychological safety in work teams. Teoksessa West, M., Tjosvold, D., & Smith, K-G. (Toim) International Handbook of Organizational Teamwork and Cooperative Working. London: Blackwell, 255-277. 

Edmondson, A. 2018. The fearless organization: Creating psychological safety in the workplace for learning, innovation, and growth. New Jersey: John Wiley & Sons.  

Edmondson, A., & Lei, Z. 2014. Psychological safety: The history, renaissance and future of an interpersonal construct. Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behaviour, 1(1), 24-25. 

Ford, R. C., Piccolo, R. F. & Ford, L. R. 2017. Strategies for building effective virtual teams: Trust is key. Business Horizons, 60(1), 25-34. 

Ferrazzi, K. (2014) Getting virtual teams right. Harvard Business Review, 92, 120-123. 

Holm, R., Poutanen, P., & Ståhle, P. 2018. Mikä tekee dialogin: Dialogisen vuorovaikutuksen tunnuspiirteet ja edellytykset. Artikkeli. Sitra. Viitattu 17.6.2022 https://www.sitra.fi/artikkelit/mika-tekee-dialogin-dialogisen-vuorovaikutuksen-tunnuspiirteet-ja-edellytykset/ 

Kasper-Fuehrer, E. C., Ashkanasy, N. M. (2001) Communicating trustworthiness and building trust in interorganizational virtual organizations. Journal of Management 27, 235-254. 

Newman, A., Donohue, R., & Eva, N. 2017. Psychological safety: A systematic review of the literature. Human Resource Management Review, 27(3), 521- 535. 

Sivunen, A. (2008) The communications of leaders in virtual teams: expectations and their realization in leaders’ computer-mediated communication. The Journal of E-working 2, 47-60. 

Tutkimus: Nauraminen tekee hyvää aivoille ja lisää yhteenkuuluvuutta. 2017. Artikkeli Ylen uutisissa. Viitattu 17.6.2022. https://yle.fi/uutiset/3-9642924