Fiksumpaa etäjohtamista ja tuottavampaa työtä vuorovaikutuksella

Tuoreesta Työterveyslaitoksen (2023) HELP-katsauksesta Työelämän muutosnäkymät käy selkeästi ilmi se, miten työelämä on merkittävästi ja peruuttamattomasti muuttunut. Koronapandemian myötä etätyö on kaksinkertaistunut ja hybridityö on tullut jäädäkseen. Näin ollen etätyön lähijohtamisen taitoja ja aikaa johtamiseen tarvitaan merkittävästi enemmän. Kun ihmisiä johdetaan digitaalisten välineiden välityksellä, johtajan vuorovaikutusosaaminen ja sosiaaliset taidot korostuvat. (Ranki 2023, 5, 6, 13.)

Virtual Leaders -projekti järjesti helmikuussa useita kaikille avoimia webinaareja ja tietoiskuja, joissa pureuduttiin etäjohtamiseen ja sen kehittämiseen yhdessä työelämän eri alojen asiantuntijoiden ja ammattilaisten, hybridityötä tekevien ja sitä johtavien kanssa. Teemoiksi etäjohtamisen helmikuulle valittiin toimiva hybridi, itsensä herra, yhteen hiileen ja keskusteleva työpaikka. Nämä aiheet valikoituivat, koska ne ovat olleet ajankohtaisia projektiin osallistuvien yritysten kehittämisprosesseissa. Johtopäätöksenä helmikuulta kirkastimme keskeiset asiat työhyvinvointia ja työn sujuvuutta edistävässä (etä)johtamisessa.

Toimiva hybridi – selvitä odotukset ja ennakoi

Ei ihme, jos hybridityöskentely työpaikoilla kangertelee, mikäli sekä esihenkilöt että työntekijät odottavat toisiltaan enemmän oma-aloitteisuutta ja aktiivisuutta toisen suuntaan (Reijonen 2022). Etätyössä meillä on sekä odotuksia että oletuksia. Sen sijaan, että toimimme otaksumien tai harhaanjohtavien uskomusten varassa, on tärkeää keskustella ja kirkastaa työhömme, rooleihimme ja toimintaamme liittyvät toiveet.

Tehokas johtamisviestintä edellyttää luottamusta ja vuorovaikutuksella on merkittävä rooli luottamussuhteen rakentumisessa (Boies, Fiset & Gill 2015; Marlow, Lacerenza & Salas 2017). Koska työtä tehdään aikaisempaa enemmän itsenäisemmin ja etänä, on johtajana kyettävä kohtaamaan erilaisia ja yksilöllisiä tarpeita (Ranki 2023, 13). Mitä vahvempaa arvostus on eri osapuolten välillä, sitä kyvykkäämpää on yhteistyö ja sitä enemmän henkilöstö osallistuu kehittämiseen. Kehittämistoiminta on myös tuloksellisempaa vahvan luottamuksen kulttuurissa. (Selander, Näätänen & Alasoini 2023). Etänä johtamista on yksinkertaisesti enemmän ennakoitava, jotta synnytetään yhteyksiä ja kohdataan ihmisiä.

Itsensä herra – ohjaa tavoitteellisuutta

Erikoispsykologi, tietokirjailija Satu Pihlaja johdatteli webinaariesityksessään itsensä johtamiseen ja tavoitteiden asettamisen merkitykseen oman toiminnan ohjaamisessa. Päämäärät pitäisi pystyä pilkkomaan konkreettisiksi tekemisiksi, joiden loppuunsaattamisista saadaan energiaa ja positiivisia kokemuksia aikaansaamisesta. Oman toiminnan ohjaamisessa hyvät valinnat tehdään jo etukäteen. Siinä auttaa, kun tuntee omat vahvuutensa ja vireystilansa työpäivän aikana sekä osaa tasata oman olotilan seuraavaan työtehtävään siirryttäessä.

Itsenäinen työskentely etätyössä tarkoittaa käytännössä usein työskentelyä yksin, mikä parhaassa tapauksessa mahdollistaa työrauhan ja keskittymisen sekä lisää työntekijän kokemusta omasta tehokkuudesta ja tuotteliaisuudesta. Paljon yksin työskennellessä voi kuitenkin päätyä jumiin työntehtäviensä kanssa. Etätyötä johdettaessa keskusteluja työn tavoitteista onkin lähijohtajan muistettava käydä säännöllisesti. (Ranki 2023, 13). Esihenkilönä voi auttaa työntekijää jumissa eteenpäin mm. keskustelemalla siitä, mikä lisäisi motivaatiota ja sitoutumista suunnitelmien saavuttamiseksi. Tutkimusten mukaan tavoitteiden luominen omassa elämässä ja niiden suuntaan vievien tekojen tekeminen lisää kokemusta onnellisuudesta. (Wang & Milyavskaya 2020). Henkilökohtaisiin päämääriin pyrkiminen vaikuttaa subjektiivisen hyvinvoinnin kokemukseen, millä tarkoitetaan positiivisia tunteita, koettua elämäntyytyväisyyttä ja omaa arvioita hyvinvoinnista. (Klug & Maier 2015.)

Yhteen hiileen – näy myös digitaalisesti

Psykologinen perustarpeemme on hakeutua muiden ihmisten yhteyteen, olla osa ryhmää ja kokea yhteenkuuluvuutta. Lähiyhteisöllä ja siinä vallitsevalla psykologisesti turvallisella ilmapiirillä on valtava merkitys työhyvinvoinnille ja kokemukseen oman työn merkityksellisyydestä. (Ranki 2023, 12.)

Yhteenkuuluvuuden tunteen puute on ominaista yksinäisyyden ja työyksinäisyyden kokemiselle (Tanskanen & Kemppainen 2022). Vaasan yliopiston tutkimukset kertovat sillä olevan kielteisiä seurauksia työhyvinvointiin. Työyksinäisyyden yhteys sekä työuupumukseen että alentuneeseen työn imuun on vahva. Selvästi vähiten työuupumusta kokivat he, jotka työskentelivät muiden kanssa ja eniten työmotivaatiota kokivat ne, jotka eivät juuri kokeneet työyksinäisyyttä. (Tanskanen & Kemppainen 2022). Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi? -seurantatutkimuksissa 2021–2022 on havaittu, että hybridityössä koetaan enemmän työn imua, kuin pelkästään etä- tai läsnätyössä ja työuupumusoireet ovat vähäisempiä. Erityisesti nuorten työntekijöiden työhyvinvointia yhteisöllisyys edistää (Kaltiainen & Hakanen 2023).

Kokemus työhyvinvoinnista on meille jokaiselle yksilöllinen kokemus, mutta se syntyy työyhteisössä. Ihmisten yhdistäminen onkin yksi lähijohtamisen tärkeimpiä tehtäviä. (Ranki 2023, 13, 25). Voidaksemme hyvin meidän pitää näkyä ja jättää itsestämme jälki virtuaalisissakin ympäristöissä, korosti erityisasiantuntija, psykologi Liisa Puskala asiantuntijapuheenvuorossaan. Muutoin emme ole olemassa ja läsnä, jos emme näy. Älkäämme siis olko viestinnän mustia aukkoja, vaan kiitetään, kuitataan, reagoidaan ja annetaan palautetta myös digitaalisissa työympäristöissä.

Keskusteleva työpaikka – luo yhteyksiä ja tue myönteisyyttä

Valmentajat Sami Jalonen ja Kati Haapakoski muistuttivat kohtaamisten ja vuorovaikutuksen merkityksestä etäjohtamisessa – on kyse sitten luottamuksesta, uuden luomisesta tai hyvinvoinnista. Kuunteleminen ja läsnäolo edistävät yhteyden syntymistä. Aidon siteen muodostuminen puolestaan edellyttää kiinnostusta toisesta ihmisestä ihmisenä, ei vain työntekijänä tai resurssina – sekä erilaisuuden ymmärtämistä.

Aidosti yhdessä tekemällä tehdään ihmeitä ja innovaatioita. Ideat lähtevät kehittymään uudelle tasolle vain kohtaamalla ja vuorovaikutuksessa toisten kanssa. Me kaikki voimme tehdä enemmän töitä yhteyden luomiseen työyhteisöissämme. Työyhteisötaidot ilmenevät ennen kaikkea ammattimaisena ja vastuullisena käyttäytymisenä sekä myönteisenä suhtautumisena työtä, työkavereita, esihenkilöä sekä työpaikkaa kohtaan.

Työterveyslaitos painottaa, että työhyvinvointi ja tuottavuus kytkeytyvät vahvasti yhteen ja niiden yhteyttä on vaalittava kestäviä työpaikkoja ja kestävää työelämää rakennettaessa. Hyvinvoivassa työyhteisössä vuorovaikutus synnyttää tuottavuutta. (Ranki 2023, 22). Hajautetussa työssä on yhä merkityksellisempää huolehtia riittävästä kommunikaatiosta. Vuorovaikutuksesta, joka edistää kannustavaa ilmapiiriä, yhteisöllisyyttä ja yhdessä oppimista. Näin vahvistetaan myös työhyvinvointia sekä resilienssiä eli työyhteisön kykyä hyödyntää opittua uudella tavalla, suunnata epävarmaan tulevaisuuteen, sopeutua kriiseihin, kehittää toimintaa ja uudistua (Ranki 2023, 24, 25).

Poimi ideoita, vinkkejä ja työkaluja etäjohtamiseen Virtual Leaders -projektin sivuilta www.jamk.fi/virtualleaders  

Kirjoittajat

Lähteet

Boies, K., Fiset, J., & Gill, H. 2015. Communication and trust are key: Unlocking the relationship between leadership and team performance and creativity. The Leadership Quarterly, 26(6), 1080–1094.

Kaltiainen, J. & Hakanen, J. 2023. Miten Suomi voi? -tutkimus. Työhyvinvoinnin kehittyminen loppuvuoteen 2022 mennessä. Työterveyslaitos.

Klug, H. & Maier, G. 2015. Linking Goal Progress and Subjective Well-Being: A Meta-analysis. Journal of happiness studies, 16, 37–65

Marlow, S. L., Lacerenza, C. N., & Salas, E. 2017. Communication in virtual teams: A conceptual framework and research agenda. Human Resource Management Review, 27(4), 575–589. https://doi.org/10.1016/j.hrmr.2016.12.00

Ranki, S. 2023. HELP-katsaus: Työelämän muutosnäkymät. Työterveyslaitos.

Reijonen, M. 2022. Hybridityön johtaminen muuttuneessa maailmassa. Opinnäytetyö, ylempi AMK. Jyväskylän ammattikorkeakoulu, liiketalouden ala. Viitattu 25.4.2023 https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022103121765

Tanskanen, J. & Kemppainen, S. 2022. Työyksinäisyys ja työhyvinvointi. Blogi. Etätyökompassi: Vaasan yliopiston LEADIS-tutkimustiimin ylläpitämä sivusto. Viitattu 12.4.2023 https://sites.uwasa.fi/etatyokompassi/2022/12/15/tyoyksinaisyys-ja-tyohyvinvointi/

Selander, K., Näätänen, A-M. & Alasoini, T. 2023. Luottamus ja yhteistyö kehittämisen kulttuurin perustana: työnantajien ja työntekijöiden näkemykset hyödyistä. MEADOW-julkaisu. Helsinki: TYÖ2030-ohjelma.

Virtual Leaders -projektin internetsivut https://www.jamk.fi/fi/projekti/virtual-leaders

Wang, J., & Milyavskaya, M. 2020. Simple pleasures: How goal-aligned behaviors relate to state happiness. Motivation Science, 6(2), 156–163.