Lammasalan sidosryhmätapaaminen teknologiavälitteisesti – näin onnistui osallistuminen

Korona saattaa rajoittaa ihmisten fyysisiä kohtaamisia, mutta yhteistyötä se ei estä. Sen osoitti lammasalan sidosryhmätapaaminen, joka järjestettiin teknologiavälitteisesti 26.1.2021.

Tuoreena JAMK Biotalousinstituutin viestinnän harjoittelijana minulla oli mahdollisuus päästä seuraamaan kyseistä tapaamista. Oli upeaa huomata, miten tapaamisessa erityisen tärkeäksi vaikutti muodostuvan se, mitä yhteistyössä voidaan saada aikaan. On kuitenkin hyvä muistaa yhteistyön perusedellytyksen olevan, että osallistuminen on mahdollistettu viestinnän ja vuorovaikutuksen keinoin.

Kun Teamsit ja Zoomit ovat viimeistään viimeisen vuoden aikana vyöryneet osaksi arkeamme, on osa meistä saattanut hiljalleen vaipua “etäilykoomaan.” Aina timanttinenkaan sisältö tapaamisissa tai webinaareissa ei riitä, vaan tärkeää olisi löytää vuorovaikutusteknologiat, jotka motivoivat osallistujia aktiiviseen ja avoimeen vuorovaikutukseen. Myönnetään, ei todellakaan aina ihan mutkatonta.

Koska lammasalan sidosryhmätapaaminen toteutettiin hyödyntäen kahta eri alustaa, Zoomia ja Howspacea, olinkin tapaamista seuratessani erityisen kiinnostunut siitä, miten käytössä olleet alustat tukivat osallistumista ja täten myös yhteistyön toteutumista.

Zoom ja Howspace – yhdessä monipuolisia

Samoin kuin vuorovaikutuksessa muutoinkin, myös teknologiavälitteisesti ihmisillä on erilaisia tapoja osallistua keskusteluun. Joillekin voi esimerkiksi olla luontevampaa kirjoittaa ajatuksensa muiden nähtäville kuin käyttää suullisia puheenvuoroja. Tasapuolisen osallistumisen varmistamiseksi tulisikin osallistujilla olla mahdollisuus valita erilaisista osallistumisen tavoista.

Voi tietenkin herätä kysymys, mihin kahta erilaista alustaa kuitenkaan tarvittiin – löytyyhän Zoomista chat kirjallista kommentointia ja keskustelua varten. Tässä vaiheessa on varmasti syytä kertoa, että tapaamisen ohjelmaan sisältyneet virallisemmat puheenvuorot sekä niitä koskeva keskustelu käytiin pääsääntöisesti Zoomissa, ja itse asiassa Zoomin chat mahdollisti myös puheenvuorojen kirjallisen kommentoinnin.

Tasapuolista osallistumista tuettiin tapaamisen aikana kuitenkin myös jakamalla osallistujia pienempiin ryhmiin Zoomin ”Breakout Rooms” -toiminnolla. Zoomin pienryhmäkeskusteluiden ohessa jokaisella oli mahdollisuus ilmaista ideoitaan kirjallisesti Howspace-alustalle. Myös pienryhmäkeskusteluiden yhteenvetoja sekä osallistujien keskeisimpiä ajatuksia koottiin kyseiselle alustalle. Howspacessa pienryhmien oli mahdollista niin ikään kommentoida muiden ryhmien ajatuksia. Mikäli pienryhmät olisivat koonneet ajatuksiaan kirjallisesti vain Zoomin chattiin, olisi ideointi ja kehittämisehdotusten muotoilu jäänyt todennäköisesti vain pienryhmien sisäiseksi.

Toisin kuin Zoomin chatissa, Howspacessa osallistujat voivat jatkaa keskustelua vielä nyt sidosryhmätapaamisen jälkeenkin, sillä kaikki keskustelut ovat tallentuneet. Ja on mahdollista (ehkä jopa todennäköistä), että osallistujat päätyvät vielä aiempaa luovempiin ratkaisuihin, kun he voivat rauhassa miettiä ja käsitellä ideoitaan ja palata sitten muovaamaan jo olemassa olevia ehdotuksia pidemmälle. Toki keskustelut ovat myös niiden sidosryhmiin kuuluvien kommentoitavissa, jotka eivät tapaamiseen juuri kyseisenä päivänä päässeet osallistumaan. Tällaisia osallistumisen tapoja hyödyntämällä ryhmän luovuus voi mahdollisesti kasvaa jopa kasvokkaista vuorovaikutusta korkeammalle tasolle, sillä aikaa ideoiden työstöön on enemmän.

Ei ole myöskään syytä vähätellä Howspacen merkitystä tapaamiseen valmistautumisen näkökulmasta. Osallistujien näkemyksiä lammasmarkkinoista oltiin selvitetty ennen tilaisuutta Howspacessa toteutetun lyhyen kyselyn avulla. Kyselyn tuloksiin pohjautuen keskustelua voitiin itse tapaamisen aikana syventää sekä ohjata osallistujien näkökulmasta merkitykselliseen suuntaan.

Vuorovaikutusteknologioiden merkitys tapaamisessa

Vaikka lammasalan sidosryhmätapaamisen osallistujat edustivat eri sektoreita ja tuotantoketjun vaiheita, vaikuttivat he olevan sitoutuneita yhteistyön tekemiseen ja vuorovaikutuksessa huomio suunnattiinkin vahvasti toiminnan edistämiseen ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen. Tapaamisesta välittyi myös vahva luottamuksen ilmapiiri, joka oli havaittavissa muun muassa mielipiteiden esittämisenä ja pyytämisenä. Tämä on yleensä mahdollista vain silloin, kun osallistujat tuntevat varmuutta siitä, ettei heidän ajatuksiaan tai ideoitaan tyrmätä.

Toisinaan teknologiavälitteistä vuorovaikutusta saatetaan edelleen pitää kasvokkaista vuorovaikutusta puutteellisempana. Tämä tapaaminen siihen valittuine vuorovaikutusteknologioineen osoitti kuitenkin, että tällainen arvottaminen on turhaa. Laadukas yhteistyö ja tasapuolinen osallistuminen onnistuvat selkeästi myös teknologiavälitteisesti – ainakin tilanteeseen ja ryhmän tarpeisiin sopivien alustojen avulla.

Lisää tapaamisesta ja yhteistyön tuloksista voit lukea esimerkiksi artikkelista: Lampaanlihan yhteismarkkinointi nytkähti vireille – ”Tuntuu, että meillähän alkaa olla ratkaisu käsillä” (Maaseudun tulevaisuus 26.1.2021) Saatavana: https://www.maaseuduntulevaisuus.fi/maatalous/artikkeli-1.1301143

Teksti ja kuvat: Suvi Alainen, viestinnän harjoittelija, JAMK Biotalousinstituutti