Visit Finland, China Road Show
Aloittaessani työharjoittelun Visit Finlandilla, en ikinä olisi uskonut eteeni tulevan näin hienon mahdollisuuden. Pääsin työmatkalle Kiinaan Visit Finlandin tapahtumatuottajan kanssa toteuttamaan China Road Show-nimistä tapahtumaa.
China Road Show on Visit Finlandin koordinoima myyntitapahtuma. Visit Finlandin suomalaiset partnerit, kuten alueorganisaatiot, hotelliketjut, laskettelukeskukset ja laivayhtiöt lähtivät mukaan myymään omia tuotteitaan ja palveluitaan kiinalaisille matkanjärjestäjille. Jokaisessa kaupungissa oli mukana hieman alle 40 partneria. Tänä vuonna Road Show järjestettiin Pekingissä, Chongqingissa, Guangzhoussa ja Hongkongissa. Tilaisuudet järjestettiin workshop-tyylillä ja jokaisella partnerilla oli 15 minuutin henkilökohtaiset keskustelut matkanjärjestäjien kanssa.
Visit Finland järjesti ryhmävarauksen majoituksesta ja kuljetuksista, jotka Visit Finlandin edustajat Kiinassa hoitivat eteenpäin. Lyyti-palveluun oli tehty osallistumislomake, johon partnerit merkitsivät tarvitsemansa. Minun tehtävänäni oli esimerkiksi tarkistaa tiedot, kerätä partnereilta kopiot passeista ja tiedottaa osallistujia tilaisuuksien aikatauluista. Hoidin myös Road showlle vietävien tuotelahjojen tilauksen ja esitemateriaalien lähetykset Kiinaan.
Road showlla päivät olivat pitkiä, sillä jokaisen workshopin jälkeen oli suoraan siirtyminen seuraavaan kaupunkiin saman päivän aikana. Workshopien aikana autoin partnereita ja edustajia tilaisuuden kulussa. Ryhmä oli iso ja kuljimme yhteiskuljetuksilla hotelleilta lentokentille ja lentokentiltä hotelleille. Tämän kokoisen ryhmän kanssa huomasi ennakkovalmisteluiden tärkeyden, kuten perusnimilistojen tekemisen. Ennen matkaa tai matkan aikana ei vältytty myöskään ongelmilta, mutta Visit Finlandin taitavan tapahtumatuottajan ansiosta kaikki sujui hyvin ja helposti.
China Road Show oli uskomattoman hieno oppimiskokemus minulle, sillä pääsin näkemään tämän tyylisen tapahtuman prosessin alusta loppuun.
Teksti: Lotta Hakala, restonomiopiskelija